# Site URL: https://docs.pexipengage.com ## Engage docs URL: https://docs.pexipengage.com/en Step-by-step guides for Agents, Office Managers and Administrators using the Engage Backoffice. # Engage docs Browse by your role to find step-by-step instructions for the tasks you do every day. 1. [About Pexip Engage](/en/getting-started/about/) 2. [Users and roles](/en/getting-started/users-roles/) 3. [Hybrid appointments](/en/getting-started/hybrid-appointments/) 4. [Agent Language Expertise](/en/getting-started/agent-language-expertise/) 1. [Getting started as an Agent](/en/agents/getting-started/) 2. [Linking your calendars](/en/agents/link-calendar/) 3. [Appointment hours](/en/agents/appointment-hours/) 4. [Viewing appointments](/en/agents/viewing-appointments/) 5. [Rescheduling appointments](/en/agents/rescheduling-appointments/) 6. [Reassigning appointments](/en/agents/reassigning-appointments/) 7. [Internal notes](/en/agents/internal-notes/) 8. [Cancelling appointments](/en/agents/cancelling-appointments/) 9. [Confirming appointments](/en/agents/confirming-appointments/) 10. [Completing appointments](/en/agents/completing-appointments/) 11. [Managing your account settings](/en/agents/account-settings/) 12. [Add a meeting room to an appointment](/en/agents/adding-meeting-room-to-appointment/) 1. [Getting started as an Office Manager](/en/managers/getting-started/) 2. [Assigning subjects to Agents](/en/managers/assign-subjects/) 3. [Managing appointments on behalf of Agents](/en/managers/managing-appointments/) 4. [Setting the scheduling rules](/en/managers/scheduling-rules/) 5. [Adding office location details](/en/managers/office-details/) 1. [Getting started as an Administrator](/en/administrators/getting-started/) 2. [Managing subject groups](/en/administrators/categories/) 3. [Managing subjects](/en/administrators/subjects/) 4. [Creating questionnaires](/en/administrators/questionnaires/) 5. [Providing translations](/en/administrators/translations/) 6. [Working with outcomes](/en/administrators/outcomes/) 7. [Working with offices](/en/administrators/offices/) 8. [Adding Employees](/en/administrators/adding-employees/) 9. [Managing Employees](/en/administrators/managing-employees/) 10. [Customising calendar event templates](/en/administrators/calendar-event-templates/) 1. [Creating Engage plugin workflows](/en/plugin/workflows/) 1. [Meeting Rooms setup via Microsoft 365](/en/technical/microsoft-365-meeting-rooms/) 2. [Microsoft Entra ID (OIDC)](/en/technical/pexip-engage-backoffice-microsoft-entra-id-oidc-setup-documentation/) 1. [Calendar and availability](/en/faq/calendar-and-availability/) 2. [Appointments and booking](/en/faq/appointments-and-booking/) 3. [Account and access](/en/faq/account-and-access/) 4. [Offices](/en/faq/offices/) 5. [Plugin and display](/en/faq/plugin-and-display/) --- ## Adding Employees URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/adding-employees Add new team members via SSO or manual activation ## Viewing Employees 1. Go to **Organisation** > **Employees**. 2. The list shows all Employees with their email, roles, and status. Employee statuses: | Status | Description | | --- | --- | | Active | The Employee has activated their account and can log in | | Pending | The Employee has been invited but has not yet activated their account | | Suspended | The Employee’s account has been deactivated | Use the **search** bar to find Employees by name or email, and **filter** by role or status. ![Employees list](/_astro/admin-employees.WxmSq42O_Z2lPODA.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Employees list ## Adding an Employee with SSO If your organisation uses Single Sign-On (SSO): 1. Go to **Organisation** > **Employees**. 2. Click **\+ Employee**. 3. Enable **Bypass user activation flow**. 4. Fill in the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | Email | The Employee’s email address | | External ID | Must match the SAML NameID from your identity provider | 5. Click **Save**. > No invitation email is sent when the activation flow is bypassed. The Employee can log in directly using SSO. ## Adding an Employee manually 1. Go to **Organisation** > **Employees**. 2. Click **\+ Employee**. 3. Fill in the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | Email | The Employee’s email address | | Phone | The Employee’s phone number | | External ID | An optional identifier for integrations | | Roles | Toggle the roles to assign: Agent, Office Manager, Administrator | 4. For users with the **Agent** role, additional fields are available: | Field | Description | | --- | --- | | Online planning | Whether customers can book appointments with this Agent | | Function | The Agent’s job title | | Introduction | A short introduction shown to customers | | Video link | A link to the Agent’s video conferencing room | 5. Click **Save**. > An invitation email is sent to the Employee. They must activate their account before they can log in. ## Assigning an Employee to an office 1. Go to **Organisation** > **Employees**. 2. Select the Employee. 3. Go to **Assigned offices**. 4. Click **Edit**. 5. Select the offices to assign. 6. Click **Save**. ![Assign agent to office](/_astro/admin-assign-agent.BBheQ37Q_Mqa8t.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Assign agent to office --- ## Customising calendar event templates URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/calendar-event-templates Change the title and content of the calendar events that Agents and customers receive for appointments and listings When an appointment is booked, Pexip Engage adds a calendar event to the calendars of the people involved. The event also appears in the **Add to calendar** links (Google Calendar, Outlook and iCal) that customers receive. As an Administrator, you can change the title and content of these events. ## Available templates There are three calendar event templates. Each one has its own **Title** and **Content**. | Context | Receiver | Used for | | --- | --- | --- | | Appointment | Employee | The event in the calendar of the Agents attending the appointment | | Appointment | Customer | The event the customer and other participants add to their calendar | | Listing | Employee | The event in an Agent’s calendar for a listing time slot | You can’t create a separate template for each subject or meeting type. To show different content for, say, video and office meetings, use conditions inside the template (see [Showing content conditionally](#showing-content-conditionally)). > You can’t change the location of the event. Pexip Engage sets it automatically: the office address for office meetings, the address the customer entered for meetings on location, and the video link for accepted video meetings. Phone meetings have no location. ## Editing a template 1. Go to **Settings** > **Templates**. 2. Select a template with the type **Calendar event template**. 3. On the **Edit** tab, turn on **Customized**. Until you do, the default template is used and the fields can’t be edited. 4. Change the **Title** and **Content**. 5. Click **Save**. Templates marked **Customized** in the list use your version. To go back to the default template, turn off **Customized** and click **Save**. > Saving changes to a customized template makes it live immediately. Try out changes in a staging environment first. ## Previewing a template Select the **Preview** tab to see the event filled with example data. You can switch between: | Option | Description | | --- | --- | | Office, On location, Phone, Video | Icon buttons that show the event for each meeting type. Only the meeting types your organisation uses appear | | View as primary participant / View as additional participant | Icon buttons that show the event as the main participant or an extra participant | | Language list | Show the event in the selected language | Hover over an icon button to see its name. > Check the preview before saving. If a template has a mistake, such as a misspelled field name, that part stays empty in the event instead of showing an error. ## Template syntax Templates use [Handlebars](https://handlebarsjs.com/guide/). You add appointment data to the template by placing a field name between curly braces: ``` {{{appointment.primaryCustomer.fullName}}} - {{{appointment.subject.name.value}}} ``` - Use three braces, `{{{ }}}`, to show the value as it is. With two braces, `{{ }}`, characters such as `&` and `'` are encoded, which can look wrong in some calendars. - The content is plain text. Line breaks are kept, but HTML and formatting are not shown as formatting. - Text fields that can be translated, such as subject names and descriptions, end in `.value`: `{{{appointment.subject.name.value}}}`. ## Available fields ### In all templates | Field | Description | | --- | --- | | enterprise.name | Your organisation’s name | | enterprise.logoUrl | Link to your organisation’s logo | | enterprise.termsAndConditionsUrl | Link to your terms and conditions | | language | Language of the person receiving the event, such as en | | timeZone | Time zone of the person receiving the event | | receiver.fullName, receiver.firstName, receiver.lastName | Name of the person receiving the event | | receiver.email, receiver.phoneNumber | Contact details of the person receiving the event | | receiver.type | EMPLOYEE or CUSTOMER | ### Appointment | Field | Description | | --- | --- | | appointment.start, appointment.end | Start and end time (use with the date helper) | | appointment.duration | Duration in minutes, as a number such as 30 | | appointment.meetingType | OFFICE, PHONE, VIDEO or ON_LOCATION | | appointment.status | Status of the appointment | | appointment.externalId | Your reference for the appointment | | appointment.messageForCustomer | Message for the customer | | appointment.internalNotes | Internal notes (only show these in the Employee template) | | appointment.metadata | Extra data added to the appointment by an integration | | appointment.subject.name.value | Subject name | | appointment.subject.description.value | Subject description | | appointment.subject.instructions.value | Subject instructions | | appointment.subject.subjectGroup.name.value | Subject group name | | appointment.office.name.value | Office name | | appointment.office.email, appointment.office.phoneNumber | Office contact details | | appointment.office.directions.value | Directions to the office | | appointment.office.parkingInfo.value | Parking information | | appointment.office.location.formattedAddress | Office address | | appointment.location.formattedAddress | Address for meetings on location | | appointment.leadSegment.code, appointment.leadSegment.description | Lead segment | ### Agent: `appointment.primaryEmployee` | Field | Description | | --- | --- | | fullName, firstName, lastName | Name | | email | Email address | | communicationEmail | Email address used for communication | | phoneNumber | Phone number | | function.value | Job title | | description.value | Profile description | | profilePictureUrl | Link to the profile picture | | staticVideoUrl | Personal video meeting link | | externalId | Your reference for the Agent | | language, timeZone | Language and time zone | For example: `{{{appointment.primaryEmployee.function.value}}}`. ### Customer: `appointment.primaryCustomer` | Field | Description | | --- | --- | | fullName, firstName, lastName | Name | | email | Email address | | phoneNumber | Phone number | | company | Company | | customerNumber | Customer number | | notes | Notes about the customer | | location.formattedAddress | Address | | existing | Whether the customer is an existing customer | | externalId | Your reference for the customer | | language, timeZone | Language and time zone | ### Participants | Field | Description | | --- | --- | | appointment.appointmentParticipants | List of everyone taking part in the appointment | | appointment.secondaryAppointmentParticipants | List of additional participants | Each participant in these lists has `participant.fullName`, `participant.email`, `participant.phoneNumber` and `role` (`PRIMARY` or `SECONDARY`). ### Links for the person receiving the event | Field | Description | | --- | --- | | receiver.links.videoUrl | Link to join the video meeting | | receiver.links.destinationVideoUrl | Direct link to the video meeting. Falls back to videoUrl. The default Employee template uses this link | | receiver.links.videoTestUrl | Link to test audio and video before the meeting | | receiver.links.pluginEditUrl | Link to reschedule the appointment | | receiver.links.pluginCancelUrl | Link to cancel the appointment | | receiver.links.pluginDeclineUrl | Link to decline the appointment | | receiver.links.pluginInviteUrl | Link to invite other participants | | receiver.links.googleCalendarUrl | Link to add the appointment to Google Calendar | | receiver.links.office365CalendarUrl | Link to add the appointment to Outlook | | receiver.links.icalUrl | Link to download the appointment as an iCal file | | receiver.links.backofficeAppointmentDetailUrl | Link to the appointment in the backoffice (for Agents) | These links are only available when the person receiving the event takes part in the appointment. ### Questionnaire answers: `appointment.answers` Each answer has `question.label.value` (the question), `value` (the answer), `selectedAnswerOptions` (the chosen options, each with `label.value`) and `files` (uploaded files, each with `originalFileName`). ### Listing | Field | Description | | --- | --- | | listingTimeSlot.start, listingTimeSlot.end | Start and end time of the time slot | | listingTimeSlot.bookable | Whether the time slot can be booked | | listingTimeSlot.isExclusiveForReceiver | Whether the time slot is only for this Agent | | listingTimeSlot.listing.name.value | Listing name | | listingTimeSlot.listing.description.value | Listing description | | listingTimeSlot.listing.location.formattedAddress | Listing address | | listingTimeSlot.listing.active | Whether the listing is active | ## Showing content conditionally Use `{{#if}}` to show content only when a field has a value, and `{{else}}` for an alternative: ``` {{#if appointment.primaryCustomer.company}} Company: {{{appointment.primaryCustomer.company}}}{{/if}} ``` Use `{{#each}}` to repeat content for each item in a list. Inside the loop, `this` is the current item: ``` {{#if appointment.secondaryAppointmentParticipants.length}} Additional participants: {{#each appointment.secondaryAppointmentParticipants}} - {{{this.participant.fullName}}} {{this.participant.email}} {{/each}}{{/if}} ``` The following helpers are available: | Helper | Example | Description | | --- | --- | --- | | if / else | {{#if appointment.internalNotes}}…{{else}}…{{/if}} | Show content when a value is present | | unless | {{#unless @last}}, {{/unless}} | Show content when a value is missing | | each | {{#each appointment.answers}}…{{/each}} | Repeat content for each item; @last is true for the last item | | eq / neq | {{#if (eq appointment.meetingType "VIDEO")}}…{{/if}} | Check whether two values are equal or different | | and / or | {{#if (or appointment.internalNotes appointment.metadata)}}…{{/if}} | Combine exactly two conditions | | includes | {{#if (includes appointment.meetingType "OFFICE" "ON_LOCATION")}}…{{/if}} | Check whether a value is one of several options | | date | {{date appointment.start "EEEE d MMMM yyyy, HH:mm"}} | Format a date in the receiver’s language and time zone, using date-fns format codes | | concat | {{concat appointment.office.name.value " - " appointment.subject.name.value}} | Join text together | | encodeUrl | https://example.com/{{encodeUrl appointment.office.name.value}} | Make text safe to use in a link. Characters such as &, ?, = and # are not encoded | | year | {{year}} | The current year | | translate | {{{translate 'appointment.employee.title'}}} | Show a standard text in the receiver’s language (see below) | | mapObjectToTopLevelProperties | {{#each (mapObjectToTopLevelProperties appointment.metadata)}}{{this.key}}: {{this.value}}{{/each}} | List each item in the metadata | ## Translating template text There is one template for all languages. Each event is shown in the language of the person receiving it. The `translate` helper shows a standard text in the receiver’s language. The default templates use these texts: | Key | English text | | --- | --- | | global.how | How | | global.subject | Subject | | global.description | Description | | global.yes / global.no | yes / no | | appointment.actions.view | View appointment | | appointment.meetingTypes.office.title | A meeting at our office. | | appointment.meetingTypes.onLocation.title | A meeting at a location you chose. | | appointment.meetingTypes.phone.title | A phone meeting. | | appointment.meetingTypes.video.title | A video meeting. | | appointment.meetingTypes.video.joinMeeting | Join the meeting | | appointment.customer.title | Customer details | | appointment.employee.title | Your contact | | appointment.internalNotes.title | Internal notes | | appointment.metadata.title | Metadata | | appointment.questionnaire.title | Questionnaire | | appointment.secondaryParticipants.title | Additional participants | | listing.title | Title | | listing.description | Description | | listing.locationDescription | Location description | | listing.isListingActive | Is listing active? | | listing.isExclusiveForYouAsEmployee | Is exclusive for you as contact? | | listing.isTimeSlotBookable | Is time slot bookable? | These texts are available in English, Dutch, French, German, Danish and Norwegian. To use your own wording, you have two options: - **Write the text in the template.** To show different text per language, check the `language` field: ``` {{#if (eq language "nl")}}Uw contactpersoon{{else if (eq language "fr")}}Votre contact{{else}}Your contact{{/if}} ``` - **Change the standard texts.** Contact support with the texts you want to use, and we’ll replace the standard texts for you. ## Example This title shows the subject and the Agent’s name, and the content adds the date and a join link for video meetings: **Title** ``` {{{appointment.subject.name.value}}} with {{{appointment.primaryEmployee.fullName}}} ``` **Content** ``` {{date appointment.start "EEEE d MMMM, HH:mm"}} {{#if (eq appointment.meetingType "VIDEO")}} {{{translate "appointment.meetingTypes.video.joinMeeting"}}}: {{{receiver.links.videoUrl}}}{{/if}} {{{translate "appointment.employee.title"}}}:{{{appointment.primaryEmployee.fullName}}}{{#if appointment.primaryEmployee.function}}{{{appointment.primaryEmployee.function.value}}}{{/if}}{{appointment.primaryEmployee.email}} Need to change your appointment?{{{receiver.links.pluginEditUrl}}} {{#if appointment.answers.length}}{{{translate "appointment.questionnaire.title"}}}: {{#each appointment.answers}}{{#if (eq this.answerType "SUBJECT_QUESTIONNAIRE") }}{{this.question.label.value}} {{#if (includes this.question.inputType "SELECT" "MULTI_SELECT")}}{{#each this.selectedAnswerOptions }}{{this.label.value}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}{{else if (includes this.question.inputType "FILE" "MULTI_FILE") }}{{#each this.files}}{{this.originalFileName}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}{{else}}{{this.value}}{{/if}} {{/if}}{{/each}}{{/if}} {{{translate "appointment.metadata.title"}}}:{{#each (mapObjectToTopLevelProperties appointment.metadata)}}{{this.key}}: {{this.value}}{{/each}} ``` --- ## Managing subject groups URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/categories Create and organize the subject groups that bundle your subjects ## Adding a subject group Subject groups bundle related subjects together. They help customers navigate the booking plugin. 1. Go to **Organisation** > **Subjects**. 2. Click **\+ Subject group**. 3. Fill in the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | Name | The display name of the subject group | | External ID | An identifier used for integrations and plugin filtering | | Image | An optional image representing the subject group | | Order | A number that determines the display order (lower numbers appear first) | | Color | A color used to visually distinguish the subject group | 4. Click **Save**. ![Add subject group dropdown](/_astro/dropdown_subject_category.CpoyR2xL_1wsh7O.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Add subject group dropdown ## Editing a subject group 1. Select the subject group from the list. 2. Update the fields as needed. 3. Click **Save**. ## Deleting a subject group 1. Select the subject group from the list. 2. Click **Delete**. 3. Confirm the deletion. ![Edit subject group](/_astro/category-edit.Hui8kZmE_3lr3N.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Edit subject group > Deleting a subject group does not delete the subjects within it. Those subjects will no longer belong to a group. --- ## Getting started as an Administrator URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/getting-started Log in and navigate the Engage Backoffice as an Administrator ## Logging in 1. Navigate to your Backoffice URL (for example, `https://client.skedify.me/`). 2. Enter your email address and password. 3. Click **Log in**. > If you have forgotten your password, click **Forgot Password** to receive a password reset email. ## Navigating the Backoffice As an Administrator, you have access to all sections of the Backoffice, including the **Organisation** tab that is exclusive to your role. ![Administrator Backoffice overview](/_astro/admin-overview.duy1Fua__7LRkj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Administrator Backoffice overview ### Organisation tab The Organisation tab is your primary workspace. From here you can: - **Subjects** – Create and manage the topics customers can book appointments for, organised into subject groups. - **Outcomes** – Define reasons for appointment cancellation and completion. - **Offices** – Create offices and assign Agents and Office Managers. - **Employees** – Add, edit, suspend, and manage team members. ### Calendar and Appointments tabs Like all Backoffice users, you can view appointments by date (Calendar tab) or by status (Appointments tab). ### Help and account settings - Click the **Help** button for online documentation and support resources. - Access **Account settings** to manage your profile, calendar connections, and preferences. --- ## Managing Employees URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/managing-employees Edit, suspend, and remove team members ## Changing Employee details Select an Employee to view and edit their details across the following sections: - **Profile** – Update name, email, phone, roles, and Agent-specific fields. - **Appointment hours** – View and modify the Employee’s availability templates. - **Expertise** – View and manage the subjects the Employee is assigned to. - **Synchronized calendars** – Check the status of the Employee’s calendar connections. ## Suspending an Employee To temporarily deactivate an Employee without deleting their account: 1. Go to **Organisation** > **Employees**. 2. Select the Employee. 3. Toggle the **Active** switch to off. > Suspended Employees cannot log in or receive new appointments, but their existing appointments remain intact. ## Deleting an Employee 1. Go to **Organisation** > **Employees**. 2. Select the Employee. 3. Click **Delete**. 4. Confirm the deletion. > **Warning:** Deleting an Employee cancels all of their upcoming appointments. Consider suspending the Employee instead if you want to preserve their appointments and data. --- ## Working with offices URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/offices Create offices and assign Agents and Office Managers ## Creating an office 1. Go to **Organisation** > **Offices**. 2. Click **\+ Office**. 3. Fill in the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | Is active | Toggle to enable or disable the office | | Is virtual | Toggle to mark the office as virtual (no physical location) | | Name | The display name of the office | | Description | A description of the office shown to customers | | External ID | An identifier used for integrations and plugin filtering | | Email | The contact email address for the office | | Phone | The contact phone number for the office | | Address | Street, City, Postal code, State, and Country | | Timezone | The timezone of the office | | Driving directions | Instructions for customers travelling to the office | | Parking info | Information about available parking | 4. Click **Save**. > When you enter a complete address, a map is automatically generated showing the office location. ## Assigning Agents to an office 1. Go to **Organisation** > **Offices**. 2. Select the office. 3. Go to the **Contacts** tab. 4. Click **\+ Add contact**. 5. Search for the Agent by name or email. 6. Select the Agent and confirm. ![Add agent to office](/_astro/admin-add-contact.C9Lg76C-_291bIg.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Add agent to office > Only users with the Agent role appear in the search results. ## Assigning Office Managers to an office 1. Go to **Organisation** > **Offices**. 2. Select the office. 3. Go to the **Office Managers** tab. 4. Click **\+ Add Office Manager**. 5. Search for the Office Manager by name or email. 6. Select the Office Manager and confirm. ![Add office manager](/_astro/admin-add-manager.C9CY7TZq_ZGUgOC.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Add office manager > Only users with the Office Manager role appear in the search results. ## Editing and deleting offices - To edit an office, select it from the list, update the fields, and click **Save**. - To delete an office, select it from the list and click **Delete**. Confirm the deletion. > Office Managers can edit office settings (such as location details and planning rules) but cannot create or delete offices. Only Administrators can create and delete offices. --- ## Working with outcomes URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/outcomes Define reasons for appointment cancellation and completion ## Overview Outcomes provide structured reasons for appointment cancellation and completion. Instead of free-form text, Agents select from a predefined list, ensuring consistent reporting and analytics. > If outcomes are not configured for a subject, Agents see a free-form **Outcome remark** field instead. ## Adding outcomes 1. Go to **Organisation** > **Outcomes**. 2. Click **\+ Outcome**. 3. Fill in the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | Name | The display name of the outcome | | Outcome type | Select Cancellation or Completion | | Description | An optional description explaining when to use this outcome | 4. Click **Save**. ## Creating outcome lists Outcome lists group related outcomes together. You can create separate lists for different subjects or scenarios. 1. Go to **Organisation** > **Outcomes**. 2. Click **\+ Outcome List**. 3. Fill in the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | Name | The display name of the outcome list | | Outcome type | Select Cancellation or Completion (must match the outcomes you link) | | Linked outcomes | Select the outcomes to include in this list | 4. Click **Save**. ## Adding outcome lists to subjects Once you have created outcome lists, link them to subjects so Agents can use them: 1. Go to **Organisation** > **Subjects**. 2. Select the subject you want to configure. 3. Set the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | Outcome list for completion | The outcome list Agents choose from when completing an appointment | | Outcome list for cancellation by contact | The outcome list used when a customer cancels | | Outcome list for cancellation by Agent | The outcome list Agents choose from when they cancel an appointment | 4. Click **Save**. > You can assign different outcome lists for completion and cancellation, and even different lists for customer-initiated versus Agent-initiated cancellations. --- ## Creating questionnaires URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/questionnaires Build questionnaires to gather information from customers before appointments Questionnaires allow you to collect information from customers during the booking process. Each subject can have its own set of questions. ## Adding a question 1. Select the subject you want to add questions to. 2. Go to the questionnaire section. 3. Click **\+ Question**. 4. Select the question type: | Type | Description | | --- | --- | | Long text | A multi-line text input for detailed responses | | Short text | A single-line text input for brief answers | | Multi select | A set of predefined options the customer can choose from | | Number | A numeric input field | 5. Configure the question settings: | Setting | Description | | --- | --- | | Required | Whether the customer must answer the question to proceed | | Multiselect | For Multi select questions, whether multiple options can be selected | | Label | The question text displayed to the customer | | Example Text | Placeholder text shown in the input field | | Help Text | Additional guidance displayed below the question | | Options | For Multi select questions, the list of available choices | 6. Click **Save**. ![Questionnaire editor](/_astro/questionnaire_add.XVomp-CH_Z1WzYPN.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Questionnaire editor ![Reorder questions](/_astro/q_add_move.DpNpWjym_88iEf.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Reorder questions --- ## Managing subjects URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/subjects Create subjects and configure their planning rules Subjects are the specific topics that customers can book appointments for. ## Viewing subjects 1. Go to **Organisation** > **Subjects**. 2. The subjects list shows all configured subject groups and their subjects. ![Subjects overview](/_astro/admin-subjects.CtlGN0Ko_FSh8c.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Subjects overview ## Adding a subject 1. Go to **Organisation** > **Subjects**. 2. Click **\+ Subject**. ![Add subject button](/_astro/button_subject.D3y3WkuT_Z1GVYBJ.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Add subject button 3. Fill in the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | Available for customers | Toggle to make the subject visible in the booking plugin | | Title | The display name of the subject | | External ID | An identifier used for integrations and plugin filtering | | Subject group | The subject group this subject belongs to | | Order | A number that determines display order within the subject group | | Description | A description shown to customers (maximum 255 characters) | | Instructions | Additional instructions displayed to customers before booking | | Outcome lists | The outcome lists linked to this subject for completion and cancellation | 4. Click **Save**. ## Planning rules per subject For each subject, you can configure default planning rules that apply across all offices: | Rule | Description | | --- | --- | | Allowed | Whether this subject is available for booking | | Auto accept | Automatically confirm appointments or require manual acceptance | | Duration | The default appointment length in minutes | | Buffer | Trailing buffer time after each appointment | | Granularity | The interval at which time slots are offered | | Earliest slot | Minimum lead time before an appointment can be booked | | Latest slot | Maximum number of days in the future that slots are shown | | Max concurrent | Maximum number of overlapping appointments per Agent | > Office Managers can override these rules at the office level. ![Subject planning rules](/_astro/subject-planning.BEqE__j1_21vgoj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 3 Subject planning rules --- ## Providing translations URL: https://docs.pexipengage.com/en/administrators/translations Translate subject and subject group content into other languages If your organisation supports multiple languages, you can translate subject group and subject content. 1. Go to **Organisation** > **Subjects**. 2. Select the **Translations** tab. 3. Select the **language** you want to provide translations for. 4. Translate the subject group names, subject titles, descriptions, instructions, and questionnaire labels. 5. Click **Save**. ![Translations page](/_astro/admin-translations.BPbzj0OF_Z1Kvv41.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Translations page > Translations ensure that customers see the booking plugin in their preferred language. --- ## Managing your account settings URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/account-settings Update your profile, picture, password, and preferences ![Account settings page](/_astro/agent-account-settings.BaqSSrlN_2wWwya.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Account settings page ## Changing your profile picture 1. Go to **Account settings** > **My Account**. 2. Click the **pencil icon** on your current profile picture. 3. Upload an image file: - Supported formats: **SVG**, **PNG**, or **JPEG** - Recommended size: **300 x 300 pixels** (PNG/JPEG) 4. Crop the image as needed. 5. Click **Save**. > Your profile picture is visible to customers in the booking plugin and in appointment confirmation emails. ## Updating your contact details Go to **Account settings** > **My Account** to update the following fields: | Field | Description | | --- | --- | | First name | Your first name as displayed to customers and colleagues | | Last name | Your last name as displayed to customers and colleagues | | Email | Your email address used for login and notifications | | Phone number | Your contact phone number | | Function | Your job title or function (visible to customers) | | Introduction | A short introduction about yourself (visible to customers) | | Video link | A link to your video conferencing room (used for video appointments) | Click **Save** after making changes. ## Requesting a password change 1. Go to **Account settings** > **Security**. 2. Under **Password**, click **Reset password**. 3. Follow the instructions in the email to change your password. ![Password section with the Reset password button](/_astro/agent-account-security-password-reset.D-M6g2vw_Z1GV2pI.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Password section with the Reset password button ## Viewing authentication details 1. Go to **Account settings** > **Security**. 2. Under **Authentication details**, view your **Email** and **External ID**. > Your system administrator maintains these details. You cannot change them from this page. ## Changing language and timezone 1. Go to **Account settings** > **Application Settings**. 2. Select your preferred **Language** from the dropdown. 3. Select your **Timezone**. 4. Click **Save**. > Language and timezone changes apply only to your account. They do not affect other users. ## Viewing your role and offices Go to **Account settings** > **My Account** to view: - **Active** – Whether your account is active and available for appointments. - **Online planning** – Whether customers can book appointments with you through the plugin. - **Roles** – The role toggles showing which roles are assigned to you (Agent, Office Manager, Administrator). - **Assigned offices** – The offices you are linked to for appointment scheduling. > Only an Office Manager or Administrator can change your roles and office assignments. Contact them if updates are needed. --- ## Add a meeting room to an appointment URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/adding-meeting-room-to-appointment Explains how agents can assign a meeting room to an appointment ### Creating an appointment When creating an appointment, employees can select a meeting room associated with the chosen office. Employees can see the availability of the meeting room, considering both internal (i.e. Pexip) and external appointments. ![Appointment Creation](/_astro/meeting-room-appointment-assign.DDHGdW6r_24gWCq.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Appointment Creation ### Existing appointment Employees can add, edit, or remove meeting rooms from existing appointments. This is especially useful when: - A customer booked an appointment through the plugin, and the employee wants to reserve a meeting room - Extra participants have been invited to the meeting and the original meeting room does not have the capacity, so the employee wants to assign a bigger meeting room Meeting rooms **cannot be reserved** for **appointment invites** because the date and time of the appointment are not yet known. Without this information, we cannot confirm room availability or make a reservation. --- ## Appointment hours URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/appointment-hours Configure when customers can book appointments with you using week templates, day templates and planning rule overrides ## Overview Appointment hours define when customers can book appointments with you. You configure them using **week templates** and **day templates**. > Your Office Manager can also update your appointment hours on your behalf. ## Week templates ### Default template Every Agent has a **Default** week template. It is blank by default – you need to add hours and offices before customers can book with you. To configure the Default template: 1. Go to **Account settings** > **Appointment hours**. 2. Select the **Default** template. 3. Click **Configure slots**. 4. Click and drag on the weekly grid to create time blocks for each day. 5. Select the **offices** where you are available during those times. 6. Choose whether appointments should be **auto-accepted** or require **manual confirmation**. 7. Click **Save**. ### Additional week templates You can create additional week templates for recurring schedules (for example, an alternating week pattern): 1. Go to **Account settings** > **Appointment hours**. 2. Click **\+ New template**. 3. Enter a **Name** for the template. 4. Set the **Order** (determines display position). 5. Choose a **Color** (helps distinguish templates on the calendar). 6. Configure the time slots, offices, and confirmation settings as described above. 7. Click **Save**. ### Applying week templates to the calendar To assign a week template to specific weeks: 1. Go to **Account settings** > **Appointment hours**. 2. Navigate to the calendar view. 3. Click and drag across the dates you want to assign. 4. Select the template to apply. > You can assign templates up to 11 months ahead. ## Day templates Day templates are used for **exceptions** to your regular weekly schedule, such as a half-day or a training day. ### Default “Unavailable” template A built-in **Unavailable** day template is provided by default. Apply it to any day when you are not available for appointments. ### Creating day templates 1. Go to **Account settings** > **Appointment hours**. 2. Under **Day templates**, click **\+ New template**. 3. Enter a **Name** for the template. 4. Configure the time slots, offices, and confirmation settings. 5. Click **Save**. ### Applying day templates 1. Navigate to the calendar view in your appointment hours settings. 2. Select the specific day you want to override. 3. Assign the day template. > Day templates override the week template for that specific day. ## Overriding planning rules By default, your appointment hours follow the planning rules set by your Office Manager. You can override these for specific time blocks: 1. When configuring a time slot, click **Show advanced options**. ![Advanced template options](/_astro/templates-advanced.D9eGFf8R_Z18rCB3.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Advanced template options 2. Enable **Override default planning rules**. ![Override planning rules](/_astro/template-override.9cFlGGAT_Z2qsrkS.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Override planning rules 3. Enable the **subjects** you want to offer during that time. 4. Select the **meeting types** available for those subjects. ![Meeting type selection](/_astro/template-types.BvRpFo7v_Z2kOKcH.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 3 Meeting type selection 5. Click **Save**. > Overriding planning rules lets you offer different subjects or meeting types outside of the standard office configuration. --- ## Cancelling appointments URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/cancelling-appointments Cancel an appointment and notify the customer 1. Open the appointment and click **Cancel appointment**. 2. Select a **cancellation reason** (if configured by your Administrator). 3. Optionally add a message to the customer. 4. Confirm the cancellation. ![Cancel appointment dialog](/_astro/appointment-cancel.DFHkFRUw_daKrY.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Cancel appointment dialog --- ## Completing appointments URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/completing-appointments Mark appointments as completed, reopen, or record no-shows ## Completing an appointment After an appointment has taken place: 1. Open the appointment. 2. Click **Complete**. 3. Record the **time spent** and **outcome** (if configured). 4. Click **Save**. ![Complete appointment dialog](/_astro/appointment-complete.BPLnngMT_17EVUR.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Complete appointment dialog ## Reopening a completed appointment If you need to update a completed appointment: 1. Open the completed appointment. 2. Click **Reopen**. 3. Make your changes and save. ![Reopen appointment](/_astro/appointment-reopen.CT5dpcP4_1tNL43.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Reopen appointment ## Recording a customer no-show If a customer does not attend their appointment: 1. Open the appointment. 2. Click **No-show** to record that the customer did not attend. ![Customer no-show](/_astro/appointment-no-show.CAHrFszD_2sjDWh.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 3 Customer no-show > Always manage appointment changes from the Backoffice rather than directly in your calendar. This ensures customers receive the appropriate notifications about any changes. --- ## Confirming appointments URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/confirming-appointments Accept appointment requests from customers If your schedule is set to require manual confirmation, new appointment requests appear in the **Requests** tab: 1. Go to the **Appointments** tab and select **Requests**. 2. Open the appointment. 3. Click **Accept** to confirm the appointment. ![Accept appointment](/_astro/appointment-accept.HLzGcKbf_Z2scFP2.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Accept appointment --- ## Getting started as an Agent URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/getting-started Activate your account, log in, and get oriented with the Engage Backoffice ## Activating your account When your Administrator adds you to Pexip Engage, you receive an invitation email. To activate your account: 1. Open the invitation email and click the activation link. 2. Enter your **First name** and **Last name**. 3. Confirm your **Email address**. 4. Create a **Password**. Your password must meet the following requirements: - At least 1 number - At least 1 symbol - No repeating parts 5. Select your preferred **Language**. 6. Select your **Timezone**. 7. Click **Activate** to complete setup. ## Logging in 1. Navigate to your Backoffice URL (for example, `https://client.skedify.me/`). 2. Enter your email address and password. 3. Click **Log in**. > If this is your first login or you have forgotten your password, click **Forgot Password** to receive a password reset email. ## Familiarising yourself with the Backoffice Once logged in, you will see the following areas: ![Agent Backoffice overview](/_astro/agent-overview.CRR7U2Wl_1io0v2.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Agent Backoffice overview ### Calendar tab The Calendar tab displays your appointments organised by date. Use the date picker to navigate to specific days and view your schedule. ### Appointments tab The Appointments tab lists your appointments organised by status (for example, Upcoming, Completed, Cancelled). Use this view to quickly find appointments that need attention. ### Team tab The Team tab shows information about your office and colleagues. Depending on your permissions, you may be able to view team schedules and assignments. ### Help Click the **Help** button to access online documentation and support resources. ### Account settings Access your account settings to manage your profile, calendar connections, appointment hours, and preferences. ## What’s next? Now that you are set up, take these steps to start receiving appointments: 1. **Link your calendar** – Connect your work calendar so appointments sync automatically. 2. **Set your availability** – Configure your appointment hours so customers can book with you. 3. **Review your account settings** – Update your profile picture, contact details, and preferences. --- ## Internal notes URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/internal-notes Add and manage notes visible only to your team Internal notes are visible only to Employees and are never shown to customers. Use them to record context or follow-up information. 1. Open the appointment. 2. Go to the **Internal Notes** tab. 3. Enter your note and click **Save**. ![Internal notes](/_astro/note.BVDX0JPU_4owbR.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Internal notes --- ## Linking your calendars URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/link-calendar Connect your work calendar to sync appointments and availability ## How calendar linking works Pexip Engage acts as a planning layer on top of your existing calendar. It supports **Microsoft Office 365**, **Microsoft Exchange**, and **Google** calendars. When your calendar is linked: - **Engage appointments are automatically copied** to your work calendar, so you always have a complete view of your schedule. - **Appointments are only offered during free times** in your work calendar. All events in your work calendar are considered when determining availability, except those with a “Free” status. > Any event in your work calendar that does not have a “Free” status will block that time from being offered to customers. ## Linking your calendar 1. Log in to the Backoffice. 2. Go to **Account settings**. 3. Select **Synchronised Calendars**. 4. Choose your calendar provider: - **Google** – for Google Calendar - **Microsoft** – for Office 365 or Exchange 5. Enter your credentials and grant the required permissions. 6. Enable **Copy appointments** to sync Engage appointments to your work calendar. 7. Enable **Use for availability** so Engage checks your calendar for free/busy information. 8. Click **Save**. ## Testing the link After linking your calendar, verify that the connection is working: 1. Go to the **Calendar** tab in the Backoffice. 2. Check that your work calendar events appear alongside your Engage appointments. 3. Confirm that time slots blocked by work calendar events are no longer offered to customers. > If your events do not appear, wait a few minutes for the initial sync to complete. If the issue persists, try unlinking and relinking your calendar. --- ## Reassigning appointments URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/reassigning-appointments Assign an appointment to a colleague To transfer an appointment to another Agent: 1. Open the appointment and click **Reassign**. 2. Select an available **Agent** from the list. 3. Optionally add a message for the customer. 4. Confirm the reassignment. ![Reassign appointment](/_astro/appointment-reassign.B8Pw5vsH_ZqNxY4.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Reassign appointment --- ## Rescheduling appointments URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/rescheduling-appointments Ask the customer to reschedule or reschedule an appointment yourself ## Asking the customer to reschedule If you need the customer to pick a new time: 1. Open the appointment and click **Reschedule**. 2. Select **Request customer to reschedule**. 3. Optionally add a message to the customer explaining the reason. 4. Click **Send Request**. The customer receives an email with a link to select a new time. ![Customer reschedule dialog](/_astro/appointment-reschedule-customer.C0Mhyi3A_1FgsSy.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Customer reschedule dialog ## Rescheduling yourself To move an appointment to a different time: 1. Open the appointment and click **Reschedule**. 2. Enter a **new date and time**. 3. Optionally add a message to notify the customer. 4. Confirm the change. ![Agent reschedule dialog](/_astro/appointment-reschedule-agent.CRepkXg9_ceWR1.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Agent reschedule dialog --- ## Viewing appointments URL: https://docs.pexipengage.com/en/agents/viewing-appointments Find and view appointment details in the Backoffice ## Viewing appointments You can view your appointments from two locations: - **Calendar tab** – Displays appointments by date. Use the date picker to navigate. - **Appointments tab** – Displays appointments by status (Upcoming, Requests, Completed, Cancelled). ## Viewing appointment details Select an appointment to see its full details across multiple tabs: | Tab | Contents | | --- | --- | | Questions & Answers | Responses the customer provided during booking | | Appointment metadata | Date, time, location, meeting type, subject, and Agent details | | Internal Notes | Notes visible only to Employees (not customers) | | History | A log of all changes made to the appointment | --- ## Account and access URL: https://docs.pexipengage.com/en/faq/account-and-access Common questions about logging in, roles, and account management ## I cannot change my roles or offices. Why? Only an **Office Manager** or **Administrator** can change your roles and office assignments. Contact your manager or administrator if updates are needed. ## I cannot log in. What should I do? Try the following troubleshooting steps: 1. Check that **Num Lock** and **Caps Lock** are not affecting your password entry. 2. Verify that your device clock is synchronised by visiting [time.is](https://time.is). 3. Confirm that your account status is **Active** (not Suspended or Pending). 4. Verify that you are using the correct **email address**. 5. If the issue persists, use the **Forgot Password** link to reset your password. --- ## Appointments and booking URL: https://docs.pexipengage.com/en/faq/appointments-and-booking Common questions about appointments, bookings, and planning rules ## What is the difference between inbound and outbound appointments? - **Inbound appointments** – Customer-initiated bookings made through the plugin link. - **Outbound appointments** – Agent-initiated appointments. Agents can either create an appointment directly or send an invitation link to the customer to pick a time. ## Why are no subject groups showing in the plugin? If customers cannot see any subject groups or subjects in the booking plugin, check the following: 1. **Meeting types are enabled** for the subject (at the organisation level). 2. The **subject is set to “Available for customers”** in the subject settings. 3. The **meeting types are enabled for the office** in the office’s planning rules. 4. At least one **Agent is linked to the subject** via the Assignments tab. 5. The Agent’s **expertise is enabled** for the subject. 6. The Agent is **Active** and has **Online planning** turned on. ## What are default planning rules? Default planning rules are set by the Office Manager at the office level. They are automatically applied when Agents configure their appointment hour templates. Individual Agents can override these defaults in their appointment hours by enabling **Override default planning rules** in the advanced options. --- ## Calendar and availability URL: https://docs.pexipengage.com/en/faq/calendar-and-availability Common questions about calendar synchronisation and availability ## How do I synchronise my calendar? Link your work calendar (Google, Office 365, or Exchange) to Pexip Engage so your appointments sync automatically and your availability stays up to date. For step-by-step instructions, see [Linking your calendars](/en/agents/link-calendar). ## How do I plan my vacation? How you block time for vacation depends on whether your calendar is synchronised: - **Calendar is synchronised** – Mark the vacation days as **Busy** in your work calendar. Pexip Engage will automatically block those times. - **Calendar is not synchronised** – Apply the **Unavailable** day template to each vacation day in your appointment hours settings. ## My external calendar has been disconnected. What happens? When Pexip Engage detects a broken calendar connection, it sends an email notification to the calendar owner. Only one notification is sent per disconnection event. To restore the connection, go to **Account settings** > **Synchronised Calendars** and relink your calendar. ## How can I check who has synchronised their calendar? - **As an Administrator:** Go to **Organisation** > **Employees**, select the Employee, and check the **Synchronized calendars** section. - **As an Office Manager:** Go to the **Team** tab, select the team member, and review their calendar sync status. --- ## Offices URL: https://docs.pexipengage.com/en/faq/offices Common questions about enabling and managing offices ## How do I enable or disable an office? - **As an Office Manager:** Go to the **Team** tab, select the office, go to **Settings** > **Office**, and toggle **Is active**. - **As an Administrator:** Go to **Organisation** > **Offices**, select the office, and toggle **Is active**. --- ## Plugin and display URL: https://docs.pexipengage.com/en/faq/plugin-and-display Common questions about the booking plugin and visibility of changes ## My changes are not visible in the plugin. What should I do? If changes you have made in the Backoffice are not reflected in the booking plugin: 1. **Clear your browser cache.** 2. Perform a **hard refresh** of the plugin page (Ctrl+Shift+R on Windows/Linux, Cmd+Shift+R on macOS). ## Can I modify the content of external calendar events? Yes. Calendar event content is generated from templates that can be configured per language and meeting type. An Administrator can edit these templates to customise the information included in calendar events. --- ## About Pexip Engage URL: https://docs.pexipengage.com/en/getting-started/about Overview of Pexip Engage, its user interfaces, and user roles ## What is Pexip Engage? Pexip Engage is a planning layer that integrates with Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, and Google calendars. It enables customers to schedule appointments with Agents based on location, expertise, and availability. ![Pexip Engage overview](/_astro/all-overview.In8rk2G-_Z1zxIhQ.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Pexip Engage overview ## User interfaces Pexip Engage provides two user interfaces: - **Engage Backoffice** – Used internally by Agents, Office Managers, and Administrators to create and manage the appointment process, including Agent and office profiles, availability management, calendar linking, and appointment modifications. - **Engage Plugin** – The customer-facing tool for booking appointments. Shared via links on websites, email signatures, and marketing campaigns. The workflow steps are configurable. ## Roles Pexip Engage defines three roles for Backoffice users: | Role | Responsibility | Access | | --- | --- | --- | | Agent | Participates in appointments and manages their calendars | Calendar and Appointments tabs | | Office Manager | Sets up rules governing appointments, Agents, and offices | Team tab | | Administrator | Sets up Pexip Engage for the organisation | Organisation tab | All Backoffice users can access online Help and their account settings. --- ## Agent Language Expertise URL: https://docs.pexipengage.com/en/getting-started/agent-language-expertise Explains how to setup language expertise for your organisation Pexip Engage ensures the customer is routed to the most relevant agent for a meeting. Agents can specify their language skills on their profiles. When scheduling, if the customer’s language matches an agent’s skills, they’ll be prioritized. If no language match is found, we’ll still connect your customer with the most qualified agent available, regardless of language. ## How it works and setup ### Enabling the feature The agent language filter feature is enabled at the **enterprise level**, allowing your organization to decide its importance: - **Strict:** Enabling this feature as a strict requirement ensures agents have matching language skills to the customer booking the appointment. Agents without matching language skills are not considered as schedulable in this mode. - **Hint:** Alternatively, you can set the filter feature as a hint, where agents with matching languages are preferred but not mandatory. Managing these settings is done by an administrator in the backoffice. ![Enabling agent language expertise in backoffice](/_astro/agent-language-expertise-admin.D4HVCsyc_1Nkccl.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Enabling agent language expertise in backoffice ### Managing the agent language skills Agents can choose their supported languages from a list of language based on your organization’s enabled languages. Management is done on the employee detail under the **language expertise** tab. ![Agent language expertise](/_astro/agent-language-expertise-agent.DyKJhkuY_2oA7dA.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Agent language expertise Agents can select as many or as few languages as they’re comfortable supporting. Agents can manage their own language skills, or this can be done by their office manager or an administrator. ### Detecting the customer language - **Browser Settings:** By default, the customer’s language is determined by their browser settings. - **Known Customer or Plugin Context:** If a customer’s language is known or set through the plugin context, that preference takes priority. ## Requesting schedulable resources with language filter Requesting the schedulable resources is done by adding the employee-language query parameter to a schedulable resource request. Whenever the parameter is added, the results are filtered according to the setting defined on the enterprise level. - **Strict**: The results will only include combinations of resources that can be scheduled and have an employee who speaks the required language. If no such employees are available, the request will return an empty result set. - **Hint**: The query parameter specifying a language skill acts as a filter. If matching employees are found, only those will be returned. Otherwise, the results will be the same as for a request without a employee-languages filter. > The language expertise feature acts as a **scheduling filter**, not an availability filter. This means it does **not** change slot-level availability in the timetable. The employees are filtered **before** the timetable. --- ## Hybrid appointments URL: https://docs.pexipengage.com/en/getting-started/hybrid-appointments Allow customers and employees to attend the same appointment both in person and remotely. Hybrid appointments automatically include a video conferencing link, enabling seamless collaboration between attendees in a meeting room and participants joining online through providers such as Microsoft Teams or Pexip. Configuration can be managed at enterprise, meeting type, and appointment level. ## **Introduction** A hybrid appointment combines in-person and remote attendees. Some people attend the appointment physically in a conference room, while others join virtually through video conferencing tools like Microsoft Teams or Pexip. ## **Requirements** - The hybrid appointment functionality must be activated within your environment. - A video conferencing provider needs to be configured within your environment. ## **Settings** Settings for hybrid appointments can be managed from the administrator view 1. Go to **Settings** 2. Navigate to **General** 3. Settings can be found under **Scheduling** ### **Enterprise level** The advanced enterprise setting `hybridAppointmentsEnabled` should be set to `true` to allow hybrid appointments. ![Enables or disables the hybrid appointments setting for the entire enterprise.](/_astro/hybrid-appointment-settings.BQAYKEmx_Z1Ns9Qa.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Enables or disables the hybrid appointments setting for the entire enterprise. ### **Meeting type level** On the meeting type level, you define if new appointments should be hybrid by default. This setting can be overridden by employees when scheduling their appointments, but it will always apply to customer appointments. ![Override the default behaviour for hybrid appointments per meeting type.](/_astro/hybrid-appointments-meeting-types.DBLPafg4_24VwtU.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Override the default behaviour for hybrid appointments per meeting type. ## **Backoffice** When creating an appointment (or an appointment invite) from the backoffice, employees can specify whether they prefer a hybrid appointment. The toggle is visible when clicking “Show more”. Since this view is targeted towards agents who might not know what hybrid meetings are, we use more explicit copy: “Include video link for this appointment. ![Toggle for including video link (i.e. hybrid meeting)](/_astro/hybrid-apointment-video-link.DKoMqYsx_Z278P3X.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 3 Toggle for including video link (i.e. hybrid meeting) > Currently, the option is only available when creating an appointment or appointment invite > After setting an appointment as hybrid, there’s no option to switch it back to in-person only ## **Plugin** As mentioned previously, when a customer books an appointment from the plugin, there is no way of indicating whether this appointment is hybrid or not. This will follow the default settings defined per meeting type. ## **Emails** The confirmation email includes a link to the video conference, allowing the customer to join the hybrid appointment. ![Hybrid appointment in email](/_astro/hybrid-appointment-email.DOsdYzZT_1DtWI0.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 4 Hybrid appointment in email --- ## Users and roles URL: https://docs.pexipengage.com/en/getting-started/users-roles Understanding the three roles in Pexip Engage ## Overview Every Backoffice user is an **Employee** with one or more roles. Roles determine which tabs and features are accessible. ## Roles ### Agent Agents participate in appointments and manage their calendars. **Access:** - **Calendar** tab – View appointments by date - **Appointments** tab – View appointments by status - **Team** tab – View office and colleague information **Key tasks:** - Link work calendars for availability sync - Set appointment hours and templates - View, reschedule, reassign, cancel, and complete appointments - Manage account settings and profile ### Office Manager Office Managers set up rules governing appointments, Agents, and offices. **Access:** - **Team** tab – Manage planning rules, assignments, and follow up on appointments **Key tasks:** - Assign subjects to Agents - Configure scheduling rules (durations, buffer times, booking windows) - Manage appointments on behalf of Agents - Update office location details ### Administrator Administrators set up Pexip Engage for the organisation. **Access:** - **Organisation** tab – Manage subjects, outcomes, offices, and employees **Key tasks:** - Create and manage subjects and subject groups - Define outcomes for cancellation and completion - Create offices and assign Agents and Office Managers - Add, edit, suspend, and remove Employees ## Multiple roles A single Employee can hold more than one role. For example, an Employee can be both an Agent and an Office Manager, giving them access to both sets of features. Roles are assigned by an Administrator. --- ## Assigning subjects to Agents URL: https://docs.pexipengage.com/en/managers/assign-subjects Control which Agents can offer appointments for each subject ## Overview The Administrator sets up the subject groups and subjects that customers can book appointments for. As an Office Manager, you control which Agents in your office can offer appointments for each subject. ![Subject assignment overview](/_astro/team-scheduling-overview.DYYjXxDz_Z1w6yUa.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Subject assignment overview ## Assigning subjects 1. Go to the **Team** tab. 2. Select your **office**. 3. Go to **Scheduling** > **Assignments** tab. 4. You will see a grid with Agents listed along one axis and subjects along the other. 5. Use the **toggle buttons** to enable or disable each Agent-subject combination. 6. Click **Save**. ### Selecting all subjects To quickly assign all subjects to an Agent, use the **Select all** option at the top of the Agent’s column. This enables every available subject for that Agent. ## Agent Prioritisation When Agent Prioritisation is enabled, the assignment grid shows **drop-downs** instead of simple toggle buttons. This allows you to set priority levels for each Agent-subject combination, influencing which Agents are offered first to customers. 1. Go to the **Team** tab. 2. Select your **office**. 3. Go to **Scheduling** > **Assignments** tab. 4. Use the drop-downs to set the priority level for each Agent-subject combination. 5. Review your changes. 6. Click **Save**. > Agent Prioritisation must be enabled by your Administrator. If you do not see priority drop-downs, contact your Administrator. --- ## Getting started as an Office Manager URL: https://docs.pexipengage.com/en/managers/getting-started Log in and navigate the Engage Backoffice as an Office Manager ## Logging in 1. Navigate to your Backoffice URL (for example, `https://client.skedify.me/`). 2. Enter your email address and password. 3. Click **Log in**. > If you have forgotten your password, click **Forgot Password** to receive a password reset email. ## Navigating the Backoffice As an Office Manager, you have access to the following sections: ![Office Manager Backoffice overview](/_astro/manager-overview.ClfARh13_ZPf5Wl.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Office Manager Backoffice overview ### Calendar The Calendar tab displays appointments organised by date. Use the date picker to navigate to specific days and review the schedules of Agents in your office. ### Appointments The Appointments tab lists appointments organised by status. Use this view to find appointments that need attention, such as pending requests or upcoming appointments. ### Team The Team tab is your primary workspace as an Office Manager. From here you can: - **Planning rules** – Configure meeting types, durations, buffer times, and booking windows for your office. - **Assignments** – Control which Agents can offer appointments for each subject. - **Insights** – View appointment statistics and Agent performance for your office. ### Help and account settings - Click the **Help** button for online documentation and support resources. - Access **Account settings** to manage your profile, calendar connections, and preferences. --- ## Managing appointments on behalf of Agents URL: https://docs.pexipengage.com/en/managers/managing-appointments View and manage all appointments in your office ## Viewing office appointments As an Office Manager, you can view and manage all appointments across your office. 1. Go to the **Team** tab. 2. Select your **office**. 3. Go to **Follow up** > **Appointments**. ![Team appointments overview](/_astro/team-appointments.a2lT1x3b_Z1HMAOG.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Team appointments overview ## Filtering appointments Use the available filters to narrow down the appointment list: | Filter | Description | | --- | --- | | Agent name | Search for appointments assigned to a specific Agent | | Select Agents | Choose one or more Agents to display their appointments | | From | Set a start date for the date range | | Until | Set an end date for the date range | ![Search agents](/_astro/team-appointments-search.CaxzeA6Y_17pS1H.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Search agents ![Select agents](/_astro/team-appointments-select.Dtwg2rcM_Z1owiNu.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 3 Select agents ![Date filter](/_astro/team-appointments-date.JW6lV7QY_Z2unpkc.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 4 Date filter ## Status tabs Appointments are organised into status tabs: - **Upcoming** – Confirmed appointments that have not yet taken place. - **Requests** – Appointments awaiting manual confirmation from an Agent. ![Upcoming appointments](/_astro/team-appointments-upcoming.DdsCO7gA_ZK2Amy.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 5 Upcoming appointments ![Appointment requests](/_astro/team-appointments-requests.SeOxxYbu_1mYaf3.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 6 Appointment requests Select a tab to filter the list by that status. ## Managing an appointment Click on any appointment to open its details. From here, you can perform the same actions as an Agent: - View the appointment details, questions and answers, internal notes, and history - Reschedule the appointment or request the customer to reschedule - Reassign the appointment to a different Agent - Add internal notes - Cancel the appointment - Confirm pending requests - Complete the appointment and record the outcome - Record a customer no-show > For detailed instructions on each of these actions, see [Managing your appointments](/en/agents/managing-appointments). --- ## Adding office location details URL: https://docs.pexipengage.com/en/managers/office-details Provide location, directions, and parking information for your office ## Accessing office settings 1. Go to the **Team** tab. 2. Select your **office**. 3. Go to **Settings** > **Office**. ![Office details page](/_astro/team-office.CWD2357N_Z14ajym.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Office details page ## Office fields Configure the following fields for your office: | Field | Description | | --- | --- | | Is active | Toggle to enable or disable the office. Inactive offices are not shown in the plugin. | | Is virtual | Toggle to mark the office as virtual (no physical location). | | Name | The display name of the office. | | Description | A description of the office shown to customers. | | External ID | An identifier used for integrations and plugin filtering. | | Email | The contact email address for the office. | | Phone | The contact phone number for the office. | | Address | The physical address of the office, consisting of: | | | - Street | | | - City | | | - Postal code | | | - State | | | - Country | | Timezone | The timezone of the office. | | Driving directions | Instructions for customers travelling to the office by car. | | Parking info | Information about available parking near the office. | > When you enter a complete address, a map is automatically generated showing the office location. ## Where office details appear | Field | Plugin | Confirmation email | | --- | --- | --- | | Name | Yes | Yes | | Address | Yes | Yes | | Map | Yes | No | | Phone | Yes | Yes | | Email | No | Yes | | Driving directions | Yes | Yes | | Parking info | Yes | Yes | | Description | Yes | No | Click **Save** after making changes. --- ## Setting the scheduling rules URL: https://docs.pexipengage.com/en/managers/scheduling-rules Configure meeting types, durations, and booking windows ## Accessing planning rules 1. Go to the **Team** tab. 2. Select your **office**. 3. Go to **Scheduling** > **Planning rules** tab. ![Planning rules overview](/_astro/team-planning-rules.B_gO4ZMd_Z2c7Dpj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Planning rules overview ## Configuring meeting types Use the toggles to enable or disable meeting types for your office: - **Physical** – In-person meetings at the office - **Phone** – Phone call appointments - **Video** – Video conference appointments > You can only enable meeting types that your Administrator has enabled at the organisation level. If a meeting type is not available, contact your Administrator. ## Per-subject planning rules For each subject assigned to your office, you can configure the following rules: | Rule | Description | | --- | --- | | Auto accept | When enabled, appointments are automatically confirmed. When disabled, Agents must manually accept each request. | | Duration | The length of the appointment in minutes. | | Trailing buffer time | Time reserved after each appointment before the next one can be booked (for wrap-up, notes, or travel). | | Granularity | The interval at which time slots are offered (for example, every 15 minutes or every 30 minutes). | | Earliest slot shown | The minimum amount of time before an appointment can be booked (for example, 2 hours from now). | | Latest slot shown | The maximum number of days in the future that slots are offered (for example, up to 30 days ahead). | | Rank 1 priority threshold | The number of top-priority Agents shown first to the customer. | | Rank 2 priority threshold | The number of second-priority Agents shown next. | | Maximum concurrent appointments | The maximum number of overlapping appointments an Agent can have at the same time. | ![Expanded planning rules](/_astro/team-rules-expanded.CwGKXa2K_Z8LlvT.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Expanded planning rules ## Saving your changes After configuring the rules, click **Save** to apply them. > Planning rules set here become the default for all Agents in the office. Individual Agents can override these defaults in their appointment hours settings if needed. --- ## Creating Engage plugin workflows URL: https://docs.pexipengage.com/en/plugin/workflows Design customer booking flows and generate shareable links ## Overview The Engage Plugin is the customer-facing tool for booking appointments. It is shared via links on websites, email signatures, and marketing campaigns. ### v2 plugin features The v2 plugin provides: - **Configurable step order** – Customise the sequence of booking steps. - **Faster performance** – Optimised loading and navigation. - **Better UI** – Modernised design and improved user experience. - **More mobile-friendly** – Responsive layout for all screen sizes. ## How it works The plugin is configured through a sandbox page where you design workflows and generate shareable links. ### Plugin URLs | URL | Purpose | | --- | --- | | https://domainname.plugin.skedify.io/domainname | Production plugin URL | | https://domainname.plugin.skedify.io/domainname/sandbox | Sandbox configuration page | ### Sandbox workflow 1. Navigate to the sandbox URL. 2. Design your workflow using the configuration options below. 3. Click **Apply** to preview the workflow. 4. Click **Copy** to copy the generated plugin URL. ![Copy plugin link](/_astro/plugin-copy-link.COn30vEx_ZcXurz.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Copy plugin link 5. Click **Reset** to return to the default configuration. ![Plugin sandbox configuration](/_astro/plugin-sandbox-callouts.CEAQil1x_Z1WQcEF.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Plugin sandbox configuration ## Configuration options ### Intent Set the intent of the plugin link. This determines the overall purpose of the booking flow. ### Resource code Specify a resource code to pre-select a specific resource in the workflow. ### Flow The Flow parameter defines the order and inclusion of steps in the booking workflow. Each step is represented by a letter: | Letter | Step | | --- | --- | | S | Subject selection | | M | Meeting type selection | | E | Employee (Agent) selection | | O | Office selection | | T | Timetable (date/time selection) | | Q | Questions (questionnaire) | | C | Customer details | **Default flow:** `SMOTQC` **Rules:** - The flow must include **T** (Timetable), **Q** (Questions), and **C** (Customer details). - The flow cannot start with **T**. - Append **\*** (asterisk) after a letter to **lock** that step, hiding it from the customer (the value must be pre-set via other configuration options). **Examples:** | Flow | Description | | --- | --- | | SMOTQC | Default flow: Subject, Meeting type, Office, Timetable, Questions, Customer | | SOETQC | Subject, Office, Employee, Timetable, Questions, Customer | | S*M*OTQC | Subject (locked) and Meeting type (locked), then Office, Timetable, Questions, Customer | | EMOTQC | Employee first, then Meeting type, Office, Timetable, Questions, Customer | ### Language Set the language of the plugin interface. The plugin displays in the specified language if translations are available. ### Filters Use filters to pre-select or restrict options in the plugin. Filters use **External IDs** to identify resources. | Filter | Description | | --- | --- | | Subject filter | Restrict which subjects are shown (by External ID) | | Office filter | Restrict which offices are shown (by External ID) | | Contacts filter | Restrict which Agents are shown (by External ID) | | Meeting type filter | Restrict which meeting types are available (by External ID) | ### Customer pre-fill Pre-fill customer details in the booking form to streamline the process. This is useful when the customer is already known (for example, from a CRM integration or email link). --- ## Meeting Rooms setup via Microsoft 365 URL: https://docs.pexipengage.com/en/technical/microsoft-365-meeting-rooms Helps you to setup Meeting Rooms via Microsoft 365 Meeting Rooms is the latest new feature in Pexip Engage. With this new integration, you can seamlessly fetch and sync all the meeting rooms from your Microsoft Office 365 environment. Once imported, these rooms can be configured and selected directly within the backoffice for any appointments you schedule. This eliminates the need for manual room management, ensuring you always have real-time availability and reducing the hassle of double bookings or scheduling conflicts. In this setup guide, we’ll walk you through how the Meeting Rooms feature works, including the technical setup process and the security measures in place to protect your data. # How does it work? By leveraging the Office 365 integration, we can make use of the calendar attached to the meeting rooms. This allows our systems to determine whether meeting rooms are available or occupied at any given point. Events taken into account for calculating the availability of a meeting room can come from any source, it doesn’t matter whether the event is booked through Pexip Engage or directly from the Outlook calendar or another system. Whenever a meeting room is attached to an appointment, our system will attempt to book the slot in the calendar of the meeting room. The integration provides some additional information on these events, allowing other systems and integrations to work with Pexip Engage appointments. ## Grant admin consent to the app registration using the back-office Clicking the “Connect” button will initiate the Azure admin consent workflow for our app registration. An Azure administrator will need to log in and grant administrative consent for our app to access the specified resources. This step is necessary to ensure that our app has the required permissions to function correctly. The following application permissions are requested: - `Place.Read.All`: Read all company places - `Calendars.ReadWrite`: Read and write calendars in all mailboxes - `MailboxSettings.Read`: Read all user mailbox settings {% table %} - **Environment** - **Application (client) id** * * * - Production - `9562676d-15bc-4e68-92b7-615f8d989aa1` * * * - Staging - `46b7b524-6597-48ff-b4e0-82a38120d2cc` {% /table %} ![Microsoft 365 meeting rooms connect button in Pexip Engage backoffice](/_astro/meeting-rooms-backoffice-connect.aedKNn0z_10N07Y.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 Microsoft 365 meeting rooms connect button in Pexip Engage backoffice ## Limit the application permissions to specific meeting rooms By default, Microsoft let us read all events in all mailboxes of every meeting room and user. We encourage you to limit our app registration to the meeting rooms that will be used in the Pexip Engage platform. More information on how to configure this can be found here: [https://learn.microsoft.com/en-us/graph/auth-limit-mailbox-access](https://learn.microsoft.com/en-us/graph/auth-limit-mailbox-access) ## Sync and set up the meeting rooms in the backoffice After completing the previous steps, it is now possible to synchronize the meeting rooms to your enterprise. This is done by clicking the ‘Sync’ button in the Meeting Rooms screen. ![Overview of active meeting rooms in your enterprise.](/_astro/meeting-rooms-backoffice-overview.msS_YpVJ_Z2u2eDB.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 2 Overview of active meeting rooms in your enterprise. Meeting rooms will be imported with their active flag set to false. If you want to be able to use a meeting room from within your environment, you must first edit it and set the active flag to true. After making a meeting room active, you must then link it to an office building. A meeting room cannot be used as long as it is not active and not linked to an office. Linking a meeting room is done from the office detail, this can be done by either an office manager or an admin. ![Add meeting room button on the office detail page in the Pexip Engage backoffice.](/_astro/meeting-rooms-backoffice-link.dE-ZDb1L_Z1ITnx1.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 3 Add meeting room button on the office detail page in the Pexip Engage backoffice. ### General Microsoft documentation - [https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019](https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019) - [https://learn.microsoft.com/en-us/graph/auth-limit-mailbox-access](https://learn.microsoft.com/en-us/graph/auth-limit-mailbox-access) --- ## Microsoft Entra ID (OIDC) URL: https://docs.pexipengage.com/en/technical/pexip-engage-backoffice-microsoft-entra-id-oidc-setup-documentation This guide will help you set up OpenID Connect (OIDC) using Microsoft Entra ID as the IdP. # Prerequisites To get started, you need the following: - An admin account for the Pexip Engage Backoffice application - An account with the Application Administrator (or higher) role on your organization’s Azure Entra tenant # Setup & Configuration ## Create the Microsoft Entra ID integration in the Pexip Engage Backoffice application 1. Sign in to the Pexip Engage Backoffice application 2. Navigate to Organization 1. Click on Integrations 2. Click on Connections 3. Click on Connect next to Microsoft Entra ID ![](/_astro/oidc-admin-connect.aPe5dSCk_ZyPqHt.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Screen 1 ## Contact Pexip Engage Support to set up your redirect URI Contact [support@pexipengage.com](mailto:support@pexipengage.com) or the person who sent you this documentation to request your redirect URI to be configured. Include the Backoffice application URL in your request. ## Configure your Microsoft Entra tenant 1. Sign in to the Azure Portal 2. Navigate to Directories + subscriptions 3. Copy the Directory ID for the tenant you want to use for SSO 4. Paste the Directory ID in the Tenant ID field 5. Click Save ## Grant admin consent 1. Click Grant admin consent 2. Sign in to Microsoft Entra ID with your admin account 3. Click Accept ## Automatically redirecting to the Microsoft Entra ID Identity Provider This will make it so you no longer have to choose the Microsoft Entra ID option manually when logging in to the Pexip Engage Backoffice application. We’ll redirect you to the IdP login page automatically. 1. Navigate to Organization 2. Click on Integrations 3. Click on Connections 4. Select Microsoft Entra ID (OIDC) in the redirect selection dropdown. This can only be done when the SSO (Microsoft Entra ID) integration is active --- ## Docs Engage URL: https://docs.pexipengage.com/fr Guides pas à pas pour les agents, les responsables et les administrateurs qui utilisent le Backoffice Engage. # Docs Engage Parcourez par rôle pour trouver des instructions détaillées sur vos tâches quotidiennes. 1. [À propos de Pexip Engage](/fr/getting-started/about/) 2. [Utilisateurs et rôles](/fr/getting-started/users-roles/) 3. [Rendez-vous hybrides](/fr/getting-started/hybrid-appointments/) 4. [Compétences linguistiques des agents](/fr/getting-started/agent-language-expertise/) 1. [Premiers pas en tant qu'agent](/fr/agents/getting-started/) 2. [Liaison de vos calendriers](/fr/agents/link-calendar/) 3. [Heures de rendez-vous](/fr/agents/appointment-hours/) 4. [Consultation des rendez-vous](/fr/agents/viewing-appointments/) 5. [Replanification des rendez-vous](/fr/agents/rescheduling-appointments/) 6. [Réattribution des rendez-vous](/fr/agents/reassigning-appointments/) 7. [Notes internes](/fr/agents/internal-notes/) 8. [Annulation des rendez-vous](/fr/agents/cancelling-appointments/) 9. [Confirmation des rendez-vous](/fr/agents/confirming-appointments/) 10. [Complétion des rendez-vous](/fr/agents/completing-appointments/) 11. [Gestion des paramètres du compte](/fr/agents/account-settings/) 12. [Ajouter une salle de réunion à un rendez-vous](/fr/agents/adding-meeting-room-to-appointment/) 1. [Premiers pas en tant que responsable](/fr/managers/getting-started/) 2. [Attribution des sujets aux agents](/fr/managers/assign-subjects/) 3. [Gestion des rendez-vous au nom des agents](/fr/managers/managing-appointments/) 4. [Configuration des règles de planification](/fr/managers/scheduling-rules/) 5. [Ajout des informations du bureau](/fr/managers/office-details/) 1. [Premiers pas en tant qu'administrateur](/fr/administrators/getting-started/) 2. [Gestion des groupes de sujets](/fr/administrators/categories/) 3. [Gestion des sujets](/fr/administrators/subjects/) 4. [Création de questionnaires](/fr/administrators/questionnaires/) 5. [Traductions](/fr/administrators/translations/) 6. [Gestion des résultats](/fr/administrators/outcomes/) 7. [Gestion des bureaux](/fr/administrators/offices/) 8. [Ajout d'employés](/fr/administrators/adding-employees/) 9. [Gestion des employés](/fr/administrators/managing-employees/) 1. [Création des flux du plugin Engage](/fr/plugin/workflows/) 1. [Configuration des salles de réunion via Microsoft 365](/fr/technical/microsoft-365-meeting-rooms/) 2. [Microsoft Entra ID (OIDC)](/fr/technical/pexip-engage-backoffice-microsoft-entra-id-oidc-setup-documentation/) 1. [Synchronisation du calendrier](/fr/faq/calendar-and-availability/) 2. [Rendez-vous et planification](/fr/faq/appointments-and-booking/) 3. [Connexion et compte](/fr/faq/account-and-access/) 4. [Bureaux](/fr/faq/offices/) 5. [Modifications et visibilité](/fr/faq/plugin-and-display/) --- ## Ajout d'employés URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/adding-employees Ajoutez de nouveaux membres d'équipe via SSO ou activation manuelle ## Consultation des employés Pour consulter la liste des employés : 1. Accédez à l’onglet **Organisation**. 2. Cliquez sur **Employés**. La liste affiche tous les employés de votre organisation avec leur nom, leur rôle, leur statut et les bureaux auxquels ils sont assignés. ![Liste des employés](/_astro/admin-employees.WxmSq42O_Z2lPODA.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Liste des employés ## Ajout d’un employé Il existe deux méthodes pour ajouter un employé : ### Via SSO (Single Sign-On) Si votre organisation utilise le SSO : 1. Cliquez sur **Ajouter un employé**. 2. Sélectionnez **SSO** comme méthode d’authentification. 3. Saisissez l’**adresse e-mail** de l’employé (doit correspondre à son identifiant SSO). 4. Sélectionnez le **Rôle** de l’employé (Agent, Responsable de bureau, Administrateur). 5. Cliquez sur **Enregistrer**. > L’employé pourra se connecter immédiatement avec ses identifiants SSO habituels. ### Via activation manuelle Si votre organisation n’utilise pas le SSO : 1. Cliquez sur **Ajouter un employé**. 2. Sélectionnez **Activation manuelle** comme méthode d’authentification. 3. Saisissez l’**adresse e-mail** de l’employé. 4. Sélectionnez le **Rôle** de l’employé (Agent, Responsable de bureau, Administrateur). 5. Cliquez sur **Enregistrer**. 6. L’employé recevra un **e-mail d’invitation** contenant un lien d’activation. > L’employé devra cliquer sur le lien d’activation et créer son mot de passe pour accéder au Backoffice. ## Attribution aux bureaux Après avoir ajouté un employé, attribuez-le à un ou plusieurs bureaux : 1. Sélectionnez l’employé dans la liste. 2. Accédez à la section **Bureaux**. 3. Cliquez sur **Ajouter à un bureau**. ![Attribution d’un agent](/_astro/admin-assign-agent.BBheQ37Q_Mqa8t.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Attribution d’un agent 4. Sélectionnez le ou les bureaux. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. > Les agents doivent être attribués à au moins un bureau pour pouvoir recevoir des rendez-vous. Les responsables doivent être attribués aux bureaux qu’ils gèrent. --- ## Customising calendar event templates URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/calendar-event-templates Change the title and content of the calendar events that Agents and customers receive for appointments and listings Ce contenu n’est pas encore disponible dans votre langue. When an appointment is booked, Pexip Engage adds a calendar event to the calendars of the people involved. The event also appears in the **Add to calendar** links (Google Calendar, Outlook and iCal) that customers receive. As an Administrator, you can change the title and content of these events. ## Available templates There are three calendar event templates. Each one has its own **Title** and **Content**. | Context | Receiver | Used for | | --- | --- | --- | | Appointment | Employee | The event in the calendar of the Agents attending the appointment | | Appointment | Customer | The event the customer and other participants add to their calendar | | Listing | Employee | The event in an Agent’s calendar for a listing time slot | You can’t create a separate template for each subject or meeting type. To show different content for, say, video and office meetings, use conditions inside the template (see [Showing content conditionally](#showing-content-conditionally)). > You can’t change the location of the event. Pexip Engage sets it automatically: the office address for office meetings, the address the customer entered for meetings on location, and the video link for accepted video meetings. Phone meetings have no location. ## Editing a template 1. Go to **Settings** > **Templates**. 2. Select a template with the type **Calendar event template**. 3. On the **Edit** tab, turn on **Customized**. Until you do, the default template is used and the fields can’t be edited. 4. Change the **Title** and **Content**. 5. Click **Save**. Templates marked **Customized** in the list use your version. To go back to the default template, turn off **Customized** and click **Save**. > Saving changes to a customized template makes it live immediately. Try out changes in a staging environment first. ## Previewing a template Select the **Preview** tab to see the event filled with example data. You can switch between: | Option | Description | | --- | --- | | Office, On location, Phone, Video | Icon buttons that show the event for each meeting type. Only the meeting types your organisation uses appear | | View as primary participant / View as additional participant | Icon buttons that show the event as the main participant or an extra participant | | Language list | Show the event in the selected language | Hover over an icon button to see its name. > Check the preview before saving. If a template has a mistake, such as a misspelled field name, that part stays empty in the event instead of showing an error. ## Template syntax Templates use [Handlebars](https://handlebarsjs.com/guide/). You add appointment data to the template by placing a field name between curly braces: ``` {{{appointment.primaryCustomer.fullName}}} - {{{appointment.subject.name.value}}} ``` - Use three braces, `{{{ }}}`, to show the value as it is. With two braces, `{{ }}`, characters such as `&` and `'` are encoded, which can look wrong in some calendars. - The content is plain text. Line breaks are kept, but HTML and formatting are not shown as formatting. - Text fields that can be translated, such as subject names and descriptions, end in `.value`: `{{{appointment.subject.name.value}}}`. ## Available fields ### In all templates | Field | Description | | --- | --- | | enterprise.name | Your organisation’s name | | enterprise.logoUrl | Link to your organisation’s logo | | enterprise.termsAndConditionsUrl | Link to your terms and conditions | | language | Language of the person receiving the event, such as en | | timeZone | Time zone of the person receiving the event | | receiver.fullName, receiver.firstName, receiver.lastName | Name of the person receiving the event | | receiver.email, receiver.phoneNumber | Contact details of the person receiving the event | | receiver.type | EMPLOYEE or CUSTOMER | ### Appointment | Field | Description | | --- | --- | | appointment.start, appointment.end | Start and end time (use with the date helper) | | appointment.duration | Duration in minutes, as a number such as 30 | | appointment.meetingType | OFFICE, PHONE, VIDEO or ON_LOCATION | | appointment.status | Status of the appointment | | appointment.externalId | Your reference for the appointment | | appointment.messageForCustomer | Message for the customer | | appointment.internalNotes | Internal notes (only show these in the Employee template) | | appointment.metadata | Extra data added to the appointment by an integration | | appointment.subject.name.value | Subject name | | appointment.subject.description.value | Subject description | | appointment.subject.instructions.value | Subject instructions | | appointment.subject.subjectGroup.name.value | Subject group name | | appointment.office.name.value | Office name | | appointment.office.email, appointment.office.phoneNumber | Office contact details | | appointment.office.directions.value | Directions to the office | | appointment.office.parkingInfo.value | Parking information | | appointment.office.location.formattedAddress | Office address | | appointment.location.formattedAddress | Address for meetings on location | | appointment.leadSegment.code, appointment.leadSegment.description | Lead segment | ### Agent: `appointment.primaryEmployee` | Field | Description | | --- | --- | | fullName, firstName, lastName | Name | | email | Email address | | communicationEmail | Email address used for communication | | phoneNumber | Phone number | | function.value | Job title | | description.value | Profile description | | profilePictureUrl | Link to the profile picture | | staticVideoUrl | Personal video meeting link | | externalId | Your reference for the Agent | | language, timeZone | Language and time zone | For example: `{{{appointment.primaryEmployee.function.value}}}`. ### Customer: `appointment.primaryCustomer` | Field | Description | | --- | --- | | fullName, firstName, lastName | Name | | email | Email address | | phoneNumber | Phone number | | company | Company | | customerNumber | Customer number | | notes | Notes about the customer | | location.formattedAddress | Address | | existing | Whether the customer is an existing customer | | externalId | Your reference for the customer | | language, timeZone | Language and time zone | ### Participants | Field | Description | | --- | --- | | appointment.appointmentParticipants | List of everyone taking part in the appointment | | appointment.secondaryAppointmentParticipants | List of additional participants | Each participant in these lists has `participant.fullName`, `participant.email`, `participant.phoneNumber` and `role` (`PRIMARY` or `SECONDARY`). ### Links for the person receiving the event | Field | Description | | --- | --- | | receiver.links.videoUrl | Link to join the video meeting | | receiver.links.destinationVideoUrl | Direct link to the video meeting. Falls back to videoUrl. The default Employee template uses this link | | receiver.links.videoTestUrl | Link to test audio and video before the meeting | | receiver.links.pluginEditUrl | Link to reschedule the appointment | | receiver.links.pluginCancelUrl | Link to cancel the appointment | | receiver.links.pluginDeclineUrl | Link to decline the appointment | | receiver.links.pluginInviteUrl | Link to invite other participants | | receiver.links.googleCalendarUrl | Link to add the appointment to Google Calendar | | receiver.links.office365CalendarUrl | Link to add the appointment to Outlook | | receiver.links.icalUrl | Link to download the appointment as an iCal file | | receiver.links.backofficeAppointmentDetailUrl | Link to the appointment in the backoffice (for Agents) | These links are only available when the person receiving the event takes part in the appointment. ### Questionnaire answers: `appointment.answers` Each answer has `question.label.value` (the question), `value` (the answer), `selectedAnswerOptions` (the chosen options, each with `label.value`) and `files` (uploaded files, each with `originalFileName`). ### Listing | Field | Description | | --- | --- | | listingTimeSlot.start, listingTimeSlot.end | Start and end time of the time slot | | listingTimeSlot.bookable | Whether the time slot can be booked | | listingTimeSlot.isExclusiveForReceiver | Whether the time slot is only for this Agent | | listingTimeSlot.listing.name.value | Listing name | | listingTimeSlot.listing.description.value | Listing description | | listingTimeSlot.listing.location.formattedAddress | Listing address | | listingTimeSlot.listing.active | Whether the listing is active | ## Showing content conditionally Use `{{#if}}` to show content only when a field has a value, and `{{else}}` for an alternative: ``` {{#if appointment.primaryCustomer.company}} Company: {{{appointment.primaryCustomer.company}}}{{/if}} ``` Use `{{#each}}` to repeat content for each item in a list. Inside the loop, `this` is the current item: ``` {{#if appointment.secondaryAppointmentParticipants.length}} Additional participants: {{#each appointment.secondaryAppointmentParticipants}} - {{{this.participant.fullName}}} {{this.participant.email}} {{/each}}{{/if}} ``` The following helpers are available: | Helper | Example | Description | | --- | --- | --- | | if / else | {{#if appointment.internalNotes}}…{{else}}…{{/if}} | Show content when a value is present | | unless | {{#unless @last}}, {{/unless}} | Show content when a value is missing | | each | {{#each appointment.answers}}…{{/each}} | Repeat content for each item; @last is true for the last item | | eq / neq | {{#if (eq appointment.meetingType "VIDEO")}}…{{/if}} | Check whether two values are equal or different | | and / or | {{#if (or appointment.internalNotes appointment.metadata)}}…{{/if}} | Combine exactly two conditions | | includes | {{#if (includes appointment.meetingType "OFFICE" "ON_LOCATION")}}…{{/if}} | Check whether a value is one of several options | | date | {{date appointment.start "EEEE d MMMM yyyy, HH:mm"}} | Format a date in the receiver’s language and time zone, using date-fns format codes | | concat | {{concat appointment.office.name.value " - " appointment.subject.name.value}} | Join text together | | encodeUrl | https://example.com/{{encodeUrl appointment.office.name.value}} | Make text safe to use in a link. Characters such as &, ?, = and # are not encoded | | year | {{year}} | The current year | | translate | {{{translate 'appointment.employee.title'}}} | Show a standard text in the receiver’s language (see below) | | mapObjectToTopLevelProperties | {{#each (mapObjectToTopLevelProperties appointment.metadata)}}{{this.key}}: {{this.value}}{{/each}} | List each item in the metadata | ## Translating template text There is one template for all languages. Each event is shown in the language of the person receiving it. The `translate` helper shows a standard text in the receiver’s language. The default templates use these texts: | Key | English text | | --- | --- | | global.how | How | | global.subject | Subject | | global.description | Description | | global.yes / global.no | yes / no | | appointment.actions.view | View appointment | | appointment.meetingTypes.office.title | A meeting at our office. | | appointment.meetingTypes.onLocation.title | A meeting at a location you chose. | | appointment.meetingTypes.phone.title | A phone meeting. | | appointment.meetingTypes.video.title | A video meeting. | | appointment.meetingTypes.video.joinMeeting | Join the meeting | | appointment.customer.title | Customer details | | appointment.employee.title | Your contact | | appointment.internalNotes.title | Internal notes | | appointment.metadata.title | Metadata | | appointment.questionnaire.title | Questionnaire | | appointment.secondaryParticipants.title | Additional participants | | listing.title | Title | | listing.description | Description | | listing.locationDescription | Location description | | listing.isListingActive | Is listing active? | | listing.isExclusiveForYouAsEmployee | Is exclusive for you as contact? | | listing.isTimeSlotBookable | Is time slot bookable? | These texts are available in English, Dutch, French, German, Danish and Norwegian. To use your own wording, you have two options: - **Write the text in the template.** To show different text per language, check the `language` field: ``` {{#if (eq language "nl")}}Uw contactpersoon{{else if (eq language "fr")}}Votre contact{{else}}Your contact{{/if}} ``` - **Change the standard texts.** Contact support with the texts you want to use, and we’ll replace the standard texts for you. ## Example This title shows the subject and the Agent’s name, and the content adds the date and a join link for video meetings: **Title** ``` {{{appointment.subject.name.value}}} with {{{appointment.primaryEmployee.fullName}}} ``` **Content** ``` {{date appointment.start "EEEE d MMMM, HH:mm"}} {{#if (eq appointment.meetingType "VIDEO")}} {{{translate "appointment.meetingTypes.video.joinMeeting"}}}: {{{receiver.links.videoUrl}}}{{/if}} {{{translate "appointment.employee.title"}}}:{{{appointment.primaryEmployee.fullName}}}{{#if appointment.primaryEmployee.function}}{{{appointment.primaryEmployee.function.value}}}{{/if}}{{appointment.primaryEmployee.email}} Need to change your appointment?{{{receiver.links.pluginEditUrl}}} {{#if appointment.answers.length}}{{{translate "appointment.questionnaire.title"}}}: {{#each appointment.answers}}{{#if (eq this.answerType "SUBJECT_QUESTIONNAIRE") }}{{this.question.label.value}} {{#if (includes this.question.inputType "SELECT" "MULTI_SELECT")}}{{#each this.selectedAnswerOptions }}{{this.label.value}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}{{else if (includes this.question.inputType "FILE" "MULTI_FILE") }}{{#each this.files}}{{this.originalFileName}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}{{else}}{{this.value}}{{/if}} {{/if}}{{/each}}{{/if}} {{{translate "appointment.metadata.title"}}}:{{#each (mapObjectToTopLevelProperties appointment.metadata)}}{{this.key}}: {{this.value}}{{/each}} ``` --- ## Gestion des groupes de sujets URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/categories Créez et organisez les groupes qui rassemblent vos sujets ## Consultation des sujets et groupes de sujets Pour consulter les sujets et groupes de sujets existants : 1. Accédez à l’onglet **Organisation**. 2. Cliquez sur **Sujets**. La liste affiche tous les groupes de sujets et leurs sujets associés. ![Vue d’ensemble des sujets](/_astro/admin-subjects.CtlGN0Ko_FSh8c.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Vue d’ensemble des sujets ## Ajout d’un groupe de sujets Les groupes de sujets rassemblent les sujets par thème. Pour ajouter un nouveau groupe de sujets : 1. Cliquez sur **Ajouter un groupe de sujets**. ![Ajout d’un groupe de sujets](/_astro/dropdown_subject_category.CpoyR2xL_1wsh7O.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Ajout d’un groupe de sujets 2. Saisissez le **Nom** du groupe de sujets (par exemple, « Services financiers », « Assurance », « Ressources humaines »). 3. Ajoutez une **Description** si nécessaire. 4. Cliquez sur **Enregistrer**. ![Modification d’un groupe de sujets](/_astro/category-edit.Hui8kZmE_3lr3N.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 3 Modification d’un groupe de sujets --- ## Premiers pas en tant qu'administrateur URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/getting-started Connectez-vous et naviguez dans le Backoffice Engage ## Connexion 1. Accédez à l’URL de votre Backoffice (par exemple, `https://client.skedify.me/`). 2. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. 3. Cliquez sur **Se connecter**. > Si c’est votre première connexion ou si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur **Mot de passe oublié** pour recevoir un e-mail de réinitialisation. ## Découverte du Backoffice En tant qu’administrateur, vous avez accès à toutes les sections du Backoffice, y compris l’onglet **Organisation** qui est réservé aux administrateurs. ![Vue d’ensemble du Backoffice Administrateur](/_astro/admin-overview.duy1Fua__7LRkj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Vue d’ensemble du Backoffice Administrateur ### Onglet Organisation L’onglet Organisation est le centre de commande de votre environnement Pexip Engage. Il vous permet de : - **Gérer les sujets et groupes de sujets** – Créez et configurez les thèmes pour lesquels les clients peuvent prendre rendez-vous. - **Gérer les résultats** – Définissez les raisons d’annulation et de complétion des rendez-vous. - **Gérer les bureaux** – Créez des bureaux et attribuez-leur des agents et des responsables. - **Gérer les employés** – Ajoutez, modifiez, suspendez et supprimez des membres de l’équipe. ### Autres onglets En tant qu’administrateur, vous disposez également de toutes les fonctionnalités d’un agent et d’un responsable : - **Calendrier** – Consultez vos propres rendez-vous. - **Rendez-vous** – Gérez vos rendez-vous par statut. - **Équipe** – Accédez aux fonctionnalités de gestion d’équipe pour chaque bureau auquel vous êtes assigné. ## Prochaines étapes 1. **Créez les sujets et groupes de sujets** – Définissez les thèmes de rendez-vous disponibles pour votre organisation. 2. **Configurez les résultats** – Créez les raisons d’annulation et de complétion. 3. **Créez les bureaux** – Mettez en place la structure de vos bureaux. 4. **Ajoutez les employés** – Invitez les agents et les responsables à rejoindre la plateforme. --- ## Gestion des employés URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/managing-employees Modifiez, suspendez et supprimez des membres de l'équipe ## Modification des détails Pour modifier les informations d’un employé : 1. Sélectionnez l’employé dans la liste. 2. Modifiez les champs souhaités (nom, e-mail, rôle, etc.). 3. Cliquez sur **Enregistrer**. > La modification du rôle d’un employé change immédiatement ses droits d’accès dans le Backoffice. ## Suspension d’un employé La suspension désactive temporairement le compte d’un employé sans le supprimer : 1. Sélectionnez l’employé dans la liste. 2. Cliquez sur **Suspendre**. 3. Confirmez la suspension. Conséquences de la suspension : - L’employé ne peut plus se connecter au Backoffice. - Ses rendez-vous à venir restent planifiés mais peuvent nécessiter une réattribution. - Son profil et son historique sont conservés. > Pour réactiver un employé suspendu, sélectionnez-le et cliquez sur **Réactiver**. ## Suppression d’un employé La suppression retire définitivement un employé de votre organisation : 1. Sélectionnez l’employé dans la liste. 2. Cliquez sur **Supprimer**. 3. Confirmez la suppression. > **Attention :** La suppression est irréversible. Les rendez-vous à venir de l’employé devront être réattribués ou annulés avant la suppression. Si vous n’êtes pas sûr, préférez la suspension. --- ## Gestion des bureaux URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/offices Créez des bureaux et attribuez des agents et responsables ## Consultation des bureaux Pour consulter les bureaux existants : 1. Accédez à l’onglet **Organisation**. 2. Cliquez sur **Bureaux**. La liste affiche tous les bureaux de votre organisation avec leur statut (actif ou inactif), leur type (physique ou virtuel) et le nombre d’agents assignés. ## Création d’un bureau Pour créer un nouveau bureau : 1. Cliquez sur **Ajouter un bureau**. 2. Renseignez les informations requises : | Champ | Description | | --- | --- | | Nom | Le nom du bureau tel qu’il sera affiché aux clients | | Actif | Activez le bureau pour qu’il soit disponible dans le Plugin Engage | | Virtuel | Indiquez s’il s’agit d’un bureau virtuel (sans emplacement physique) | | Adresse | L’adresse physique du bureau (pour les bureaux non virtuels) | | Email | L’adresse e-mail de contact du bureau | | Téléphone | Le numéro de téléphone du bureau | | Fuseau horaire | Le fuseau horaire du bureau | 3. Cliquez sur **Enregistrer**. > Après la création, le responsable du bureau pourra compléter les informations supplémentaires telles que les directions et le parking. ## Attribution des agents Pour attribuer des agents à un bureau : 1. Sélectionnez le bureau concerné. 2. Accédez à la section **Agents**. 3. Cliquez sur **Ajouter un agent**. ![Ajout d’un agent au bureau](/_astro/admin-add-contact.C9Lg76C-_291bIg.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Ajout d’un agent au bureau 4. Sélectionnez l’agent ou les agents à attribuer parmi la liste des employés. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. > Un agent peut être attribué à plusieurs bureaux simultanément. Ses heures de rendez-vous et ses attributions de sujets sont gérées indépendamment pour chaque bureau. ## Attribution des responsables Pour attribuer un responsable à un bureau : 1. Sélectionnez le bureau concerné. 2. Accédez à la section **Responsables**. 3. Cliquez sur **Ajouter un responsable**. ![Ajout d’un responsable](/_astro/admin-add-manager.C9CY7TZq_ZGUgOC.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Ajout d’un responsable 4. Sélectionnez le responsable à attribuer parmi la liste des employés ayant le rôle de responsable. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. > Un bureau peut avoir plusieurs responsables. Chaque responsable a les mêmes droits de gestion sur le bureau. ## Bonnes pratiques - **Utilisez des noms de bureau clairs** – Les clients verront ces noms dans le Plugin Engage. Utilisez des noms géographiques ou fonctionnels facilement identifiables. - **Désactivez plutôt que supprimer** – Si un bureau ferme temporairement, désactivez-le. Les rendez-vous existants et l’historique seront conservés. - **Assignez au moins un responsable par bureau** – Cela garantit que les règles de planification et les attributions de sujets peuvent être gérées. --- ## Gestion des résultats URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/outcomes Définissez les raisons d'annulation et de complétion des rendez-vous ## Qu’est-ce qu’un résultat ? Les résultats sont des raisons prédéfinies que les agents sélectionnent lorsqu’ils complètent ou annulent un rendez-vous. Ils permettent de suivre et d’analyser les motifs de complétion et d’annulation à travers l’organisation. ## Ajout d’un résultat Pour ajouter un nouveau résultat : 1. Accédez à l’onglet **Organisation**. 2. Cliquez sur **Résultats**. 3. Cliquez sur **Ajouter un résultat**. 4. Saisissez le **Nom** du résultat (par exemple, « Contrat signé », « Client a besoin de plus d’informations », « Client ne s’est pas présenté »). 5. Sélectionnez le **Type** de résultat : | Type | Utilisation | | --- | --- | | Complétion | Utilisé lorsqu’un rendez-vous est marqué comme terminé | | Annulation | Utilisé lorsqu’un rendez-vous est annulé | 6. Cliquez sur **Enregistrer**. ## Création de listes de résultats Les listes de résultats regroupent plusieurs résultats et peuvent être attribuées à des sujets spécifiques. Pour créer une liste : 1. Accédez à l’onglet **Organisation** > **Résultats**. 2. Cliquez sur **Ajouter une liste de résultats**. 3. Saisissez le **Nom** de la liste (par exemple, « Résultats services financiers »). 4. Sélectionnez les résultats à inclure dans la liste. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. > Les listes de résultats vous permettent de proposer des raisons de complétion ou d’annulation adaptées au contexte de chaque sujet. ## Attribution des listes aux sujets Pour attribuer une liste de résultats à un sujet : 1. Accédez à l’onglet **Organisation** > **Sujets**. 2. Sélectionnez le sujet concerné. 3. Accédez aux paramètres du sujet. 4. Sélectionnez la **Liste de résultats de complétion** à utiliser. 5. Sélectionnez la **Liste de résultats d’annulation** à utiliser. 6. Cliquez sur **Enregistrer**. > Si aucune liste de résultats n’est attribuée à un sujet, les agents pourront compléter ou annuler les rendez-vous sans avoir à sélectionner de raison. ## Bonnes pratiques - **Créez des résultats spécifiques et mesurables** – Évitez les résultats trop vagues comme « Autre ». Préférez des descriptions précises. - **Organisez les résultats par liste** – Regroupez les résultats par domaine d’activité pour faciliter la gestion. - **Analysez les résultats régulièrement** – Les données de résultats peuvent révéler des tendances utiles pour améliorer vos services. --- ## Création de questionnaires URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/questionnaires Créez des questionnaires pour recueillir des informations avant les rendez-vous ## Création de questionnaires Les questionnaires permettent de recueillir des informations auprès des clients avant le rendez-vous. Pour créer un questionnaire : 1. Sélectionnez le sujet. 2. Accédez à l’onglet **Questionnaire**. 3. Cliquez sur **Ajouter une question**. ![Éditeur de questionnaire](/_astro/questionnaire_add.XVomp-CH_Z1WzYPN.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Éditeur de questionnaire 4. Choisissez le type de question : | Type | Description | | --- | --- | | Texte libre | Le client saisit une réponse en texte libre | | Choix unique | Le client sélectionne une seule option parmi une liste | | Choix multiple | Le client peut sélectionner plusieurs options | | Case à cocher | Le client coche ou décoche une option (par exemple, pour accepter des conditions) | 5. Saisissez le **libellé** de la question. 6. Indiquez si la question est **obligatoire** ou facultative. 7. Pour les questions à choix unique ou multiple, ajoutez les **options de réponse**. ![Réorganisation des questions](/_astro/q_add_move.DpNpWjym_88iEf.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Réorganisation des questions 8. Cliquez sur **Enregistrer**. > Les réponses aux questions sont visibles dans les détails du rendez-vous, dans la section **Questions et réponses**. --- ## Gestion des sujets URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/subjects Créez des sujets et configurez leurs règles de planification ## Ajout d’un sujet Les sujets représentent les motifs de rendez-vous spécifiques. Pour ajouter un nouveau sujet : 1. Sélectionnez le groupe de sujets dans lequel vous souhaitez ajouter le sujet. 2. Cliquez sur **Ajouter un sujet**. ![Bouton d’ajout de sujet](/_astro/button_subject.D3y3WkuT_Z1GVYBJ.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) 3. Saisissez le **Nom** du sujet (par exemple, « Demande de prêt immobilier », « Déclaration de sinistre »). 4. Ajoutez une **Description** pour aider les clients à choisir le bon sujet. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. ## Règles de planification par sujet Chaque sujet peut avoir ses propres règles de planification. Pour les configurer : 1. Sélectionnez le sujet. 2. Accédez à l’onglet **Règles de planification**. ![Règles de planification du sujet](/_astro/subject-planning.BEqE__j1_21vgoj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Règles de planification du sujet 3. Configurez les paramètres suivants : | Paramètre | Description | | --- | --- | | Acceptation automatique | Confirme automatiquement les rendez-vous dès la réservation | | Durée | Durée par défaut du rendez-vous | | Temps tampon | Temps de repos avant ou après le rendez-vous | | Granularité | Intervalle entre les créneaux proposés | | Premier créneau affiché | Délai minimum avant la réservation | | Dernier créneau affiché | Délai maximum pour la réservation | 4. Cliquez sur **Enregistrer**. --- ## Traductions URL: https://docs.pexipengage.com/fr/administrators/translations Traduisez le contenu des sujets et groupes de sujets dans d'autres langues ## Traductions Si votre organisation opère dans plusieurs langues, vous pouvez ajouter des traductions pour les sujets, groupes de sujets et questions : 1. Sélectionnez le sujet ou le groupe de sujets à traduire. 2. Accédez à l’onglet **Traductions**. ![Page de traductions](/_astro/admin-translations.BPbzj0OF_Z1Kvv41.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Page de traductions 3. Sélectionnez la langue cible. 4. Saisissez les traductions pour le nom, la description et les questions du questionnaire. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. > Les traductions sont affichées automatiquement dans le Plugin Engage en fonction de la langue du navigateur du client ou de la langue configurée dans l’URL du plugin. --- ## Gestion des paramètres du compte URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/account-settings Mettez à jour votre profil, photo, mot de passe et préférences ![Page des paramètres du compte](/_astro/agent-account-settings.BaqSSrlN_2wWwya.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Page des paramètres du compte ## Photo de profil Votre photo de profil est visible par les clients lorsqu’ils prennent rendez-vous via le Plugin Engage. Pour la mettre à jour : 1. Accédez à **Paramètres** > **Profil**. 2. Cliquez sur votre photo actuelle ou sur l’espace réservé. 3. Sélectionnez une image depuis votre appareil. 4. Cliquez sur **Enregistrer**. > **Formats recommandés :** > > - **SVG** pour une qualité optimale quelle que soit la taille d’affichage. > - **PNG** ou **JPEG** avec une résolution minimale de **300 x 300 pixels** pour un rendu net. ## Coordonnées Vos coordonnées sont affichées aux clients dans les confirmations de rendez-vous et le Plugin Engage. Pour les mettre à jour : 1. Accédez à **Paramètres** > **Profil**. 2. Modifiez les champs souhaités : | Champ | Description | | --- | --- | | Prénom | Votre prénom tel qu’il sera affiché aux clients | | Nom | Votre nom de famille | | Email | Votre adresse e-mail professionnelle | | Téléphone | Votre numéro de téléphone professionnel | | Fonction | Votre titre ou intitulé de poste (par exemple, « Conseiller financier ») | | Introduction | Une courte description de votre rôle ou de votre expertise | | Lien vidéo | Un lien vers votre salle de réunion virtuelle (par exemple, Microsoft Teams, Zoom) | 3. Cliquez sur **Enregistrer**. ## Demander la modification du mot de passe 1. Accédez à **Paramètres** > **Sécurité**. 2. Sous **Mot de passe**, cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**. 3. Suivez les instructions de l’e-mail pour modifier votre mot de passe. ![Section Mot de passe avec le bouton Réinitialiser le mot de passe](/_astro/agent-account-security-password-reset.D-M6g2vw_Z1GV2pI.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Section Mot de passe avec le bouton Réinitialiser le mot de passe ## Consulter les détails d’authentification 1. Accédez à **Paramètres** > **Sécurité**. 2. Sous **Détails d’authentification**, consultez votre **E-mail** et votre **ID externe**. > Votre administrateur système gère ces informations. Vous ne pouvez pas les modifier sur cette page. ## Langue et fuseau horaire Pour modifier votre langue d’interface ou votre fuseau horaire : 1. Accédez à **Paramètres** > **Préférences**. 2. Sélectionnez votre **Langue** préférée dans la liste déroulante. 3. Sélectionnez votre **Fuseau horaire**. 4. Cliquez sur **Enregistrer**. > Le fuseau horaire détermine comment les heures de rendez-vous sont affichées dans le Backoffice et dans les communications envoyées aux clients. ## Rôle et bureaux assignés Pour consulter votre rôle et les bureaux auxquels vous êtes assigné : 1. Accédez à **Paramètres** > **Profil**. 2. Consultez la section **Rôle** pour voir votre rôle actuel (Agent, Responsable de bureau, Administrateur). 3. Consultez la section **Bureaux** pour voir la liste des bureaux auxquels vous êtes assigné. > Si vous devez modifier votre rôle ou vos attributions de bureau, contactez votre administrateur. --- ## Ajouter une salle de réunion à un rendez-vous URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/adding-meeting-room-to-appointment Explique comment les agents attribuent une salle de réunion à un rendez-vous ### Création d’un rendez-vous Lors de la création d’un rendez-vous, les employés peuvent sélectionner une salle de réunion associée au bureau choisi. Les employés voient la disponibilité de la salle de réunion, en tenant compte des rendez-vous internes (c.-à-d. Pexip) et externes. ![Création d’un rendez-vous](/_astro/meeting-room-appointment-assign.DDHGdW6r_24gWCq.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Création d’un rendez-vous ### Rendez-vous existant Les employés peuvent ajouter, modifier ou retirer des salles de réunion sur des rendez-vous existants. C’est particulièrement utile lorsque : - Un client a réservé un rendez-vous via le plugin et l’employé souhaite réserver une salle de réunion - Des participants supplémentaires ont été invités à la réunion et la salle d’origine n’a pas une capacité suffisante, l’employé souhaite donc attribuer une salle plus grande Les salles de réunion **ne peuvent pas être réservées** pour les **invitations à un rendez-vous**, car la date et l’heure du rendez-vous ne sont pas encore connues. Sans ces informations, nous ne pouvons ni confirmer la disponibilité de la salle ni effectuer de réservation. --- ## Heures de rendez-vous URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/appointment-hours Définissez quand les clients peuvent prendre rendez-vous avec vous grâce aux modèles hebdomadaires, aux modèles journaliers et au remplacement des règles de planification ## Modèles hebdomadaires Les modèles hebdomadaires définissent votre disponibilité récurrente pour la prise de rendez-vous. Chaque modèle représente une semaine type avec les jours et heures pendant lesquels vous êtes disponible. ### Modèle par défaut Votre modèle par défaut est vierge au départ. Pour le configurer : 1. Accédez à **Paramètres** > **Heures de rendez-vous**. 2. Sélectionnez le modèle par défaut. 3. Pour chaque jour de la semaine, cliquez sur **Ajouter des heures** pour définir vos plages de disponibilité. 4. Sélectionnez le ou les **bureaux** pour lesquels ces heures s’appliquent. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. > Vous pouvez définir plusieurs plages horaires par jour (par exemple, 9h00-12h00 et 13h00-17h00) pour exclure les pauses déjeuner ou d’autres indisponibilités. ### Modèles hebdomadaires supplémentaires Si votre disponibilité varie selon les semaines, vous pouvez créer des modèles hebdomadaires supplémentaires : 1. Cliquez sur **Ajouter un modèle hebdomadaire**. 2. Donnez un nom au modèle (par exemple, « Semaine réduite », « Semaine de permanence »). 3. Configurez les jours et les heures comme pour le modèle par défaut. 4. Cliquez sur **Enregistrer**. ### Application des modèles au calendrier Une fois vos modèles créés, appliquez-les à des dates spécifiques de votre calendrier : 1. Accédez à **Paramètres** > **Heures de rendez-vous**. 2. Consultez la vue calendrier. 3. Sélectionnez la ou les semaines auxquelles vous souhaitez appliquer un modèle. 4. Choisissez le modèle hebdomadaire à appliquer. > Vous pouvez appliquer des modèles jusqu’à **11 mois à l’avance** pour planifier votre disponibilité à long terme. ## Modèles journaliers Les modèles journaliers sont utilisés pour les exceptions ponctuelles, lorsque vous devez modifier votre disponibilité pour un jour spécifique sans changer le modèle hebdomadaire. ### Modèle « Indisponible » Un modèle journalier **Indisponible** est disponible par défaut. Appliquez-le à un jour spécifique pour bloquer toute prise de rendez-vous ce jour-là. ### Créer un modèle journalier personnalisé 1. Cliquez sur **Ajouter un modèle journalier**. 2. Donnez un nom au modèle (par exemple, « Matinée uniquement », « Après-midi de formation »). 3. Définissez les heures de disponibilité pour ce modèle. 4. Cliquez sur **Enregistrer**. 5. Appliquez le modèle au jour souhaité dans la vue calendrier. ## Remplacement des règles de planification ![Options avancées des modèles](/_astro/templates-advanced.D9eGFf8R_Z18rCB3.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Options avancées des modèles Lorsque vous configurez vos heures de rendez-vous, vous pouvez également remplacer certaines règles de planification définies par défaut par votre responsable de bureau : ![Remplacement des règles de planification](/_astro/template-override.9cFlGGAT_Z2qsrkS.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Remplacement des règles de planification - **Types de réunion** – Activez ou désactivez certains types de réunion pour des créneaux spécifiques. ![Sélection des types de réunion](/_astro/template-types.BvRpFo7v_Z2kOKcH.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 3 Sélection des types de réunion - **Durée** – Modifiez la durée par défaut des rendez-vous. - **Temps tampon** – Ajustez le temps de préparation entre les rendez-vous. > Les remplacements que vous effectuez ne s’appliquent qu’à vos propres créneaux et n’affectent pas les autres agents. --- ## Annulation des rendez-vous URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/cancelling-appointments Annulez un rendez-vous et informez le client ## Annulation d’un rendez-vous Pour annuler un rendez-vous : 1. Ouvrez le rendez-vous concerné. 2. Cliquez sur **Annuler**. 3. Si des raisons d’annulation ont été configurées par votre administrateur, sélectionnez la raison appropriée. 4. Confirmez l’annulation. > Le client sera automatiquement notifié de l’annulation par e-mail. ![Annulation de rendez-vous](/_astro/appointment-cancel.DFHkFRUw_daKrY.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Annulation de rendez-vous --- ## Complétion des rendez-vous URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/completing-appointments Marquez les rendez-vous comme terminés, rouvrez-les ou signalez les absences ## Complétion d’un rendez-vous Après qu’un rendez-vous a eu lieu, marquez-le comme terminé : 1. Ouvrez le rendez-vous concerné. 2. Cliquez sur **Compléter**. 3. Renseignez la **Durée** réelle du rendez-vous. 4. Sélectionnez un **Résultat** parmi ceux configurés par votre administrateur. 5. Confirmez la complétion. ![Complétion de rendez-vous](/_astro/appointment-complete.BPLnngMT_17EVUR.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Complétion de rendez-vous ## Réouverture d’un rendez-vous Si un rendez-vous a été complété ou annulé par erreur : 1. Ouvrez le rendez-vous concerné. 2. Cliquez sur **Rouvrir**. 3. Le rendez-vous retrouvera son statut précédent. ![Réouverture de rendez-vous](/_astro/appointment-reopen.CT5dpcP4_1tNL43.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Réouverture de rendez-vous ## Absence du client Si un client ne se présente pas au rendez-vous : 1. Ouvrez le rendez-vous concerné. 2. Cliquez sur **Absent** (ou **No-show**). 3. Le rendez-vous sera marqué comme « Client absent ». ![Client absent](/_astro/appointment-no-show.CAHrFszD_2sjDWh.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 3 Client absent --- ## Confirmation des rendez-vous URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/confirming-appointments Acceptez les demandes de rendez-vous des clients ## Confirmation manuelle Si l’acceptation automatique est désactivée pour un sujet, les rendez-vous entrants nécessitent une confirmation manuelle : 1. Le rendez-vous apparaît avec le statut **En attente de confirmation**. 2. Ouvrez le rendez-vous et examinez les détails. 3. Cliquez sur **Confirmer** pour accepter le rendez-vous ou sur **Refuser** pour le décliner. ![Acceptation de rendez-vous](/_astro/appointment-accept.HLzGcKbf_Z2scFP2.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Acceptation de rendez-vous --- ## Premiers pas en tant qu'agent URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/getting-started Activez votre compte, connectez-vous et découvrez le Backoffice Engage ## Activation de votre compte Lorsque votre administrateur vous ajoute à Pexip Engage, vous recevez un e-mail d’invitation. Pour activer votre compte : 1. Ouvrez l’e-mail d’invitation et cliquez sur le lien d’activation. 2. Saisissez votre **Prénom** et votre **Nom**. 3. Confirmez votre **Adresse e-mail**. 4. Créez un **Mot de passe**. Votre mot de passe doit respecter les exigences suivantes : - Au moins 1 chiffre - Au moins 1 symbole - Pas de parties répétitives 5. Sélectionnez votre **Langue** préférée. 6. Sélectionnez votre **Fuseau horaire**. 7. Cliquez sur **Activer** pour terminer la configuration. ## Connexion 1. Accédez à l’URL de votre Backoffice (par exemple, `https://client.skedify.me/`). 2. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. 3. Cliquez sur **Se connecter**. > Si c’est votre première connexion ou si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur **Mot de passe oublié** pour recevoir un e-mail de réinitialisation du mot de passe. ## Découverte du Backoffice Une fois connecté, vous verrez les sections suivantes : ![Vue d’ensemble du Backoffice Agent](/_astro/agent-overview.CRR7U2Wl_1io0v2.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Vue d’ensemble du Backoffice Agent ### Onglet Calendrier L’onglet Calendrier affiche vos rendez-vous organisés par date. Utilisez le sélecteur de date pour naviguer vers des jours spécifiques et consulter votre planning. ### Onglet Rendez-vous L’onglet Rendez-vous liste vos rendez-vous organisés par statut (par exemple, À venir, Terminés, Annulés). Utilisez cette vue pour retrouver rapidement les rendez-vous nécessitant une action. ### Onglet Équipe L’onglet Équipe affiche les informations sur votre bureau et vos collègues. Selon vos permissions, vous pouvez consulter les plannings et les attributions de l’équipe. ### Aide Cliquez sur le bouton **Aide** pour accéder à la documentation en ligne et aux ressources d’assistance. ### Paramètres du compte Accédez aux paramètres de votre compte pour gérer votre profil, vos connexions de calendrier, vos heures de rendez-vous et vos préférences. ## Prochaines étapes Maintenant que votre compte est configuré, suivez ces étapes pour commencer à recevoir des rendez-vous : 1. **Liez votre calendrier** – Connectez votre calendrier professionnel pour que les rendez-vous se synchronisent automatiquement. 2. **Configurez votre disponibilité** – Définissez vos heures de rendez-vous pour que les clients puissent réserver un créneau avec vous. 3. **Vérifiez les paramètres de votre compte** – Mettez à jour votre photo de profil, vos coordonnées et vos préférences. --- ## Notes internes URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/internal-notes Ajoutez et gérez des notes visibles uniquement par votre équipe ## Notes internes Pour ajouter une note interne à un rendez-vous : 1. Ouvrez le rendez-vous concerné. 2. Accédez à la section **Notes internes**. 3. Saisissez votre note. 4. Cliquez sur **Enregistrer**. > Les notes internes sont visibles par tous les employés ayant accès au rendez-vous, mais ne sont jamais partagées avec le client. ![Notes internes](/_astro/note.BVDX0JPU_4owbR.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Notes internes --- ## Liaison de vos calendriers URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/link-calendar Connectez votre calendrier professionnel pour synchroniser rendez-vous et disponibilité ## Comment fonctionne la liaison de calendrier Pexip Engage est une couche de planification qui s’ajoute par-dessus votre calendrier existant – Microsoft Office 365, Microsoft Exchange ou Google Agenda. Elle ne remplace pas votre calendrier : elle l’utilise pour créer et gérer les rendez-vous. Lorsque votre calendrier est lié : - **Les rendez-vous sont copiés automatiquement** – Les rendez-vous créés dans Pexip Engage sont automatiquement copiés dans votre calendrier professionnel. - **La disponibilité est vérifiée** – Pexip Engage consulte votre calendrier pour déterminer si vous êtes disponible lors de la prise de rendez-vous. > Tous les événements de votre calendrier sont pris en compte pour la vérification de disponibilité, à l’exception de ceux dont le statut est défini sur **Libre**. Les événements marqués comme Occupé, Provisoire, Absent du bureau ou tout autre statut bloqueront les créneaux correspondants. ## Lier votre calendrier Pour connecter votre calendrier professionnel à Pexip Engage : 1. Connectez-vous au Backoffice Engage. 2. Accédez à **Paramètres** (icône d’engrenage ou menu utilisateur). 3. Cliquez sur **Calendriers synchronisés**. 4. Sélectionnez votre fournisseur de calendrier : - **Google** pour Google Agenda - **Microsoft** pour Office 365 ou Exchange 5. Saisissez vos identifiants et autorisez l’accès. 6. Activez les options suivantes : - **Copier les rendez-vous** – Les rendez-vous créés dans Pexip Engage seront copiés dans votre calendrier. - **Utiliser pour la disponibilité** – Pexip Engage vérifiera ce calendrier lors de la détermination de votre disponibilité. 7. Cliquez sur **Enregistrer** pour finaliser la liaison. ## Gérer les calendriers liés Après avoir lié votre calendrier, vous pouvez : - **Activer ou désactiver la copie des rendez-vous** pour chaque calendrier connecté. - **Activer ou désactiver la vérification de disponibilité** pour chaque calendrier connecté. - **Dissocier un calendrier** si vous devez le remplacer ou le supprimer. > Si vous changez de fournisseur de calendrier (par exemple, de Google à Microsoft), dissociez d’abord l’ancien calendrier avant de lier le nouveau. --- ## Réattribution des rendez-vous URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/reassigning-appointments Attribuez un rendez-vous à un collègue ## Réattribuer un rendez-vous Pour transférer un rendez-vous à un collègue : 1. Ouvrez le rendez-vous concerné. 2. Cliquez sur **Réattribuer**. 3. Sélectionnez le collègue auquel vous souhaitez réattribuer le rendez-vous. 4. Choisissez un nouveau créneau parmi les disponibilités du collègue si nécessaire. 5. Confirmez la réattribution. ![Réattribution de rendez-vous](/_astro/appointment-reassign.B8Pw5vsH_ZqNxY4.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Réattribution de rendez-vous --- ## Replanification des rendez-vous URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/rescheduling-appointments Demandez au client de replanifier ou replanifiez vous-même ## Demander au client de replanifier Si vous devez modifier l’horaire d’un rendez-vous mais souhaitez laisser le client choisir un nouveau créneau : 1. Ouvrez le rendez-vous concerné. 2. Cliquez sur **Demander une replanification**. 3. Le client recevra un e-mail contenant un lien lui permettant de choisir un nouveau créneau parmi les disponibilités. ![Demande de replanification au client](/_astro/appointment-reschedule-customer.C0Mhyi3A_1FgsSy.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Demande de replanification au client ## Replanifier un rendez-vous Pour replanifier un rendez-vous vous-même : 1. Ouvrez le rendez-vous concerné. 2. Cliquez sur **Replanifier**. 3. Sélectionnez une nouvelle date et un nouvel horaire parmi les créneaux disponibles. 4. Confirmez la replanification. > Le client sera automatiquement notifié du changement par e-mail. ![Replanification par l’agent](/_astro/appointment-reschedule-agent.CRepkXg9_ceWR1.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Replanification par l’agent --- ## Consultation des rendez-vous URL: https://docs.pexipengage.com/fr/agents/viewing-appointments Recherchez et consultez les détails des rendez-vous ## Consultation de vos rendez-vous Vous pouvez consulter vos rendez-vous de deux manières : - **Onglet Calendrier** – Affiche vos rendez-vous dans une vue chronologique par date. Utilisez le sélecteur de date pour naviguer entre les jours. - **Onglet Rendez-vous** – Liste vos rendez-vous par statut (À venir, Terminés, Annulés, etc.), ce qui facilite le suivi des actions à mener. ## Détails du rendez-vous Cliquez sur un rendez-vous pour afficher ses détails complets : ### Questions et réponses Si un questionnaire a été configuré pour le sujet du rendez-vous, les réponses fournies par le client lors de la prise de rendez-vous s’affichent ici. ### Métadonnées Les métadonnées incluent les informations techniques sur le rendez-vous, telles que la date de création, le canal de réservation et les identifiants de référence. ### Notes internes Les notes internes sont visibles uniquement par les employés (agents, responsables et administrateurs). Elles ne sont jamais partagées avec le client. ### Historique L’historique retrace toutes les actions effectuées sur le rendez-vous : création, modifications, replanifications, annulations, etc. --- ## Connexion et compte URL: https://docs.pexipengage.com/fr/faq/account-and-access Questions fréquentes sur la connexion et la gestion du compte ## Je n’arrive pas à me connecter. Que dois-je faire ? Vérifiez les points suivants : 1. **URL correcte** – Assurez-vous d’utiliser la bonne URL de Backoffice. 2. **Adresse e-mail correcte** – Vérifiez que vous utilisez l’adresse e-mail associée à votre compte Pexip Engage. 3. **Mot de passe** – Cliquez sur **Mot de passe oublié** pour réinitialiser votre mot de passe. 4. **Compte suspendu** – Si votre compte a été suspendu par un administrateur, contactez-le pour le réactiver. 5. **SSO** – Si votre organisation utilise le SSO, connectez-vous via le bouton de connexion SSO plutôt que le formulaire standard. --- ## Rendez-vous et planification URL: https://docs.pexipengage.com/fr/faq/appointments-and-booking Questions fréquentes sur les rendez-vous, le plugin et les règles de planification ## Quels sont les différents rôles dans Pexip Engage ? Pexip Engage définit trois rôles : - **Agent** – Participe aux rendez-vous et gère son propre calendrier. - **Responsable de bureau** – Dispose des droits d’un agent plus la gestion des bureaux assignés (attributions, règles de planification, suivi des rendez-vous). - **Administrateur** – Dispose de tous les droits plus la gestion de l’organisation (sujets, résultats, bureaux, employés). Pour plus de détails, consultez la page [Utilisateurs et rôles](/fr/getting-started/users-roles). ## Pourquoi certains groupes de sujets ne sont-ils pas visibles dans le plugin ? Plusieurs raisons peuvent expliquer qu’un groupe de sujets ou un sujet n’apparaît pas dans le Plugin Engage : - **Aucun agent assigné** – Le sujet n’est attribué à aucun agent dans le bureau sélectionné. - **Aucune disponibilité** – Les agents assignés au sujet n’ont pas configuré d’heures de rendez-vous. - **Bureau inactif** – Le bureau est désactivé. - **Fenêtre de réservation expirée** – Tous les créneaux disponibles sont en dehors de la fenêtre de réservation (entre le premier et le dernier créneau affiché). ## Quelle est la différence entre un rendez-vous entrant et un rendez-vous sortant ? - **Rendez-vous entrant** – Le client a initié la prise de rendez-vous via le Plugin Engage. - **Rendez-vous sortant** – L’agent ou le responsable a créé le rendez-vous manuellement depuis le Backoffice Engage. ## Comment fonctionnent les règles de planification ? Les règles de planification définissent les conditions de prise de rendez-vous (durée, types de réunion, temps tampon, granularité, fenêtre de réservation). Elles sont configurées à trois niveaux : 1. **Niveau sujet** – Défini par l’administrateur lors de la création du sujet. 2. **Niveau bureau** – Le responsable peut ajuster les règles pour son bureau. 3. **Niveau agent** – L’agent peut remplacer certaines règles pour ses propres créneaux. Le niveau le plus spécifique prévaut. --- ## Synchronisation du calendrier URL: https://docs.pexipengage.com/fr/faq/calendar-and-availability Questions fréquentes sur la synchronisation du calendrier et les vacances ## Comment puis-je savoir si mon calendrier est correctement synchronisé ? Accédez à **Paramètres** > **Calendriers synchronisés**. Si votre calendrier est correctement connecté, vous verrez un indicateur de statut vert. Vous pouvez également vérifier que vos rendez-vous Pexip Engage apparaissent dans votre calendrier professionnel et vice-versa. ## Mon calendrier s’est déconnecté. Que dois-je faire ? Il arrive que la connexion au calendrier expire ou soit interrompue. Pour reconnecter votre calendrier : 1. Accédez à **Paramètres** > **Calendriers synchronisés**. 2. Dissociez le calendrier déconnecté. 3. Reliez-le en suivant les étapes de connexion (sélection du fournisseur, identifiants, activation des options). > Si le problème persiste, contactez votre administrateur. Un changement de mot de passe ou une révocation des autorisations peut nécessiter une nouvelle connexion. ## Est-ce que les modifications faites dans mon calendrier externe sont visibles dans Pexip Engage ? Oui, partiellement. Pexip Engage vérifie votre calendrier externe pour déterminer votre disponibilité. Si vous ajoutez un événement dans votre calendrier externe, ce créneau sera marqué comme indisponible dans Pexip Engage. Cependant, les détails de l’événement externe ne sont pas affichés dans le Backoffice Engage. > Seuls les événements dont le statut n’est pas **Libre** bloquent les créneaux dans Pexip Engage. ## Comment bloquer mes vacances dans Pexip Engage ? Vous avez deux options : 1. **Modèle journalier « Indisponible »** – Accédez à **Paramètres** > **Heures de rendez-vous** et appliquez le modèle journalier « Indisponible » aux jours concernés. 2. **Événement dans le calendrier externe** – Créez un événement « Absent du bureau » ou « Occupé » dans votre calendrier externe. Pexip Engage détectera automatiquement votre indisponibilité. --- ## Bureaux URL: https://docs.pexipengage.com/fr/faq/offices Questions fréquentes sur l'activation et la gestion des bureaux ## Comment activer ou désactiver un bureau ? 1. Accédez à l’onglet **Organisation** (administrateurs) ou **Équipe** (responsables). 2. Sélectionnez le bureau concerné. 3. Accédez aux **Paramètres** > **Bureau**. 4. Activez ou désactivez l’option **Actif**. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. > Un bureau désactivé n’apparaît pas dans le Plugin Engage et ne peut pas recevoir de nouveaux rendez-vous. Les rendez-vous existants ne sont pas affectés. --- ## Modifications et visibilité URL: https://docs.pexipengage.com/fr/faq/plugin-and-display Questions fréquentes sur la visibilité des modifications dans le plugin ## Pourquoi mes modifications ne sont-elles pas visibles dans le plugin ? Si vous avez modifié des sujets, des heures de rendez-vous ou des paramètres de bureau et que les changements n’apparaissent pas dans le Plugin Engage : - **Cache du navigateur** – Videz le cache de votre navigateur ou ouvrez le plugin en navigation privée. - **Délai de propagation** – Certaines modifications peuvent prendre quelques minutes pour se propager. - **Fenêtre de réservation** – Vérifiez que les paramètres « Premier créneau affiché » et « Dernier créneau affiché » incluent les créneaux attendus. - **Attributions manquantes** – Vérifiez que les sujets sont attribués à des agents dans le bureau concerné. - **Bureau actif** – Vérifiez que le bureau est activé. --- ## À propos de Pexip Engage URL: https://docs.pexipengage.com/fr/getting-started/about Présentation de Pexip Engage, de ses interfaces utilisateur et des rôles utilisateur ## Qu’est-ce que Pexip Engage ? Pexip Engage est une couche de planification qui s’intègre aux calendriers Microsoft Office 365, Microsoft Exchange et Google. Elle permet aux clients de planifier des rendez-vous avec des agents en fonction du lieu, de l’expertise et de la disponibilité. ![Vue d’ensemble de Pexip Engage](/_astro/all-overview.In8rk2G-_Z1zxIhQ.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Vue d’ensemble de Pexip Engage ## Interfaces utilisateur Pexip Engage propose deux interfaces utilisateur : - **Engage Backoffice** – Utilisé en interne par les agents, les responsables de bureau et les administrateurs pour créer et gérer le processus de prise de rendez-vous, y compris les profils des agents et des bureaux, la gestion de la disponibilité, la liaison des calendriers et les modifications de rendez-vous. - **Plugin Engage** – L’outil destiné aux clients pour la prise de rendez-vous. Il est partagé via des liens sur les sites web, les signatures d’e-mail et les campagnes marketing. Les étapes du flux sont configurables. ## Rôles Pexip Engage définit trois rôles pour les utilisateurs du Backoffice : | Rôle | Responsabilité | Accès | | --- | --- | --- | | Agent | Participe aux rendez-vous et gère son calendrier | Onglets Calendrier et Rendez-vous | | Responsable de bureau | Configure les règles régissant les rendez-vous, les agents et les bureaux | Onglet Équipe | | Administrateur | Configure Pexip Engage pour l’organisation | Onglet Organisation | Tous les utilisateurs du Backoffice peuvent accéder à l’aide en ligne et aux paramètres de leur compte. --- ## Compétences linguistiques des agents URL: https://docs.pexipengage.com/fr/getting-started/agent-language-expertise Explique comment configurer les compétences linguistiques pour votre organisation Pexip Engage veille à ce que le client soit orienté vers l’agent le plus pertinent pour un rendez-vous. Les agents peuvent indiquer leurs compétences linguistiques dans leur profil. Lors de la planification, si la langue du client correspond aux compétences d’un agent, celui-ci est privilégié. Si aucune correspondance de langue n’est trouvée, nous mettons tout de même votre client en relation avec l’agent disponible le plus qualifié, quelle que soit la langue. ## Fonctionnement et configuration ### Activer la fonctionnalité Le filtre de langue des agents s’active au **niveau de l’organisation**, ce qui permet à votre organisation de décider de son importance : - **Strict :** Activer cette fonctionnalité comme exigence stricte garantit que les agents possèdent des compétences linguistiques correspondant à celles du client qui réserve le rendez-vous. Dans ce mode, les agents sans compétence linguistique correspondante ne sont pas considérés comme planifiables. - **Indication :** Vous pouvez aussi définir le filtre comme une indication : les agents parlant une langue correspondante sont privilégiés, sans que ce soit obligatoire. Ces paramètres sont gérés par un administrateur dans le backoffice. ![Activer les compétences linguistiques des agents dans le backoffice](/_astro/agent-language-expertise-admin.D4HVCsyc_1Nkccl.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Activer les compétences linguistiques des agents dans le backoffice ### Gérer les compétences linguistiques des agents Les agents choisissent les langues qu’ils prennent en charge dans une liste basée sur les langues activées pour votre organisation. La gestion se fait dans le détail de l’employé, sous l’onglet **compétences linguistiques**. ![Compétences linguistiques d’un agent](/_astro/agent-language-expertise-agent.DyKJhkuY_2oA7dA.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Compétences linguistiques d’un agent Les agents peuvent sélectionner autant de langues qu’ils se sentent capables de prendre en charge. Les agents peuvent gérer eux-mêmes leurs compétences linguistiques, ou confier cette tâche à leur responsable de bureau ou à un administrateur. ### Détecter la langue du client - **Paramètres du navigateur :** Par défaut, la langue du client est déterminée par les paramètres de son navigateur. - **Client connu ou contexte du plugin :** Si la langue d’un client est connue ou définie via le contexte du plugin, cette préférence est prioritaire. ## Demander des ressources planifiables avec le filtre de langue Pour demander les ressources planifiables, ajoutez le paramètre de requête employee-language à une requête de ressources planifiables. Lorsque ce paramètre est présent, les résultats sont filtrés selon le paramètre défini au niveau de l’organisation. - **Strict** : Les résultats ne contiennent que les combinaisons de ressources planifiables comprenant un employé qui parle la langue requise. Si aucun employé de ce type n’est disponible, la requête renvoie un résultat vide. - **Indication** : Le paramètre de requête indiquant une compétence linguistique agit comme un filtre. Si des employés correspondants sont trouvés, seuls ceux-ci sont renvoyés. Sinon, les résultats sont identiques à ceux d’une requête sans filtre employee-languages. > La fonctionnalité de compétences linguistiques agit comme un **filtre de planification**, et non comme un filtre de disponibilité. Elle ne modifie donc **pas** la disponibilité des créneaux dans le planning. Les employés sont filtrés **avant** le planning. --- ## Rendez-vous hybrides URL: https://docs.pexipengage.com/fr/getting-started/hybrid-appointments Permettez aux clients et aux employés d'assister au même rendez-vous à la fois en personne et à distance. Les rendez-vous hybrides incluent automatiquement un lien de visioconférence, ce qui facilite la collaboration entre les participants présents dans une salle de réunion et ceux qui se connectent en ligne via des fournisseurs tels que Microsoft Teams ou Pexip. La configuration peut être gérée au niveau de l'organisation, du type de réunion et du rendez-vous. ## **Introduction** Un rendez-vous hybride réunit des participants présents sur place et à distance. Certaines personnes assistent physiquement au rendez-vous dans une salle de conférence, tandis que d’autres le rejoignent virtuellement via des outils de visioconférence comme Microsoft Teams ou Pexip. ## **Prérequis** - La fonctionnalité de rendez-vous hybrides doit être activée dans votre environnement. - Un fournisseur de visioconférence doit être configuré dans votre environnement. ## **Paramètres** Les paramètres des rendez-vous hybrides se gèrent depuis la vue administrateur 1. Accédez à **Paramètres** 2. Ouvrez **Général** 3. Les paramètres se trouvent sous **Planification** ### **Niveau de l’organisation** Le paramètre avancé de l’organisation `hybridAppointmentsEnabled` doit être défini sur `true` pour autoriser les rendez-vous hybrides. ![Active ou désactive le paramètre des rendez-vous hybrides pour toute l’organisation.](/_astro/hybrid-appointment-settings.BQAYKEmx_Z1Ns9Qa.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Active ou désactive le paramètre des rendez-vous hybrides pour toute l’organisation. ### **Niveau du type de réunion** Au niveau du type de réunion, vous définissez si les nouveaux rendez-vous sont hybrides par défaut. Les employés peuvent modifier ce paramètre lorsqu’ils planifient leurs rendez-vous, mais il s’applique toujours aux rendez-vous des clients. ![Modifier le comportement par défaut des rendez-vous hybrides par type de réunion.](/_astro/hybrid-appointments-meeting-types.DBLPafg4_24VwtU.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Modifier le comportement par défaut des rendez-vous hybrides par type de réunion. ## **Backoffice** Lorsqu’ils créent un rendez-vous (ou une invitation à un rendez-vous) depuis le backoffice, les employés peuvent indiquer s’ils souhaitent un rendez-vous hybride. L’interrupteur apparaît après avoir cliqué sur « Afficher plus ». Comme cette vue s’adresse à des agents qui ne savent pas forcément ce qu’est une réunion hybride, nous utilisons un libellé plus explicite : « Inclure un lien vidéo pour ce rendez-vous ». ![Interrupteur pour inclure un lien vidéo (c.-à-d. réunion hybride)](/_astro/hybrid-apointment-video-link.DKoMqYsx_Z278P3X.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 3 Interrupteur pour inclure un lien vidéo (c.-à-d. réunion hybride) > Actuellement, l’option n’est disponible que lors de la création d’un rendez-vous ou d’une invitation à un rendez-vous > Une fois qu’un rendez-vous est défini comme hybride, il n’est plus possible de le repasser en présentiel uniquement ## **Plugin** Comme indiqué précédemment, lorsqu’un client réserve un rendez-vous depuis le plugin, il ne peut pas indiquer si ce rendez-vous est hybride ou non. Le rendez-vous suit les paramètres par défaut définis pour chaque type de réunion. ## **E-mails** L’e-mail de confirmation contient un lien vers la visioconférence, qui permet au client de rejoindre le rendez-vous hybride. ![Rendez-vous hybride dans l’e-mail](/_astro/hybrid-appointment-email.DOsdYzZT_1DtWI0.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 4 Rendez-vous hybride dans l’e-mail --- ## Utilisateurs et rôles URL: https://docs.pexipengage.com/fr/getting-started/users-roles Comprendre les trois rôles dans Pexip Engage ## Présentation Chaque utilisateur du Backoffice est un **employé** disposant d’un ou plusieurs rôles. Les rôles déterminent les onglets et les fonctionnalités accessibles. ## Rôles ### Agent Les agents participent aux rendez-vous et gèrent leurs calendriers. **Accès :** - Onglet **Calendrier** – Consulter les rendez-vous par date - Onglet **Rendez-vous** – Consulter les rendez-vous par statut - Onglet **Équipe** – Consulter les informations du bureau et des collègues **Tâches principales :** - Lier les calendriers professionnels pour synchroniser la disponibilité - Configurer les heures de rendez-vous et les modèles - Consulter, replanifier, réattribuer, annuler et compléter les rendez-vous - Gérer les paramètres du compte et le profil ### Responsable de bureau Les responsables de bureau configurent les règles régissant les rendez-vous, les agents et les bureaux. **Accès :** - Onglet **Équipe** – Gérer les règles de planification et les attributions, et assurer le suivi des rendez-vous **Tâches principales :** - Attribuer les sujets aux agents - Configurer les règles de planification (durées, temps tampon, fenêtres de réservation) - Gérer les rendez-vous pour le compte des agents - Mettre à jour les informations du bureau ### Administrateur Les administrateurs configurent Pexip Engage pour l’organisation. **Accès :** - Onglet **Organisation** – Gérer les sujets, les résultats, les bureaux et les employés **Tâches principales :** - Créer et gérer les sujets et les groupes de sujets - Définir les résultats d’annulation et de complétion - Créer des bureaux et y affecter des agents et des responsables de bureau - Ajouter, modifier, suspendre et supprimer des employés ## Rôles multiples Un même employé peut avoir plusieurs rôles. Par exemple, un employé peut être à la fois agent et responsable de bureau, ce qui lui donne accès aux deux ensembles de fonctionnalités. Les rôles sont attribués par un administrateur. --- ## Attribution des sujets aux agents URL: https://docs.pexipengage.com/fr/managers/assign-subjects Déterminez quels agents peuvent proposer des rendez-vous pour chaque sujet ## Fonctionnement Les sujets et les groupes de sujets sont configurés par l’administrateur au niveau de l’organisation. En tant que responsable de bureau, votre rôle est d’attribuer ces sujets aux agents de votre bureau, en déterminant quels agents sont qualifiés pour traiter chaque sujet. ![Vue d’ensemble des attributions](/_astro/team-scheduling-overview.DYYjXxDz_Z1w6yUa.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Vue d’ensemble des attributions ## Attribuer des sujets aux agents 1. Accédez à l’onglet **Équipe**. 2. Sélectionnez votre **bureau**. 3. Cliquez sur **Planification** > **Attributions**. 4. La matrice d’attribution affiche les agents en lignes et les sujets en colonnes. 5. Cliquez sur le bouton correspondant à chaque combinaison agent-sujet pour activer ou désactiver l’attribution. | État | Signification | | --- | --- | | Activé | L’agent peut recevoir des rendez-vous pour ce sujet | | Désactivé | L’agent ne peut pas recevoir de rendez-vous pour ce sujet | ## Prioritisation des agents Lorsque plusieurs agents sont attribués au même sujet, vous pouvez définir un ordre de priorité : 1. Dans la matrice d’attribution, repérez les agents attribués à un sujet donné. 2. Utilisez les contrôles de priorité pour ajuster l’ordre des agents. 3. Les agents de priorité supérieure seront proposés en premier aux clients lors de la prise de rendez-vous. > La prioritisation est particulièrement utile lorsque vous souhaitez répartir la charge de travail entre les agents ou orienter les clients vers les agents les plus expérimentés pour un sujet donné. ## Bonnes pratiques - **Vérifiez les attributions après l’ajout d’un nouvel agent** – Les nouveaux agents n’ont aucun sujet attribué par défaut. - **Mettez à jour les attributions lorsque les compétences évoluent** – Si un agent acquiert de nouvelles compétences ou change de rôle, ajustez ses attributions en conséquence. - **Coordonnez-vous avec l’administrateur** – Si un sujet manque dans la liste, demandez à l’administrateur de le créer au niveau de l’organisation. --- ## Premiers pas en tant que responsable URL: https://docs.pexipengage.com/fr/managers/getting-started Connectez-vous et naviguez dans le Backoffice Engage ## Connexion 1. Accédez à l’URL de votre Backoffice (par exemple, `https://client.skedify.me/`). 2. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. 3. Cliquez sur **Se connecter**. > Si c’est votre première connexion ou si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur **Mot de passe oublié** pour recevoir un e-mail de réinitialisation. ## Découverte du Backoffice En tant que responsable de bureau, vous avez accès aux trois sections principales du Backoffice : ![Vue d’ensemble du Backoffice Responsable](/_astro/manager-overview.ClfARh13_ZPf5Wl.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Vue d’ensemble du Backoffice Responsable ### Calendrier L’onglet **Calendrier** affiche vos rendez-vous personnels organisés par date. Utilisez le sélecteur de date pour naviguer vers des jours spécifiques et consulter votre planning. ### Rendez-vous L’onglet **Rendez-vous** liste vos rendez-vous organisés par statut (par exemple, À venir, Terminés, Annulés). Utilisez cette vue pour retrouver rapidement les rendez-vous nécessitant une action. ### Équipe L’onglet **Équipe** est la section principale pour les responsables. Elle vous permet de : - Consulter et gérer les rendez-vous de tous les agents de votre bureau. - Configurer les règles de planification pour chaque sujet. - Attribuer les sujets aux agents. - Gérer les informations et les paramètres du bureau. > En tant que responsable de bureau, vous disposez de toutes les fonctionnalités d’un agent (gestion de votre calendrier, de vos rendez-vous et de vos paramètres), en plus des fonctionnalités de gestion d’équipe. ## Prochaines étapes 1. **Attribuez les sujets aux agents** – Déterminez quels agents peuvent proposer des rendez-vous pour chaque sujet. 2. **Configurez les règles de planification** – Définissez les types de réunion, les durées et les fenêtres de réservation. 3. **Renseignez les informations du bureau** – Ajoutez l’emplacement, les directions et les informations pratiques. --- ## Gestion des rendez-vous au nom des agents URL: https://docs.pexipengage.com/fr/managers/managing-appointments Consultez et gérez tous les rendez-vous de votre bureau ## Consultation des rendez-vous du bureau En tant que responsable de bureau, vous pouvez consulter et gérer les rendez-vous de tous les agents de votre bureau : 1. Accédez à l’onglet **Équipe**. 2. Sélectionnez votre **bureau**. 3. Cliquez sur **Suivi** > **Rendez-vous**. ![Vue d’ensemble des rendez-vous](/_astro/team-appointments.a2lT1x3b_Z1HMAOG.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Vue d’ensemble des rendez-vous ![Recherche d’agents](/_astro/team-appointments-search.CaxzeA6Y_17pS1H.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Recherche d’agents ![Sélection d’agents](/_astro/team-appointments-select.Dtwg2rcM_Z1owiNu.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 3 Sélection d’agents ![Filtre par date](/_astro/team-appointments-date.JW6lV7QY_Z2unpkc.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 4 Filtre par date ![Rendez-vous à venir](/_astro/team-appointments-upcoming.DdsCO7gA_ZK2Amy.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 5 Rendez-vous à venir ![Demandes de rendez-vous](/_astro/team-appointments-requests.SeOxxYbu_1mYaf3.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 6 Demandes de rendez-vous ## Filtrage des rendez-vous Utilisez les filtres disponibles pour affiner la liste des rendez-vous : | Filtre | Description | | --- | --- | | Agent | Filtrez les rendez-vous par agent spécifique ou affichez tous les agents | | Période | Sélectionnez une plage de dates pour limiter les résultats | | Statut | Filtrez par statut de rendez-vous (À venir, Terminé, Annulé, En attente, etc.) | ## Actions disponibles Pour chaque rendez-vous, vous pouvez effectuer les mêmes actions qu’un agent : - **Consulter les détails** – Cliquez sur un rendez-vous pour voir les questions et réponses, les métadonnées, les notes internes et l’historique. - **Replanifier** – Modifiez la date et l’heure du rendez-vous. - **Réattribuer** – Transférez le rendez-vous à un autre agent du bureau. - **Annuler** – Annulez le rendez-vous avec une raison si configurée. - **Compléter** – Marquez le rendez-vous comme terminé avec la durée et le résultat. - **Marquer comme absent** – Indiquez que le client ne s’est pas présenté. > En tant que responsable, vous pouvez gérer les rendez-vous de n’importe quel agent de votre bureau, ce qui est particulièrement utile en cas d’absence ou d’indisponibilité d’un agent. ## Suivi et rapports La vue des rendez-vous du bureau vous permet de : - **Identifier les rendez-vous en attente de confirmation** pour s’assurer qu’ils sont traités rapidement. - **Suivre les absences des clients** pour repérer les tendances. - **Vérifier la complétion des rendez-vous** pour s’assurer que les agents enregistrent correctement les résultats. --- ## Ajout des informations du bureau URL: https://docs.pexipengage.com/fr/managers/office-details Renseignez l'emplacement, les directions et les informations de stationnement ## Accéder aux paramètres du bureau 1. Accédez à l’onglet **Équipe**. 2. Sélectionnez votre **bureau**. 3. Cliquez sur **Paramètres** > **Bureau**. ![Page des détails du bureau](/_astro/team-office.CWD2357N_Z14ajym.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Page des détails du bureau ## Champs du bureau Renseignez les informations suivantes pour votre bureau : | Champ | Description | | --- | --- | | Actif | Activez ou désactivez le bureau. Un bureau désactivé n’apparaît pas dans le Plugin Engage et ne peut pas recevoir de rendez-vous. | | Virtuel | Indiquez si le bureau est un bureau virtuel (sans emplacement physique). Les bureaux virtuels ne proposent que des rendez-vous à distance (téléphone, visioconférence). | | Nom | Le nom du bureau tel qu’il sera affiché aux clients (par exemple, « Agence Bruxelles Centre »). | | Description | Une description du bureau, de ses services ou de ses spécificités. | | ID externe | Un identifiant externe permettant de lier le bureau à d’autres systèmes. | | Email | L’adresse e-mail de contact du bureau. | | Téléphone | Le numéro de téléphone du bureau. | | Adresse | L’adresse physique complète du bureau (rue, numéro, code postal, ville, pays). | | Fuseau horaire | Le fuseau horaire du bureau, utilisé pour l’affichage des créneaux de rendez-vous. | ## Directions Le champ **Directions** vous permet de fournir des indications pour accéder au bureau : - Décrivez comment se rendre au bureau depuis les principaux axes routiers ou transports en commun. - Mentionnez les repères visuels utiles (par exemple, « en face de la gare », « au 3e étage de l’immeuble »). - Indiquez les transports en commun à proximité (arrêts de bus, stations de métro). > Ces informations sont affichées aux clients dans le Plugin Engage après la confirmation de leur rendez-vous. ## Parking Le champ **Parking** vous permet de fournir des informations de stationnement : - Indiquez si un parking est disponible au bureau ou à proximité. - Précisez s’il est gratuit ou payant. - Mentionnez les options de stationnement alternatives (parking public, stationnement en voirie). ## Bonnes pratiques - **Maintenez les informations à jour** – Vérifiez régulièrement que l’adresse, le téléphone et les directions sont corrects. - **Utilisez des descriptions claires** – Les clients utilisent ces informations pour se rendre à votre bureau, soyez précis et concis. - **Désactivez le bureau si nécessaire** – Si le bureau ferme temporairement (travaux, déménagement), désactivez-le plutôt que de le supprimer. --- ## Configuration des règles de planification URL: https://docs.pexipengage.com/fr/managers/scheduling-rules Configurez les types de réunion, durées et fenêtres de réservation ## Accéder aux règles de planification 1. Accédez à l’onglet **Équipe**. 2. Sélectionnez votre **bureau**. 3. Cliquez sur **Planification** > **Règles**. ![Vue d’ensemble des règles de planification](/_astro/team-planning-rules.B_gO4ZMd_Z2c7Dpj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Vue d’ensemble des règles de planification ## Types de réunion Les types de réunion définissent les modalités de rendez-vous disponibles pour les clients. Les types courants incluent : | Type | Description | | --- | --- | | En personne | Le client se rend au bureau pour le rendez-vous | | Appel téléphonique | Le rendez-vous se déroule par téléphone | | Visioconférence | Le rendez-vous se déroule via un outil de visioconférence (par exemple, Microsoft Teams) | Activez ou désactivez les types de réunion selon les capacités de votre bureau et de vos agents. ## Règles par sujet Chaque sujet peut avoir ses propres règles de planification. Les paramètres disponibles sont : ![Règles de planification détaillées](/_astro/team-rules-expanded.CwGKXa2K_Z8LlvT.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Règles de planification détaillées ### Acceptation automatique Lorsque l’acceptation automatique est **activée**, les rendez-vous sont automatiquement confirmés dès la réservation par le client. Lorsqu’elle est **désactivée**, les rendez-vous nécessitent une confirmation manuelle de l’agent ou du responsable. ### Durée Définissez la durée par défaut des rendez-vous pour ce sujet (par exemple, 30 minutes, 45 minutes, 60 minutes). ### Temps tampon Le temps tampon est la période de repos ajoutée avant ou après chaque rendez-vous. Il permet à l’agent de se préparer ou de finaliser ses notes entre deux rendez-vous. > Par exemple, un temps tampon de 15 minutes après un rendez-vous de 30 minutes signifie que le créneau suivant ne sera disponible que 45 minutes après le début du rendez-vous précédent. ### Granularité La granularité détermine l’intervalle entre les créneaux de rendez-vous proposés aux clients. Par exemple : - **Granularité de 15 minutes** : les créneaux sont proposés à 9h00, 9h15, 9h30, etc. - **Granularité de 30 minutes** : les créneaux sont proposés à 9h00, 9h30, 10h00, etc. ### Premier créneau affiché Le délai minimum avant qu’un créneau ne soit proposé aux clients. Par exemple, si le premier créneau affiché est défini à **2 heures**, les clients ne pourront pas réserver un rendez-vous dans les 2 prochaines heures. ### Dernier créneau affiché Le délai maximum pendant lequel les créneaux sont affichés aux clients. Par exemple, si le dernier créneau affiché est défini à **30 jours**, les clients ne pourront pas réserver un rendez-vous au-delà de 30 jours. ### Rendez-vous simultanés maximum Le nombre maximum de rendez-vous qu’un agent peut avoir au même moment. Par défaut, cette valeur est de **1** (pas de chevauchement). > Augmentez cette valeur si vos agents peuvent gérer plusieurs rendez-vous en parallèle (par exemple, pour des sessions de groupe). ## Application des règles Les règles de planification s’appliquent dans l’ordre de priorité suivant : 1. **Règles par sujet** définies par le responsable de bureau (priorité la plus élevée). 2. **Règles par défaut du bureau** si aucune règle spécifique n’est définie pour le sujet. 3. **Remplacements par l’agent** qui peuvent ajuster certaines règles pour leurs propres créneaux. --- ## Création des flux du plugin Engage URL: https://docs.pexipengage.com/fr/plugin/workflows Concevez des parcours de réservation et générez des liens partageables ## Qu’est-ce que le Plugin Engage ? Le Plugin Engage est l’outil de réservation destiné aux clients. Il peut être intégré sur votre site web, partagé via un lien dans des e-mails, des signatures ou des campagnes marketing. Le plugin guide les clients à travers un parcours de réservation configurable. > La version actuelle du plugin est la **v2**. ## Fonctionnement Le plugin fonctionne en deux étapes principales : ### 1\. Page sandbox La page sandbox est un environnement de test qui vous permet de concevoir et de prévisualiser vos flux de réservation avant de les publier. Accédez-y depuis le Backoffice Engage. ![Configuration sandbox du plugin](/_astro/plugin-sandbox-callouts.CEAQil1x_Z1WQcEF.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Configuration sandbox du plugin ### 2\. Conception des flux Un flux de réservation définit les étapes que le client suivra pour prendre rendez-vous. Vous pouvez personnaliser les étapes affichées et leur ordre. ## URL du plugin Chaque flux génère une URL unique que vous pouvez partager avec vos clients. L’URL contient les paramètres de configuration qui déterminent le comportement du plugin. ![Copier le lien du plugin](/_astro/plugin-copy-link.COn30vEx_ZcXurz.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Copier le lien du plugin ## Options de configuration ### Intent L’intent définit l’objectif du flux de réservation. Il détermine le type d’action que le client peut effectuer (par exemple, prendre un nouveau rendez-vous, replanifier un rendez-vous existant). ### Flow Le paramètre Flow définit les étapes du parcours de réservation. Chaque lettre représente une étape : | Code | Étape | Description | | --- | --- | --- | | S | Sujet | Le client sélectionne le sujet du rendez-vous | | M | Type de réunion | Le client choisit le type de réunion (en personne, téléphone, visioconférence) | | E | Employé | Le client sélectionne un agent spécifique | | O | Bureau | Le client sélectionne un bureau | | T | Créneau horaire | Le client choisit une date et un horaire | | Q | Questionnaire | Le client répond aux questions configurées pour le sujet | | C | Confirmation | Le client confirme et valide son rendez-vous | | * | Toutes les étapes | Inclut toutes les étapes dans l’ordre par défaut | > Combinez les codes pour créer des parcours personnalisés. Par exemple, `SOETQC` affichera les étapes Sujet, Bureau, Employé, Créneau, Questionnaire et Confirmation dans cet ordre. ### Langue Définissez la langue d’affichage du plugin. Si des traductions ont été configurées pour les sujets et groupes de sujets, elles seront automatiquement utilisées. ### Filtres Les filtres vous permettent de pré-sélectionner ou de restreindre les options disponibles : | Filtre | Description | | --- | --- | | Bureau | Restreindre le plugin à un ou plusieurs bureaux spécifiques | | Sujet | Pré-sélectionner un sujet spécifique | | Groupe de sujets | Limiter les sujets affichés à un groupe de sujets donné | | Agent | Pré-sélectionner un agent spécifique | | Type de réunion | Pré-sélectionner un type de réunion | > Les filtres sont particulièrement utiles lorsque vous intégrez le plugin sur des pages spécifiques de votre site web. Par exemple, sur la page d’un bureau, vous pouvez pré-sélectionner ce bureau pour que le client n’ait pas à le choisir. ## Exemples d’utilisation ### Lien générique Un lien avec toutes les étapes (`*`) sans filtre permet au client de choisir librement le bureau, le sujet, l’agent et l’horaire. ### Lien pour un bureau spécifique Pré-sélectionnez le bureau et supprimez l’étape de sélection du bureau du flux pour simplifier le parcours client. ### Lien pour un sujet spécifique Pré-sélectionnez le sujet et supprimez l’étape de sélection du sujet pour permettre au client d’accéder directement à la sélection du créneau. --- ## Configuration des salles de réunion via Microsoft 365 URL: https://docs.pexipengage.com/fr/technical/microsoft-365-meeting-rooms Vous aide à configurer les salles de réunion via Microsoft 365 Les salles de réunion sont la toute dernière fonctionnalité de Pexip Engage. Grâce à cette nouvelle intégration, vous pouvez récupérer et synchroniser facilement toutes les salles de réunion de votre environnement Microsoft Office 365. Une fois importées, ces salles peuvent être configurées et sélectionnées directement dans le backoffice pour tous les rendez-vous que vous planifiez. Vous n’avez plus besoin de gérer les salles manuellement : la disponibilité est toujours à jour et les doubles réservations ou conflits de planification sont évités. Dans ce guide de configuration, nous vous expliquons le fonctionnement de la fonctionnalité Salles de réunion, y compris la procédure de configuration technique et les mesures de sécurité mises en place pour protéger vos données. # Comment cela fonctionne-t-il ? Grâce à l’intégration Office 365, nous pouvons utiliser le calendrier associé aux salles de réunion. Nos systèmes peuvent ainsi déterminer à tout moment si une salle de réunion est disponible ou occupée. Les événements pris en compte pour calculer la disponibilité d’une salle peuvent provenir de n’importe quelle source : peu importe qu’ils aient été réservés via Pexip Engage, directement depuis le calendrier Outlook ou depuis un autre système. Chaque fois qu’une salle de réunion est associée à un rendez-vous, notre système tente de réserver le créneau dans le calendrier de la salle. L’intégration ajoute des informations supplémentaires à ces événements, ce qui permet à d’autres systèmes et intégrations de travailler avec les rendez-vous Pexip Engage. ## Accorder le consentement administrateur à l’inscription d’application via le backoffice Cliquer sur le bouton « Connecter » lance le processus de consentement administrateur Azure pour notre inscription d’application. Un administrateur Azure doit se connecter et accorder le consentement administrateur pour que notre application puisse accéder aux ressources indiquées. Cette étape est nécessaire pour que notre application dispose des autorisations requises pour fonctionner correctement. Les autorisations d’application suivantes sont demandées : - `Place.Read.All` : Lire tous les lieux de l’entreprise - `Calendars.ReadWrite` : Lire et écrire les calendriers de toutes les boîtes aux lettres - `MailboxSettings.Read` : Lire les paramètres de boîte aux lettres de tous les utilisateurs {% table %} - **Environnement** - **Application (client) id** * * * - Production - `9562676d-15bc-4e68-92b7-615f8d989aa1` * * * - Staging - `46b7b524-6597-48ff-b4e0-82a38120d2cc` {% /table %} ![Bouton Connecter des salles de réunion Microsoft 365 dans le backoffice Pexip Engage](/_astro/meeting-rooms-backoffice-connect.aedKNn0z_10N07Y.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 Bouton Connecter des salles de réunion Microsoft 365 dans le backoffice Pexip Engage ## Limiter les autorisations de l’application à des salles de réunion spécifiques Par défaut, Microsoft nous permet de lire tous les événements de toutes les boîtes aux lettres de chaque salle de réunion et de chaque utilisateur. Nous vous recommandons de limiter notre inscription d’application aux salles de réunion qui seront utilisées dans la plateforme Pexip Engage. Pour savoir comment configurer cette limitation, consultez : [https://learn.microsoft.com/fr-fr/graph/auth-limit-mailbox-access](https://learn.microsoft.com/fr-fr/graph/auth-limit-mailbox-access) ## Synchroniser et configurer les salles de réunion dans le backoffice Une fois les étapes précédentes terminées, vous pouvez synchroniser les salles de réunion avec votre organisation. Pour cela, cliquez sur le bouton « Synchroniser » dans l’écran Salles de réunion. ![Vue d’ensemble des salles de réunion actives de votre organisation.](/_astro/meeting-rooms-backoffice-overview.msS_YpVJ_Z2u2eDB.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 2 Vue d’ensemble des salles de réunion actives de votre organisation. Les salles de réunion sont importées avec l’indicateur Actif désactivé. Pour pouvoir utiliser une salle de réunion dans votre environnement, vous devez d’abord la modifier et activer l’indicateur Actif. Après avoir activé une salle de réunion, vous devez l’associer à un bâtiment de bureau. Une salle de réunion ne peut pas être utilisée tant qu’elle n’est pas active et associée à un bureau. L’association se fait depuis le détail du bureau, par un responsable de bureau ou un administrateur. ![Bouton Ajouter une salle de réunion sur la page de détail du bureau dans le backoffice Pexip Engage.](/_astro/meeting-rooms-backoffice-link.dE-ZDb1L_Z1ITnx1.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 3 Bouton Ajouter une salle de réunion sur la page de détail du bureau dans le backoffice Pexip Engage. ### Documentation générale de Microsoft - [https://learn.microsoft.com/fr-fr/exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019](https://learn.microsoft.com/fr-fr/exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019) - [https://learn.microsoft.com/fr-fr/graph/auth-limit-mailbox-access](https://learn.microsoft.com/fr-fr/graph/auth-limit-mailbox-access) --- ## Microsoft Entra ID (OIDC) URL: https://docs.pexipengage.com/fr/technical/pexip-engage-backoffice-microsoft-entra-id-oidc-setup-documentation Ce guide vous aide à configurer OpenID Connect (OIDC) avec Microsoft Entra ID comme IdP. # Prérequis Pour commencer, vous avez besoin des éléments suivants : - Un compte administrateur pour l’application Pexip Engage Backoffice - Un compte disposant du rôle Administrateur d’application (ou supérieur) sur le tenant Azure Entra de votre organisation # Installation et configuration ## Créer l’intégration Microsoft Entra ID dans l’application Pexip Engage Backoffice 1. Connectez-vous à l’application Pexip Engage Backoffice 2. Accédez à Organisation 1. Cliquez sur Intégrations 2. Cliquez sur Connexions 3. Cliquez sur Connecter à côté de Microsoft Entra ID ![](/_astro/oidc-admin-connect.aPe5dSCk_ZyPqHt.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Écran 1 ## Contacter le support Pexip Engage pour configurer votre URI de redirection Contactez [support@pexipengage.com](mailto:support@pexipengage.com) ou la personne qui vous a envoyé cette documentation pour demander la configuration de votre URI de redirection. Indiquez l’URL de l’application Backoffice dans votre demande. ## Configurer votre tenant Microsoft Entra 1. Connectez-vous au portail Azure 2. Accédez à Répertoires + abonnements 3. Copiez l’ID de répertoire du tenant que vous souhaitez utiliser pour le SSO 4. Collez l’ID de répertoire dans le champ ID du tenant 5. Cliquez sur Enregistrer ## Accorder le consentement administrateur 1. Cliquez sur Accorder le consentement administrateur 2. Connectez-vous à Microsoft Entra ID avec votre compte administrateur 3. Cliquez sur Accepter ## Redirection automatique vers le fournisseur d’identité Microsoft Entra ID Vous n’aurez ainsi plus besoin de choisir manuellement l’option Microsoft Entra ID lors de la connexion à l’application Pexip Engage Backoffice. Nous vous redirigeons automatiquement vers la page de connexion de l’IdP. 1. Accédez à Organisation 2. Cliquez sur Intégrations 3. Cliquez sur Connexions 4. Sélectionnez Microsoft Entra ID (OIDC) dans la liste déroulante de redirection. Cette option n’est disponible que lorsque l’intégration SSO (Microsoft Entra ID) est active --- ## Engage-documentatie URL: https://docs.pexipengage.com/nl Stapsgewijze handleidingen voor medewerkers, kantoormanagers en beheerders die de Engage Backoffice gebruiken. # Engage-documentatie Blader op rol om stapsgewijze instructies te vinden voor uw dagelijkse taken. 1. [Over Pexip Engage](/nl/getting-started/about/) 2. [Gebruikers en rollen](/nl/getting-started/users-roles/) 3. [Hybride afspraken](/nl/getting-started/hybrid-appointments/) 4. [Taalexpertise van medewerkers](/nl/getting-started/agent-language-expertise/) 1. [Aan de slag als medewerker](/nl/agents/getting-started/) 2. [Uw agenda's koppelen](/nl/agents/link-calendar/) 3. [Afspraakuren](/nl/agents/appointment-hours/) 4. [Afspraken bekijken](/nl/agents/viewing-appointments/) 5. [Afspraken herplannen](/nl/agents/rescheduling-appointments/) 6. [Afspraken opnieuw toewijzen](/nl/agents/reassigning-appointments/) 7. [Interne notities](/nl/agents/internal-notes/) 8. [Afspraken annuleren](/nl/agents/cancelling-appointments/) 9. [Afspraken bevestigen](/nl/agents/confirming-appointments/) 10. [Afspraken voltooien](/nl/agents/completing-appointments/) 11. [Uw accountinstellingen beheren](/nl/agents/account-settings/) 12. [Een vergaderruimte toevoegen aan een afspraak](/nl/agents/adding-meeting-room-to-appointment/) 1. [Aan de slag als kantoormanager](/nl/managers/getting-started/) 2. [Onderwerpen toewijzen aan medewerkers](/nl/managers/assign-subjects/) 3. [Afspraken beheren namens medewerkers](/nl/managers/managing-appointments/) 4. [Planningsregels instellen](/nl/managers/scheduling-rules/) 5. [Kantoorgegevens toevoegen](/nl/managers/office-details/) 1. [Aan de slag als beheerder](/nl/administrators/getting-started/) 2. [Onderwerpgroepen beheren](/nl/administrators/categories/) 3. [Onderwerpen beheren](/nl/administrators/subjects/) 4. [Vragenlijsten maken](/nl/administrators/questionnaires/) 5. [Vertalingen](/nl/administrators/translations/) 6. [Werken met resultaten](/nl/administrators/outcomes/) 7. [Werken met kantoren](/nl/administrators/offices/) 8. [Medewerkers toevoegen](/nl/administrators/adding-employees/) 9. [Medewerkers beheren](/nl/administrators/managing-employees/) 1. [Engage plugin-workflows aanmaken](/nl/plugin/workflows/) 1. [Vergaderruimtes instellen via Microsoft 365](/nl/technical/microsoft-365-meeting-rooms/) 2. [Microsoft Entra ID (OIDC)](/nl/technical/pexip-engage-backoffice-microsoft-entra-id-oidc-setup-documentation/) 1. [Agenda en synchronisatie](/nl/faq/calendar-and-availability/) 2. [Beschikbaarheid en planning](/nl/faq/appointments-and-booking/) 3. [Rollen en toegang](/nl/faq/account-and-access/) 4. [Kantoren](/nl/faq/offices/) 5. [Plugin en boekingen](/nl/faq/plugin-and-display/) --- ## Medewerkers toevoegen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/adding-employees Voeg nieuwe teamleden toe via SSO of handmatige activering ## Overzicht Als beheerder beheert u de medewerkers in uw Pexip Engage-omgeving. U kunt nieuwe medewerkers uitnodigen, hun gegevens bijwerken, en accounts schorsen of verwijderen wanneer dat nodig is. ## Medewerkers bekijken 1. Ga naar het tabblad **Organisatie**. 2. Selecteer **Medewerkers**. 3. U ziet een overzicht van alle medewerkers met hun naam, e-mailadres, rol en status. ![Medewerkerslijst](/_astro/admin-employees.WxmSq42O_Z2lPODA.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Medewerkerslijst > Gebruik de zoekfunctie om snel een specifieke medewerker te vinden. ## Een medewerker toevoegen U kunt medewerkers op twee manieren toevoegen: ### Via SSO (Single Sign-On) Als uw organisatie SSO heeft geconfigureerd: 1. Ga naar **Organisatie** > **Medewerkers**. 2. Klik op **\+ Medewerker toevoegen**. 3. Selecteer **SSO-activering**. 4. Voer het **e-mailadres** van de medewerker in. 5. Selecteer de **rol** (Medewerker, Kantoormanager of Beheerder). 6. Klik op **Uitnodigen**. > De medewerker kan zich aanmelden met de bestaande SSO-inloggegevens van de organisatie. ### Via handmatige activering Als u geen SSO gebruikt: 1. Ga naar **Organisatie** > **Medewerkers**. 2. Klik op **\+ Medewerker toevoegen**. 3. Selecteer **Handmatige activering**. 4. Voer het **e-mailadres** van de medewerker in. 5. Selecteer de **rol** (Medewerker, Kantoormanager of Beheerder). 6. Klik op **Uitnodigen**. > De medewerker ontvangt een uitnodigingsmail met een activatielink waarmee hij of zij een wachtwoord kan aanmaken en het account kan activeren. ## Een medewerker toewijzen aan kantoren Na het toevoegen van een medewerker moet u deze aan een of meer kantoren toewijzen: 1. Ga naar **Organisatie** > **Medewerkers**. 2. Selecteer de medewerker. 3. Ga naar **Kantoren**. 4. Klik op **\+ Kantoor toevoegen**. 5. Selecteer het kantoor of de kantoren waaraan de medewerker moet worden gekoppeld. 6. Klik op **Opslaan**. ![Medewerker toewijzen aan kantoor](/_astro/admin-assign-agent.BBheQ37Q_Mqa8t.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Medewerker toewijzen aan kantoor > Een medewerker moet aan ten minste één kantoor zijn toegewezen om afspraken te kunnen ontvangen. --- ## Customising calendar event templates URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/calendar-event-templates Change the title and content of the calendar events that Agents and customers receive for appointments and listings Deze inhoud is nog niet vertaald. When an appointment is booked, Pexip Engage adds a calendar event to the calendars of the people involved. The event also appears in the **Add to calendar** links (Google Calendar, Outlook and iCal) that customers receive. As an Administrator, you can change the title and content of these events. ## Available templates There are three calendar event templates. Each one has its own **Title** and **Content**. | Context | Receiver | Used for | | --- | --- | --- | | Appointment | Employee | The event in the calendar of the Agents attending the appointment | | Appointment | Customer | The event the customer and other participants add to their calendar | | Listing | Employee | The event in an Agent’s calendar for a listing time slot | You can’t create a separate template for each subject or meeting type. To show different content for, say, video and office meetings, use conditions inside the template (see [Showing content conditionally](#showing-content-conditionally)). > You can’t change the location of the event. Pexip Engage sets it automatically: the office address for office meetings, the address the customer entered for meetings on location, and the video link for accepted video meetings. Phone meetings have no location. ## Editing a template 1. Go to **Settings** > **Templates**. 2. Select a template with the type **Calendar event template**. 3. On the **Edit** tab, turn on **Customized**. Until you do, the default template is used and the fields can’t be edited. 4. Change the **Title** and **Content**. 5. Click **Save**. Templates marked **Customized** in the list use your version. To go back to the default template, turn off **Customized** and click **Save**. > Saving changes to a customized template makes it live immediately. Try out changes in a staging environment first. ## Previewing a template Select the **Preview** tab to see the event filled with example data. You can switch between: | Option | Description | | --- | --- | | Office, On location, Phone, Video | Icon buttons that show the event for each meeting type. Only the meeting types your organisation uses appear | | View as primary participant / View as additional participant | Icon buttons that show the event as the main participant or an extra participant | | Language list | Show the event in the selected language | Hover over an icon button to see its name. > Check the preview before saving. If a template has a mistake, such as a misspelled field name, that part stays empty in the event instead of showing an error. ## Template syntax Templates use [Handlebars](https://handlebarsjs.com/guide/). You add appointment data to the template by placing a field name between curly braces: ``` {{{appointment.primaryCustomer.fullName}}} - {{{appointment.subject.name.value}}} ``` - Use three braces, `{{{ }}}`, to show the value as it is. With two braces, `{{ }}`, characters such as `&` and `'` are encoded, which can look wrong in some calendars. - The content is plain text. Line breaks are kept, but HTML and formatting are not shown as formatting. - Text fields that can be translated, such as subject names and descriptions, end in `.value`: `{{{appointment.subject.name.value}}}`. ## Available fields ### In all templates | Field | Description | | --- | --- | | enterprise.name | Your organisation’s name | | enterprise.logoUrl | Link to your organisation’s logo | | enterprise.termsAndConditionsUrl | Link to your terms and conditions | | language | Language of the person receiving the event, such as en | | timeZone | Time zone of the person receiving the event | | receiver.fullName, receiver.firstName, receiver.lastName | Name of the person receiving the event | | receiver.email, receiver.phoneNumber | Contact details of the person receiving the event | | receiver.type | EMPLOYEE or CUSTOMER | ### Appointment | Field | Description | | --- | --- | | appointment.start, appointment.end | Start and end time (use with the date helper) | | appointment.duration | Duration in minutes, as a number such as 30 | | appointment.meetingType | OFFICE, PHONE, VIDEO or ON_LOCATION | | appointment.status | Status of the appointment | | appointment.externalId | Your reference for the appointment | | appointment.messageForCustomer | Message for the customer | | appointment.internalNotes | Internal notes (only show these in the Employee template) | | appointment.metadata | Extra data added to the appointment by an integration | | appointment.subject.name.value | Subject name | | appointment.subject.description.value | Subject description | | appointment.subject.instructions.value | Subject instructions | | appointment.subject.subjectGroup.name.value | Subject group name | | appointment.office.name.value | Office name | | appointment.office.email, appointment.office.phoneNumber | Office contact details | | appointment.office.directions.value | Directions to the office | | appointment.office.parkingInfo.value | Parking information | | appointment.office.location.formattedAddress | Office address | | appointment.location.formattedAddress | Address for meetings on location | | appointment.leadSegment.code, appointment.leadSegment.description | Lead segment | ### Agent: `appointment.primaryEmployee` | Field | Description | | --- | --- | | fullName, firstName, lastName | Name | | email | Email address | | communicationEmail | Email address used for communication | | phoneNumber | Phone number | | function.value | Job title | | description.value | Profile description | | profilePictureUrl | Link to the profile picture | | staticVideoUrl | Personal video meeting link | | externalId | Your reference for the Agent | | language, timeZone | Language and time zone | For example: `{{{appointment.primaryEmployee.function.value}}}`. ### Customer: `appointment.primaryCustomer` | Field | Description | | --- | --- | | fullName, firstName, lastName | Name | | email | Email address | | phoneNumber | Phone number | | company | Company | | customerNumber | Customer number | | notes | Notes about the customer | | location.formattedAddress | Address | | existing | Whether the customer is an existing customer | | externalId | Your reference for the customer | | language, timeZone | Language and time zone | ### Participants | Field | Description | | --- | --- | | appointment.appointmentParticipants | List of everyone taking part in the appointment | | appointment.secondaryAppointmentParticipants | List of additional participants | Each participant in these lists has `participant.fullName`, `participant.email`, `participant.phoneNumber` and `role` (`PRIMARY` or `SECONDARY`). ### Links for the person receiving the event | Field | Description | | --- | --- | | receiver.links.videoUrl | Link to join the video meeting | | receiver.links.destinationVideoUrl | Direct link to the video meeting. Falls back to videoUrl. The default Employee template uses this link | | receiver.links.videoTestUrl | Link to test audio and video before the meeting | | receiver.links.pluginEditUrl | Link to reschedule the appointment | | receiver.links.pluginCancelUrl | Link to cancel the appointment | | receiver.links.pluginDeclineUrl | Link to decline the appointment | | receiver.links.pluginInviteUrl | Link to invite other participants | | receiver.links.googleCalendarUrl | Link to add the appointment to Google Calendar | | receiver.links.office365CalendarUrl | Link to add the appointment to Outlook | | receiver.links.icalUrl | Link to download the appointment as an iCal file | | receiver.links.backofficeAppointmentDetailUrl | Link to the appointment in the backoffice (for Agents) | These links are only available when the person receiving the event takes part in the appointment. ### Questionnaire answers: `appointment.answers` Each answer has `question.label.value` (the question), `value` (the answer), `selectedAnswerOptions` (the chosen options, each with `label.value`) and `files` (uploaded files, each with `originalFileName`). ### Listing | Field | Description | | --- | --- | | listingTimeSlot.start, listingTimeSlot.end | Start and end time of the time slot | | listingTimeSlot.bookable | Whether the time slot can be booked | | listingTimeSlot.isExclusiveForReceiver | Whether the time slot is only for this Agent | | listingTimeSlot.listing.name.value | Listing name | | listingTimeSlot.listing.description.value | Listing description | | listingTimeSlot.listing.location.formattedAddress | Listing address | | listingTimeSlot.listing.active | Whether the listing is active | ## Showing content conditionally Use `{{#if}}` to show content only when a field has a value, and `{{else}}` for an alternative: ``` {{#if appointment.primaryCustomer.company}} Company: {{{appointment.primaryCustomer.company}}}{{/if}} ``` Use `{{#each}}` to repeat content for each item in a list. Inside the loop, `this` is the current item: ``` {{#if appointment.secondaryAppointmentParticipants.length}} Additional participants: {{#each appointment.secondaryAppointmentParticipants}} - {{{this.participant.fullName}}} {{this.participant.email}} {{/each}}{{/if}} ``` The following helpers are available: | Helper | Example | Description | | --- | --- | --- | | if / else | {{#if appointment.internalNotes}}…{{else}}…{{/if}} | Show content when a value is present | | unless | {{#unless @last}}, {{/unless}} | Show content when a value is missing | | each | {{#each appointment.answers}}…{{/each}} | Repeat content for each item; @last is true for the last item | | eq / neq | {{#if (eq appointment.meetingType "VIDEO")}}…{{/if}} | Check whether two values are equal or different | | and / or | {{#if (or appointment.internalNotes appointment.metadata)}}…{{/if}} | Combine exactly two conditions | | includes | {{#if (includes appointment.meetingType "OFFICE" "ON_LOCATION")}}…{{/if}} | Check whether a value is one of several options | | date | {{date appointment.start "EEEE d MMMM yyyy, HH:mm"}} | Format a date in the receiver’s language and time zone, using date-fns format codes | | concat | {{concat appointment.office.name.value " - " appointment.subject.name.value}} | Join text together | | encodeUrl | https://example.com/{{encodeUrl appointment.office.name.value}} | Make text safe to use in a link. Characters such as &, ?, = and # are not encoded | | year | {{year}} | The current year | | translate | {{{translate 'appointment.employee.title'}}} | Show a standard text in the receiver’s language (see below) | | mapObjectToTopLevelProperties | {{#each (mapObjectToTopLevelProperties appointment.metadata)}}{{this.key}}: {{this.value}}{{/each}} | List each item in the metadata | ## Translating template text There is one template for all languages. Each event is shown in the language of the person receiving it. The `translate` helper shows a standard text in the receiver’s language. The default templates use these texts: | Key | English text | | --- | --- | | global.how | How | | global.subject | Subject | | global.description | Description | | global.yes / global.no | yes / no | | appointment.actions.view | View appointment | | appointment.meetingTypes.office.title | A meeting at our office. | | appointment.meetingTypes.onLocation.title | A meeting at a location you chose. | | appointment.meetingTypes.phone.title | A phone meeting. | | appointment.meetingTypes.video.title | A video meeting. | | appointment.meetingTypes.video.joinMeeting | Join the meeting | | appointment.customer.title | Customer details | | appointment.employee.title | Your contact | | appointment.internalNotes.title | Internal notes | | appointment.metadata.title | Metadata | | appointment.questionnaire.title | Questionnaire | | appointment.secondaryParticipants.title | Additional participants | | listing.title | Title | | listing.description | Description | | listing.locationDescription | Location description | | listing.isListingActive | Is listing active? | | listing.isExclusiveForYouAsEmployee | Is exclusive for you as contact? | | listing.isTimeSlotBookable | Is time slot bookable? | These texts are available in English, Dutch, French, German, Danish and Norwegian. To use your own wording, you have two options: - **Write the text in the template.** To show different text per language, check the `language` field: ``` {{#if (eq language "nl")}}Uw contactpersoon{{else if (eq language "fr")}}Votre contact{{else}}Your contact{{/if}} ``` - **Change the standard texts.** Contact support with the texts you want to use, and we’ll replace the standard texts for you. ## Example This title shows the subject and the Agent’s name, and the content adds the date and a join link for video meetings: **Title** ``` {{{appointment.subject.name.value}}} with {{{appointment.primaryEmployee.fullName}}} ``` **Content** ``` {{date appointment.start "EEEE d MMMM, HH:mm"}} {{#if (eq appointment.meetingType "VIDEO")}} {{{translate "appointment.meetingTypes.video.joinMeeting"}}}: {{{receiver.links.videoUrl}}}{{/if}} {{{translate "appointment.employee.title"}}}:{{{appointment.primaryEmployee.fullName}}}{{#if appointment.primaryEmployee.function}}{{{appointment.primaryEmployee.function.value}}}{{/if}}{{appointment.primaryEmployee.email}} Need to change your appointment?{{{receiver.links.pluginEditUrl}}} {{#if appointment.answers.length}}{{{translate "appointment.questionnaire.title"}}}: {{#each appointment.answers}}{{#if (eq this.answerType "SUBJECT_QUESTIONNAIRE") }}{{this.question.label.value}} {{#if (includes this.question.inputType "SELECT" "MULTI_SELECT")}}{{#each this.selectedAnswerOptions }}{{this.label.value}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}{{else if (includes this.question.inputType "FILE" "MULTI_FILE") }}{{#each this.files}}{{this.originalFileName}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}{{else}}{{this.value}}{{/if}} {{/if}}{{/each}}{{/if}} {{{translate "appointment.metadata.title"}}}:{{#each (mapObjectToTopLevelProperties appointment.metadata)}}{{this.key}}: {{this.value}}{{/each}} ``` --- ## Onderwerpgroepen beheren URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/categories Maak en organiseer de onderwerpgroepen die uw onderwerpen bundelen ## Overzicht Onderwerpen en onderwerpgroepen vormen de basis van het afspraakproces in Pexip Engage. Onderwerpgroepen bundelen gerelateerde onderwerpen, en onderwerpen vertegenwoordigen de specifieke thema’s waarvoor klanten afspraken kunnen boeken. ## Onderwerpen bekijken 1. Ga naar het tabblad **Organisatie**. 2. Selecteer **Onderwerpen**. 3. U ziet een overzicht van alle onderwerpgroepen en hun bijbehorende onderwerpen. ![Overzicht onderwerpen](/_astro/admin-subjects.CtlGN0Ko_FSh8c.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Overzicht onderwerpen ## Onderwerpgroepen toevoegen Onderwerpgroepen helpen om onderwerpen logisch te ordenen (bijvoorbeeld “Hypotheek”, “Verzekeringen”, “Beleggingen”): 1. Ga naar **Organisatie** > **Onderwerpen**. 2. Klik op **\+ Onderwerpgroep toevoegen**. ![Onderwerpgroep toevoegen](/_astro/dropdown_subject_category.CpoyR2xL_1wsh7O.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Onderwerpgroep toevoegen 3. Voer een **Naam** in voor de onderwerpgroep. 4. Voeg eventueel een **Beschrijving** toe. 5. Stel de **Volgorde** in (bepaalt de weergavepositie in de plugin). 6. Klik op **Opslaan**. ![Onderwerpgroep bewerken](/_astro/category-edit.Hui8kZmE_3lr3N.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 3 Onderwerpgroep bewerken --- ## Aan de slag als beheerder URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/getting-started Log in en navigeer door het Engage Backoffice ## Inloggen 1. Ga naar de URL van uw Backoffice (bijvoorbeeld `https://client.skedify.me/`). 2. Voer uw e-mailadres en wachtwoord in. 3. Klik op **Inloggen**. > Als u uw wachtwoord bent vergeten, klik dan op **Wachtwoord vergeten** om een e-mail te ontvangen waarmee u uw wachtwoord kunt resetten. ## Navigatie door het Backoffice Als beheerder heeft u toegang tot alle secties in het Backoffice, inclusief het tabblad **Organisatie** dat exclusief voor beheerders is. ### Tabblad Agenda Het tabblad Agenda toont uw eigen afspraken geordend op datum. Gebruik de datumkiezer om naar specifieke dagen te navigeren. ### Tabblad Afspraken Het tabblad Afspraken toont een lijst van uw afspraken geordend op status (bijvoorbeeld Aanstaand, Voltooid, Geannuleerd). ### Tabblad Team Het tabblad Team toont informatie over kantoren, medewerkers en hun toewijzingen. Als beheerder kunt u alle kantoren bekijken en beheren. ### Tabblad Organisatie Het tabblad Organisatie is de belangrijkste werkomgeving voor beheerders. Hier kunt u: - **Onderwerpen en onderwerpgroepen beheren** – Maak de thema’s aan waarvoor klanten afspraken kunnen boeken. - **Resultaten configureren** – Definieer redenen voor annulering en voltooiing van afspraken. - **Kantoren aanmaken en beheren** – Stel kantoorlocaties in en wijs medewerkers toe. - **Medewerkers beheren** – Voeg teamleden toe, wijzig hun gegevens en beheer hun accounts. - **Organisatie-instellingen configureren** – Beheer algemene instellingen voor uw Pexip Engage-omgeving. ![Overzicht Backoffice voor beheerders](/_astro/admin-overview.duy1Fua__7LRkj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Overzicht Backoffice voor beheerders ## Volgende stappen Als beheerder begint u doorgaans met de volgende taken: 1. **Onderwerpen en onderwerpgroepen aanmaken** – Definieer de thema’s waarvoor klanten afspraken kunnen boeken. 2. **Kantoren aanmaken** – Stel de kantoorlocaties in waar afspraken plaatsvinden. 3. **Medewerkers toevoegen** – Nodig teamleden uit en wijs ze toe aan kantoren. 4. **Planningsregels configureren** – Stel standaardregels in voor afspraakduur, vergadertypes en boekingsvensters. --- ## Medewerkers beheren URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/managing-employees Bewerk, schors en verwijder teamleden ## Gegevens van een medewerker wijzigen Om de gegevens van een medewerker bij te werken: 1. Ga naar **Organisatie** > **Medewerkers**. 2. Selecteer de medewerker. 3. Wijzig de gewenste velden: - **Voornaam** en **Achternaam** - **E-mailadres** - **Telefoonnummer** - **Functie** - **Rol** (Medewerker, Kantoormanager of Beheerder) - **Taal** en **Tijdzone** 4. Klik op **Opslaan**. ## Een medewerker schorsen Schorsen deactiveert het account van een medewerker tijdelijk zonder het te verwijderen: 1. Ga naar **Organisatie** > **Medewerkers**. 2. Selecteer de medewerker. 3. Klik op **Schorsen**. 4. Bevestig de actie. Gevolgen van schorsing: - De medewerker kan niet meer inloggen in het Backoffice. - Nieuwe afspraken kunnen niet meer bij deze medewerker worden geboekt. - Bestaande afspraken blijven behouden maar moeten mogelijk worden overgedragen. > Om een geschorste medewerker opnieuw te activeren, selecteert u de medewerker en klikt u op **Activeren**. ## Een medewerker verwijderen Het verwijderen van een medewerker is een permanente actie: 1. Ga naar **Organisatie** > **Medewerkers**. 2. Selecteer de medewerker. 3. Klik op **Verwijderen**. 4. Bevestig de actie. > **Let op:** het verwijderen van een medewerker kan niet ongedaan worden gemaakt. Overweeg eerst te schorsen als u niet zeker bent. Bestaande afspraken van de verwijderde medewerker moeten opnieuw worden toegewezen. --- ## Werken met kantoren URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/offices Maak kantoren aan en wijs medewerkers en kantoormanagers toe ## Overzicht Kantoren vertegenwoordigen de locaties waar afspraken plaatsvinden. Als beheerder maakt u kantoren aan, wijst u medewerkers toe en benoemt u kantoormanagers die de dagelijkse planning beheren. ## Kantoren bekijken 1. Ga naar het tabblad **Organisatie**. 2. Selecteer **Kantoren**. 3. U ziet een overzicht van alle kantoren in uw organisatie. ## Een kantoor aanmaken 1. Ga naar **Organisatie** > **Kantoren**. 2. Klik op **\+ Kantoor toevoegen**. 3. Vul de basisgegevens in: | Veld | Beschrijving | | --- | --- | | Naam | De naam van het kantoor (bijvoorbeeld “Filiaal Antwerpen”) | | Adres | Het volledige adres inclusief straat, huisnummer, postcode en stad | | E-mail | Het contacte-mailadres van het kantoor | | Telefoon | Het telefoonnummer van het kantoor | | Tijdzone | De tijdzone waarin het kantoor opereert | | Virtueel | Markeer als het kantoor geen fysieke locatie heeft | 4. Klik op **Opslaan**. > Na het aanmaken van een kantoor moet u medewerkers en ten minste één kantoormanager toewijzen voordat het kantoor operationeel is. ## Medewerkers toewijzen aan een kantoor Om medewerkers aan een kantoor toe te wijzen: 1. Ga naar **Organisatie** > **Kantoren**. 2. Selecteer het kantoor. 3. Ga naar **Medewerkers**. 4. Klik op **\+ Medewerker toevoegen**. 5. Selecteer de medewerker(s) die u wilt toewijzen. 6. Klik op **Opslaan**. ![Medewerker toevoegen aan kantoor](/_astro/admin-add-contact.C9Lg76C-_291bIg.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Medewerker toevoegen aan kantoor > Een medewerker kan aan meerdere kantoren worden toegewezen. De medewerker beheert dan de beschikbaarheid per kantoor via de afspraakuren-instellingen. ## Kantoormanagers toewijzen Kantoormanagers beheren de dagelijkse planning en configuratie van een kantoor: 1. Ga naar **Organisatie** > **Kantoren**. 2. Selecteer het kantoor. 3. Ga naar **Kantoormanagers**. 4. Klik op **\+ Kantoormanager toevoegen**. 5. Selecteer de gebruiker(s) die u als kantoormanager wilt aanwijzen. 6. Klik op **Opslaan**. ![Kantoormanager toevoegen](/_astro/admin-add-manager.C9CY7TZq_ZGUgOC.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Kantoormanager toevoegen > Een kantoormanager kan meerdere kantoren beheren. Zorg ervoor dat elk kantoor ten minste één kantoormanager heeft. ## Een kantoor activeren of deactiveren Om een kantoor tijdelijk onbeschikbaar te maken voor boekingen: 1. Ga naar **Organisatie** > **Kantoren**. 2. Selecteer het kantoor. 3. Schakel de optie **Actief** uit. 4. Klik op **Opslaan**. > Gedeactiveerde kantoren verschijnen niet in de Engage Plugin en er kunnen geen nieuwe afspraken voor worden geboekt. Bestaande afspraken blijven behouden. ## Best practices - Geef kantoren duidelijke, herkenbare namen die klanten helpen bij het kiezen van de juiste locatie. - Wijs altijd ten minste één kantoormanager toe per kantoor. - Deactiveer kantoren bij tijdelijke sluiting in plaats van ze te verwijderen, zodat historische gegevens behouden blijven. - Controleer regelmatig of de adresgegevens en contactinformatie actueel zijn. --- ## Werken met resultaten URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/outcomes Definieer redenen voor annulering en voltooiing van afspraken ## Overzicht Resultaten stellen u in staat om gestandaardiseerde redenen vast te leggen wanneer afspraken worden voltooid of geannuleerd. Dit biedt waardevolle inzichten voor rapportage en procesverbetering. ## Resultaten toevoegen Om een nieuw resultaat aan te maken: 1. Ga naar het tabblad **Organisatie**. 2. Selecteer **Resultaten**. 3. Klik op **\+ Resultaat toevoegen**. 4. Voer een **Naam** in voor het resultaat (bijvoorbeeld “Succesvol afgerond”, “Klant heeft afgezegd”, “Technisch probleem”). 5. Selecteer het **Type**: - **Voltooiing** – Wordt aangeboden wanneer een medewerker een afspraak voltooit. - **Annulering** – Wordt aangeboden wanneer een afspraak wordt geannuleerd. 6. Voeg eventueel een **Beschrijving** toe. 7. Klik op **Opslaan**. ## Resultaatlijsten maken Resultaatlijsten groeperen meerdere resultaten zodat u ze eenvoudig aan onderwerpen kunt toewijzen: 1. Ga naar **Organisatie** > **Resultaten**. 2. Klik op **\+ Resultaatlijst toevoegen**. 3. Voer een **Naam** in voor de lijst (bijvoorbeeld “Standaard voltooiingsredenen”). 4. Voeg de gewenste **resultaten** toe aan de lijst. 5. Stel de **volgorde** in waarin de resultaten worden weergegeven. 6. Klik op **Opslaan**. > U kunt meerdere resultaatlijsten aanmaken voor verschillende scenario’s, bijvoorbeeld een lijst voor voltooiingsredenen en een aparte lijst voor annuleringsredenen. ## Resultaatlijsten toewijzen aan onderwerpen Om een resultaatlijst aan een onderwerp te koppelen: 1. Ga naar **Organisatie** > **Onderwerpen**. 2. Selecteer het onderwerp waaraan u de resultaatlijst wilt koppelen. 3. Ga naar de **Resultaten**\-instellingen. 4. Selecteer de gewenste **Voltooiingslijst** en/of **Annuleringslijst**. 5. Klik op **Opslaan**. > Wanneer een resultaatlijst is gekoppeld, wordt de medewerker bij het voltooien of annuleren van een afspraak gevraagd om een resultaat te selecteren uit de lijst. ## Best practices - Maak resultaten specifiek genoeg om bruikbare inzichten te bieden, maar niet zo gedetailleerd dat medewerkers te veel keuzes hebben. - Gebruik consistente naamgeving zodat rapporten gemakkelijk te interpreteren zijn. - Evalueer de resultaatlijsten periodiek en pas ze aan op basis van de behoeften van uw organisatie. --- ## Vragenlijsten maken URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/questionnaires Maak vragenlijsten om informatie van klanten te verzamelen vóór afspraken U kunt vragenlijsten koppelen aan onderwerpen om informatie van klanten te verzamelen voordat de afspraak plaatsvindt: 1. Selecteer het onderwerp. 2. Ga naar **Vragenlijst**. 3. Klik op **\+ Vraag toevoegen**. 4. Selecteer het vraagtype: | Vraagtype | Beschrijving | | --- | --- | | Tekstveld | Een open tekstveld waarin de klant vrij kan typen | | Meerkeuzevraag | De klant kiest één optie uit een lijst | | Selectievakjes | De klant kan meerdere opties aanvinken | | Bestandsupload | De klant kan een bestand uploaden (bijvoorbeeld een document of foto) | 5. Voer de **Vraagtekst** in. 6. Stel in of de vraag **verplicht** is. 7. Klik op **Opslaan**. ![Vragenlijsteditor](/_astro/questionnaire_add.XVomp-CH_Z1WzYPN.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Vragenlijsteditor ![Vragen herschikken](/_astro/q_add_move.DpNpWjym_88iEf.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Vragen herschikken > De antwoorden op de vragenlijst zijn zichtbaar voor de medewerker in de afspraakdetails onder het gedeelte “Vragen & Antwoorden”. --- ## Onderwerpen beheren URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/subjects Maak onderwerpen aan en configureer hun planningsregels Onderwerpen zijn de specifieke thema’s binnen een onderwerpgroep waarvoor klanten afspraken kunnen boeken. ## Onderwerpen toevoegen 1. Ga naar **Organisatie** > **Onderwerpen**. 2. Selecteer de onderwerpgroep waaraan u een onderwerp wilt toevoegen. 3. Klik op **\+ Onderwerp toevoegen**. ![Knop onderwerp toevoegen](/_astro/button_subject.D3y3WkuT_Z1GVYBJ.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Knop onderwerp toevoegen 4. Voer een **Naam** in voor het onderwerp. 5. Voeg eventueel een **Beschrijving** toe. 6. Stel de **Volgorde** in. 7. Klik op **Opslaan**. ## Planningsregels per onderwerp Voor elk onderwerp kunt u standaard planningsregels instellen die gelden voor alle kantoren: 1. Selecteer het onderwerp. 2. Ga naar **Planningsregels**. 3. Configureer de volgende instellingen: | Instelling | Beschrijving | | --- | --- | | Vergadertypes | Welke vergadertypes beschikbaar zijn (op kantoor, telefonisch, video, bij de klant) | | Duur | De standaardduur van een afspraak | | Buffertijd | Tijd voor en/of na een afspraak waarin geen andere afspraken kunnen worden gepland | | Granulariteit | Het interval waarmee tijdsloten worden aangeboden | | Automatisch accepteren | Of afspraken automatisch worden bevestigd | 4. Klik op **Opslaan**. > Kantoormanagers kunnen deze regels op kantoorniveau overschrijven indien nodig. ![Planningsregels voor onderwerp](/_astro/subject-planning.BEqE__j1_21vgoj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Planningsregels voor onderwerp --- ## Vertalingen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/administrators/translations Vertaal de inhoud van onderwerpen en onderwerpgroepen naar andere talen Als uw organisatie meerdere talen ondersteunt, kunt u vertalingen toevoegen voor onderwerpgroepen en onderwerpen: 1. Selecteer de onderwerpgroep of het onderwerp. 2. Ga naar **Vertalingen**. 3. Voeg vertalingen toe voor elke ondersteunde taal. 4. Vertaal de **Naam** en de **Beschrijving**. 5. Vertaal eventueel ook de vragen in de vragenlijst. 6. Klik op **Opslaan**. ![Vertalingenpagina](/_astro/admin-translations.BPbzj0OF_Z1Kvv41.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Vertalingenpagina > Zorg ervoor dat vertalingen beschikbaar zijn voor alle talen die in de Engage Plugin worden aangeboden. --- ## Uw accountinstellingen beheren URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/account-settings Werk uw profiel, foto, wachtwoord en voorkeuren bij ![Pagina accountinstellingen](/_astro/agent-account-settings.BaqSSrlN_2wWwya.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Pagina accountinstellingen ## Profielfoto Uw profielfoto wordt weergegeven in het Backoffice en kan ook zichtbaar zijn voor klanten in de Engage Plugin. ### Aanbevolen formaten - **SVG** – Vectorformaat, schaalt zonder kwaliteitsverlies. - **PNG of JPEG** – Gebruik een afbeelding van minimaal **300 x 300 pixels** voor de beste kwaliteit. ### Uw foto instellen 1. Ga naar **Accountinstellingen**. 2. Klik op uw huidige profielfoto of het tijdelijke pictogram. 3. Upload een nieuwe afbeelding. 4. Klik op **Opslaan**. ## Contactgegevens Werk uw persoonlijke gegevens bij zodat klanten en collega’s u kunnen bereiken: 1. Ga naar **Accountinstellingen**. 2. Werk de volgende velden bij: | Veld | Beschrijving | | --- | --- | | Voornaam | Uw voornaam zoals weergegeven aan klanten | | Achternaam | Uw achternaam zoals weergegeven aan klanten | | E-mail | Uw e-mailadres voor meldingen en communicatie | | Telefoon | Uw telefoonnummer (optioneel) | | Functie | Uw functietitel (bijvoorbeeld “Financieel adviseur”) | | Introductie | Een korte introductietekst die zichtbaar kan zijn voor klanten | | Videolink | Een link naar uw videovergaderruimte (bijvoorbeeld Microsoft Teams of Zoom) | 3. Klik op **Opslaan**. ## Een wachtwoordwijziging aanvragen 1. Ga naar **Account-instellingen** > **Beveiliging**. 2. Klik onder **Wachtwoord** op **Wachtwoord resetten**. 3. Volg de instructies in de e-mail om uw wachtwoord te wijzigen. ![Wachtwoordsectie met de knop Wachtwoord resetten](/_astro/agent-account-security-password-reset.D-M6g2vw_Z1GV2pI.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Wachtwoordsectie met de knop Wachtwoord resetten ## Authenticatiegegevens bekijken 1. Ga naar **Account-instellingen** > **Beveiliging**. 2. Bekijk onder **Authenticatiegegevens** uw **E-mail** en **Externe ID**. > Uw systeembeheerder beheert deze gegevens. U kunt ze niet wijzigen op deze pagina. ## Taal en tijdzone Om uw taal- en tijdzone-instellingen bij te werken: 1. Ga naar **Accountinstellingen**. 2. Selecteer uw gewenste **Taal** in het dropdownmenu. 3. Selecteer uw **Tijdzone**. 4. Klik op **Opslaan**. > De taalinstelling bepaalt de taal van de Backoffice-interface en de meldingen die u ontvangt. ## Rol en toegewezen kantoren U kunt uw toegewezen rol en kantoren bekijken: 1. Ga naar **Accountinstellingen**. 2. Uw **Rol** (Medewerker, Kantoormanager of Beheerder) wordt weergegeven. 3. Onder **Toegewezen kantoren** ziet u de kantoren waaraan u bent gekoppeld. > Neem contact op met uw beheerder als uw rol of kantoortoewijzingen moeten worden gewijzigd. --- ## Een vergaderruimte toevoegen aan een afspraak URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/adding-meeting-room-to-appointment Legt uit hoe medewerkers een vergaderruimte aan een afspraak toewijzen ### Een afspraak aanmaken Bij het aanmaken van een afspraak kunnen medewerkers een vergaderruimte selecteren die aan het gekozen kantoor is gekoppeld. Medewerkers zien de beschikbaarheid van de vergaderruimte, rekening houdend met zowel interne (d.w.z. Pexip) als externe afspraken. ![Afspraak aanmaken](/_astro/meeting-room-appointment-assign.DDHGdW6r_24gWCq.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Afspraak aanmaken ### Bestaande afspraak Medewerkers kunnen vergaderruimtes toevoegen aan, wijzigen in of verwijderen uit bestaande afspraken. Dit is vooral handig wanneer: - Een klant een afspraak heeft geboekt via de plugin en de medewerker een vergaderruimte wil reserveren - Er extra deelnemers voor de vergadering zijn uitgenodigd en de oorspronkelijke vergaderruimte niet groot genoeg is, zodat de medewerker een grotere vergaderruimte wil toewijzen Vergaderruimtes **kunnen niet worden gereserveerd** voor **afspraakuitnodigingen**, omdat de datum en het tijdstip van de afspraak dan nog niet bekend zijn. Zonder deze informatie kunnen we de beschikbaarheid van de ruimte niet bevestigen en geen reservering maken. --- ## Afspraakuren URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/appointment-hours Stel in wanneer klanten afspraken bij u kunnen boeken met weeksjablonen, dagsjablonen en aangepaste planningsregels ## Overzicht Afspraakuren bepalen wanneer klanten afspraken bij u kunnen boeken. U configureert ze met behulp van **weeksjablonen** en **dagsjablonen**. > Uw kantoormanager kan uw afspraakuren ook namens u bijwerken. ## Weeksjablonen ### Standaardsjabloon Elke medewerker heeft een **Standaard** weeksjabloon. Dit is standaard leeg – u moet uren en kantoren toevoegen voordat klanten bij u kunnen boeken. Om het standaardsjabloon te configureren: 1. Ga naar **Accountinstellingen** > **Afspraakuren**. 2. Selecteer het **Standaard** sjabloon. 3. Klik op **Slots configureren**. 4. Klik en sleep op het weekrooster om tijdsblokken voor elke dag aan te maken. 5. Selecteer de **kantoren** waar u beschikbaar bent tijdens die tijden. 6. Kies of afspraken **automatisch moeten worden geaccepteerd** of **handmatige bevestiging** vereisen. 7. Klik op **Opslaan**. ### Extra weeksjablonen U kunt extra weeksjablonen aanmaken voor terugkerende roosters (bijvoorbeeld een afwisselend weekpatroon): 1. Ga naar **Accountinstellingen** > **Afspraakuren**. 2. Klik op **\+ Nieuw sjabloon**. 3. Voer een **Naam** in voor het sjabloon. 4. Stel de **Volgorde** in (bepaalt de weergavepositie). 5. Kies een **Kleur** (helpt om sjablonen op de agenda te onderscheiden). 6. Configureer de tijdsloten, kantoren en bevestigingsinstellingen zoals hierboven beschreven. 7. Klik op **Opslaan**. ### Weeksjablonen toepassen op de agenda Om een weeksjabloon aan specifieke weken toe te wijzen: 1. Ga naar **Accountinstellingen** > **Afspraakuren**. 2. Navigeer naar de agendaweergave. 3. Klik en sleep over de datums die u wilt toewijzen. 4. Selecteer het sjabloon dat u wilt toepassen. > U kunt sjablonen tot 11 maanden vooruit toewijzen. ## Dagsjablonen Dagsjablonen worden gebruikt voor **uitzonderingen** op uw reguliere weekrooster, zoals een halve dag of een opleidingsdag. ### Standaard “Niet beschikbaar”-sjabloon Een ingebouwd **Niet beschikbaar** dagsjabloon is standaard beschikbaar. Pas dit toe op elke dag waarop u niet beschikbaar bent voor afspraken. ### Dagsjablonen aanmaken 1. Ga naar **Accountinstellingen** > **Afspraakuren**. 2. Klik onder **Dagsjablonen** op **\+ Nieuw sjabloon**. 3. Voer een **Naam** in voor het sjabloon. 4. Configureer de tijdsloten, kantoren en bevestigingsinstellingen. 5. Klik op **Opslaan**. ### Dagsjablonen toepassen 1. Navigeer naar de agendaweergave in uw afspraakuren-instellingen. 2. Selecteer de specifieke dag die u wilt overschrijven. 3. Wijs het dagsjabloon toe. > Dagsjablonen overschrijven het weeksjabloon voor die specifieke dag. ## Planningsregels overschrijven Standaard volgen uw afspraakuren de planningsregels die door uw kantoormanager zijn ingesteld. U kunt deze voor specifieke tijdsblokken overschrijven: 1. Klik bij het configureren van een tijdslot op **Geavanceerde opties tonen**. ![Geavanceerde sjabloonopties](/_astro/templates-advanced.D9eGFf8R_Z18rCB3.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Geavanceerde sjabloonopties 2. Schakel **Standaard planningsregels overschrijven** in. ![Planningsregels overschrijven](/_astro/template-override.9cFlGGAT_Z2qsrkS.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Planningsregels overschrijven 3. Schakel de **onderwerpen** in die u tijdens dat tijdslot wilt aanbieden. 4. Selecteer de **vergadertypes** die beschikbaar zijn voor die onderwerpen. ![Selectie van vergadertypes](/_astro/template-types.BvRpFo7v_Z2kOKcH.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 3 Selectie van vergadertypes 5. Klik op **Opslaan**. > Door planningsregels te overschrijven kunt u andere onderwerpen of vergadertypes aanbieden buiten de standaard kantoorconfiguratie. --- ## Afspraken annuleren URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/cancelling-appointments Annuleer een afspraak en informeer de klant Om een afspraak te annuleren: 1. Open de afspraak. 2. Klik op **Annuleren**. 3. Selecteer een **annuleringsreden** (indien geconfigureerd door uw beheerder). 4. Bevestig de annulering. > De klant ontvangt een melding dat de afspraak is geannuleerd. ![Afspraak annuleren](/_astro/appointment-cancel.DFHkFRUw_daKrY.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Afspraak annuleren --- ## Afspraken voltooien URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/completing-appointments Markeer afspraken als voltooid, heropen ze of registreer no-shows ## Een afspraak voltooien Na afloop van een afspraak kunt u deze voltooien: 1. Open de afspraak. 2. Klik op **Voltooien**. 3. Voer de **duur** van de afspraak in (indien gevraagd). 4. Selecteer een **resultaat** (indien geconfigureerd door uw beheerder). 5. Bevestig de voltooiing. ![Afspraak voltooien](/_astro/appointment-complete.BPLnngMT_17EVUR.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Afspraak voltooien ## Een afspraak heropenen Als een afspraak per ongeluk is voltooid of geannuleerd: 1. Open de afspraak. 2. Klik op **Heropenen**. 3. De afspraak keert terug naar de vorige status. ![Afspraak heropenen](/_astro/appointment-reopen.CT5dpcP4_1tNL43.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Afspraak heropenen ## Klant niet verschenen Als een klant niet op de afspraak verschijnt: 1. Open de afspraak. 2. Klik op **Klant niet verschenen**. 3. De afspraak wordt gemarkeerd met de status “Niet verschenen”. ![Klant niet verschenen](/_astro/appointment-no-show.CAHrFszD_2sjDWh.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 3 Klant niet verschenen > Uw beheerder kan rapporten genereren over niet-verschenen afspraken voor opvolgingsdoeleinden. --- ## Afspraken bevestigen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/confirming-appointments Accepteer afspraakverzoeken van klanten Als een afspraak handmatige bevestiging vereist, verschijnt deze met de status **Wachtend op bevestiging**: 1. Open de afspraak. 2. Bekijk de afspraakdetails. 3. Klik op **Bevestigen** om de afspraak te accepteren, of op **Weigeren** om deze af te wijzen. ![Afspraak accepteren](/_astro/appointment-accept.HLzGcKbf_Z2scFP2.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Afspraak accepteren --- ## Aan de slag als medewerker URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/getting-started Activeer uw account, log in en maak kennis met het Engage Backoffice ## Uw account activeren Wanneer uw beheerder u toevoegt aan Pexip Engage, ontvangt u een uitnodigingsmail. Om uw account te activeren: 1. Open de uitnodigingsmail en klik op de activatielink. 2. Voer uw **Voornaam** en **Achternaam** in. 3. Bevestig uw **E-mailadres**. 4. Maak een **Wachtwoord** aan. Uw wachtwoord moet aan de volgende vereisten voldoen: - Minstens 1 cijfer - Minstens 1 symbool - Geen herhalende delen 5. Selecteer uw gewenste **Taal**. 6. Selecteer uw **Tijdzone**. 7. Klik op **Activeren** om de configuratie te voltooien. ## Inloggen 1. Ga naar de URL van uw Backoffice (bijvoorbeeld `https://client.skedify.me/`). 2. Voer uw e-mailadres en wachtwoord in. 3. Klik op **Inloggen**. > Als dit uw eerste aanmelding is of als u uw wachtwoord bent vergeten, klik dan op **Wachtwoord vergeten** om een e-mail te ontvangen waarmee u uw wachtwoord kunt resetten. ## Kennismaking met het Backoffice Zodra u bent ingelogd, ziet u de volgende onderdelen: ![Overzicht Backoffice voor medewerkers](/_astro/agent-overview.CRR7U2Wl_1io0v2.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Overzicht Backoffice voor medewerkers ### Tabblad Agenda Het tabblad Agenda toont uw afspraken geordend op datum. Gebruik de datumkiezer om naar specifieke dagen te navigeren en uw planning te bekijken. ### Tabblad Afspraken Het tabblad Afspraken toont een lijst van uw afspraken geordend op status (bijvoorbeeld Aanstaand, Voltooid, Geannuleerd). Gebruik deze weergave om snel afspraken te vinden die aandacht vereisen. ### Tabblad Team Het tabblad Team toont informatie over uw kantoor en collega’s. Afhankelijk van uw rechten kunt u teamplanningen en toewijzingen bekijken. ### Help Klik op de knop **Help** om toegang te krijgen tot de online documentatie en ondersteuningsbronnen. ### Accountinstellingen Ga naar uw accountinstellingen om uw profiel, agendakoppelingen, afspraakuren en voorkeuren te beheren. ## Volgende stappen Nu uw account is ingesteld, doorloopt u deze stappen om afspraken te beginnen ontvangen: 1. **Koppel uw agenda** – Verbind uw werkagenda zodat afspraken automatisch worden gesynchroniseerd. 2. **Stel uw beschikbaarheid in** – Configureer uw afspraakuren zodat klanten bij u kunnen boeken. 3. **Controleer uw accountinstellingen** – Werk uw profielfoto, contactgegevens en voorkeuren bij. --- ## Interne notities URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/internal-notes Voeg notities toe die alleen zichtbaar zijn voor uw team Interne notities zijn alleen zichtbaar voor medewerkers en kantoormanagers – klanten kunnen ze niet zien. 1. Open de afspraak. 2. Ga naar het gedeelte **Interne notities**. 3. Voer uw notitie in. 4. Klik op **Opslaan**. ![Interne notities](/_astro/note.BVDX0JPU_4owbR.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Interne notities --- ## Uw agenda's koppelen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/link-calendar Verbind uw werkagenda om afspraken en beschikbaarheid te synchroniseren ## Hoe agendakoppeling werkt Pexip Engage fungeert als een planningslaag bovenop uw bestaande agenda. Het ondersteunt **Microsoft Office 365**, **Microsoft Exchange** en **Google**\-agenda’s. Wanneer uw agenda is gekoppeld: - **Engage-afspraken worden automatisch gekopieerd** naar uw werkagenda, zodat u altijd een volledig overzicht heeft van uw planning. - **Afspraken worden alleen aangeboden op vrije momenten** in uw werkagenda. Alle items in uw werkagenda worden meegenomen bij het bepalen van uw beschikbaarheid, behalve die met de status “Vrij”. > Elk item in uw werkagenda dat niet de status “Vrij” heeft, blokkeert dat tijdslot zodat het niet aan klanten wordt aangeboden. ## Uw agenda koppelen 1. Log in op het Backoffice. 2. Ga naar **Accountinstellingen**. 3. Selecteer **Gesynchroniseerde agenda’s**. 4. Kies uw agendaprovider: - **Google** – voor Google Agenda - **Microsoft** – voor Office 365 of Exchange 5. Voer uw inloggegevens in en verleen de vereiste machtigingen. 6. Schakel **Afspraken kopiëren** in om Engage-afspraken naar uw werkagenda te synchroniseren. 7. Schakel **Gebruiken voor beschikbaarheid** in zodat Engage uw agenda controleert op vrij/bezet-informatie. 8. Klik op **Opslaan**. ## De koppeling testen Controleer na het koppelen van uw agenda of de verbinding correct werkt: 1. Ga naar het tabblad **Agenda** in het Backoffice. 2. Controleer of uw werkagenda-items naast uw Engage-afspraken verschijnen. 3. Bevestig dat tijdsloten die geblokkeerd zijn door werkagenda-items niet meer aan klanten worden aangeboden. > Als uw items niet verschijnen, wacht dan enkele minuten totdat de eerste synchronisatie is voltooid. Als het probleem aanhoudt, probeer dan uw agenda te ontkoppelen en opnieuw te koppelen. --- ## Afspraken opnieuw toewijzen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/reassigning-appointments Wijs een afspraak toe aan een collega Om een afspraak over te dragen aan een andere medewerker: 1. Open de afspraak. 2. Klik op **Toewijzen aan collega**. 3. Selecteer de medewerker aan wie u de afspraak wilt toewijzen. 4. Bevestig de toewijzing. > De geselecteerde collega moet beschikbaar zijn op het geplande tijdstip. ![Afspraak opnieuw toewijzen](/_astro/appointment-reassign.B8Pw5vsH_ZqNxY4.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Afspraak opnieuw toewijzen --- ## Afspraken herplannen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/rescheduling-appointments Vraag de klant om te herplannen of herplan zelf ## De klant vragen om te herplannen Als u wilt dat de klant zelf een nieuw tijdstip kiest: 1. Open de afspraak. 2. Klik op **Klant vragen om te herplannen**. 3. De klant ontvangt een e-mail met een link om een nieuw tijdslot te kiezen. > Deze optie is handig wanneer u wilt dat de klant een moment kiest dat voor hen het beste uitkomt. ![Klant verzoeken om te herplannen](/_astro/appointment-reschedule-customer.C0Mhyi3A_1FgsSy.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Klant verzoeken om te herplannen ## Een afspraak zelf herplannen Om een afspraak naar een ander tijdstip te verplaatsen: 1. Open de afspraak. 2. Klik op **Herplannen**. 3. Selecteer een nieuwe datum en een nieuw tijdslot. 4. Bevestig de herplanning. > De klant ontvangt een melding over het nieuwe tijdstip. ![Herplannen door medewerker](/_astro/appointment-reschedule-agent.CRepkXg9_ceWR1.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Herplannen door medewerker --- ## Afspraken bekijken URL: https://docs.pexipengage.com/nl/agents/viewing-appointments Zoek en bekijk afspraakdetails in het Backoffice U kunt uw afspraken bekijken via twee tabbladen: - **Tabblad Agenda** – Toont uw afspraken op een tijdlijn, geordend per dag. Gebruik de datumkiezer om naar specifieke datums te navigeren. - **Tabblad Afspraken** – Toont een lijst van al uw afspraken, gefilterd op status (bijvoorbeeld Aanstaand, Voltooid, Geannuleerd). ## Afspraakdetails Wanneer u een afspraak opent, vindt u de volgende secties: ### Vragen & Antwoorden Toont de antwoorden die de klant heeft gegeven bij het boeken van de afspraak. Deze informatie helpt u om het gesprek voor te bereiden. ### Metadata Bevat aanvullende gegevens over de afspraak, zoals het boekingskanaal, het tijdstip van aanmaak en eventuele externe referenties. ### Interne notities Een gedeelte waar u en uw collega’s notities kunnen toevoegen die alleen zichtbaar zijn voor Backoffice-gebruikers. Klanten kunnen deze notities niet zien. ### Geschiedenis Toont een chronologisch overzicht van alle wijzigingen aan de afspraak, inclusief statusveranderingen, herplanningen en toewijzingen. --- ## Rollen en toegang URL: https://docs.pexipengage.com/nl/faq/account-and-access Veelgestelde vragen over rollen, toegang en inloggen ## Wat zijn de verschillende rollen in Pexip Engage? Pexip Engage kent drie rollen: | Rol | Beschrijving | | --- | --- | | Medewerker | Neemt deel aan afspraken en beheert de eigen agenda | | Kantoormanager | Beheert de planning, toewijzingen en regels van een of meer kantoren | | Beheerder | Configureert de gehele Pexip Engage-omgeving | Raadpleeg [Gebruikers en rollen](/nl/getting-started/users-roles) voor een volledig overzicht. ## Ik kan niet inloggen. Wat moet ik doen? Als u niet kunt inloggen: 1. **Controleer uw e-mailadres** – Zorg ervoor dat u het juiste e-mailadres gebruikt. 2. **Reset uw wachtwoord** – Klik op **Wachtwoord vergeten** op de inlogpagina om een resetlink te ontvangen. 3. **Controleer uw e-mail** – De resetlink kan in uw spammap terechtkomen. 4. **Controleer of uw account actief is** – Uw account kan geschorst zijn door een beheerder. > Als u na het resetten van uw wachtwoord nog steeds niet kunt inloggen, neem dan contact op met uw beheerder. --- ## Beschikbaarheid en planning URL: https://docs.pexipengage.com/nl/faq/appointments-and-booking Veelgestelde vragen over beschikbaarheid, planning en afspraken ## Hoe stel ik mijn vakantiedagen in? U kunt vakantie instellen met behulp van dagsjablonen: 1. Ga naar **Accountinstellingen** > **Afspraakuren**. 2. Navigeer naar de agendaweergave. 3. Selecteer de dag(en) waarop u met vakantie bent. 4. Wijs het standaard dagsjabloon **Niet beschikbaar** toe. Alternatief kunt u een vakantie-item aanmaken in uw werkagenda (met een andere status dan “Vrij”), zodat Pexip Engage die tijdsloten automatisch blokkeert. ## Wat zijn planningsregels en wie stelt ze in? Planningsregels bepalen hoe afspraken worden aangeboden, zoals de duur, buffertijd, granulariteit, vergadertypes en boekingsvensters. Deze worden ingesteld door: - **Beheerders** op organisatieniveau (als standaard voor alle kantoren). - **Kantoormanagers** op kantoorniveau (om standaardregels te overschrijven). - **Medewerkers** op persoonlijk niveau (via geavanceerde opties in hun afspraakuren). Raadpleeg [Planningsregels instellen](/nl/managers/scheduling-rules) voor meer informatie. ## Wat is het verschil tussen inkomende en uitgaande afspraken? - **Inkomende afspraken** worden door klanten geboekt via de Engage Plugin. De klant kiest een tijdslot op basis van de beschikbaarheid van de medewerker. - **Uitgaande afspraken** worden door medewerkers of kantoormanagers handmatig aangemaakt in het Backoffice. De medewerker plant het contactmoment zelf in. --- ## Agenda en synchronisatie URL: https://docs.pexipengage.com/nl/faq/calendar-and-availability Veelgestelde vragen over agendasynchronisatie en beschikbaarheid ## Hoe synchroniseer ik mijn agenda met Pexip Engage? Ga naar **Accountinstellingen** > **Gesynchroniseerde agenda’s** en kies uw agendaprovider (Google of Microsoft). Voer uw inloggegevens in, verleen de vereiste machtigingen en schakel **Afspraken kopiëren** en **Gebruiken voor beschikbaarheid** in. Raadpleeg [Uw agenda’s koppelen](/nl/agents/link-calendar) voor de volledige procedure. ## Mijn agenda is ontkoppeld. Wat moet ik doen? Als uw agenda ontkoppeld raakt, worden uw beschikbaarheid en afspraken niet meer gesynchroniseerd. Om de koppeling te herstellen: 1. Ga naar **Accountinstellingen** > **Gesynchroniseerde agenda’s**. 2. Verwijder de bestaande agendakoppeling. 3. Koppel uw agenda opnieuw door de stappen uit [Uw agenda’s koppelen](/nl/agents/link-calendar) te volgen. > Als de ontkoppeling zich herhaaldelijk voordoet, neem dan contact op met uw beheerder. Het kan te maken hebben met verlopen machtigingen of gewijzigde beveiligingsinstellingen. ## Hoe controleer ik of mijn agenda correct is gesynchroniseerd? Controleer de synchronisatie door: 1. Een testafspraak aan te maken in uw werkagenda. 2. Te controleren of het tijdslot niet meer wordt aangeboden in de Engage Plugin. 3. Te controleren of Engage-afspraken worden gekopieerd naar uw werkagenda. > Het kan enkele minuten duren voordat wijzigingen worden doorgevoerd. ## Kan ik agenda-items van externe bronnen wijzigen in Pexip Engage? Nee. Pexip Engage leest uw werkagenda-items om de beschikbaarheid te bepalen, maar wijzigt ze niet. Items uit uw werkagenda die niet de status “Vrij” hebben, blokkeren tijdsloten in Engage. Om een geblokkeerd tijdslot vrij te maken, moet u het desbetreffende item in uw werkagenda wijzigen of verwijderen. --- ## Kantoren URL: https://docs.pexipengage.com/nl/faq/offices Veelgestelde vragen over het beheren van kantoren ## Hoe activeer of deactiveer ik een kantoor? Om een kantoor te activeren of deactiveren: 1. Ga naar het tabblad **Team** (als kantoormanager) of **Organisatie** > **Kantoren** (als beheerder). 2. Selecteer het kantoor. 3. Schakel de optie **Actief** in of uit. 4. Klik op **Opslaan**. > Een gedeactiveerd kantoor verschijnt niet in de Engage Plugin en er kunnen geen nieuwe afspraken worden geboekt. Bestaande afspraken blijven behouden. --- ## Plugin en boekingen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/faq/plugin-and-display Veelgestelde vragen over de Engage Plugin en zichtbaarheid van wijzigingen ## Waarom zijn bepaalde onderwerpgroepen niet beschikbaar in de plugin? Onderwerpgroepen verschijnen alleen in de plugin als: 1. Er minstens één **onderwerp** aan de onderwerpgroep is gekoppeld. 2. Er minstens één **medewerker** aan het onderwerp is toegewezen. 3. De medewerker **beschikbare tijdsloten** heeft (afspraakuren zijn geconfigureerd). 4. Het kantoor **actief** is. > Controleer elk van deze voorwaarden als een onderwerpgroep niet verschijnt. Vaak ontbreekt er een toewijzing of heeft de medewerker nog geen afspraakuren ingesteld. ## Waarom zijn mijn wijzigingen niet zichtbaar in de plugin? Wijzigingen in onderwerpen, planningsregels of beschikbaarheid worden doorgaans direct doorgevoerd in de plugin. Als u de wijzigingen niet ziet: 1. **Wis de browsercache** of open de plugin in een incognitovenster. 2. **Controleer de plugin-URL** – zorg ervoor dat u de juiste workflow-URL gebruikt. 3. **Controleer de configuratie** – verifieer dat de onderwerpen, medewerkers en kantoren correct zijn ingesteld. 4. Wacht enkele minuten, aangezien sommige wijzigingen een korte verwerkingstijd nodig hebben. --- ## Over Pexip Engage URL: https://docs.pexipengage.com/nl/getting-started/about Overzicht van Pexip Engage, de gebruikersinterfaces en de gebruikersrollen ## Wat is Pexip Engage? Pexip Engage is een planningslaag die integreert met Microsoft Office 365, Microsoft Exchange en Google-agenda’s. Het stelt klanten in staat afspraken in te plannen met medewerkers op basis van locatie, expertise en beschikbaarheid. ![Overzicht van Pexip Engage](/_astro/all-overview.In8rk2G-_Z1zxIhQ.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Overzicht van Pexip Engage ## Gebruikersinterfaces Pexip Engage biedt twee gebruikersinterfaces: - **Engage Backoffice** – Wordt intern gebruikt door medewerkers, kantoormanagers en beheerders om het afspraakproces aan te maken en te beheren, inclusief medewerker- en kantoorprofielen, beschikbaarheidsbeheer, agendakoppeling en afspraakwijzigingen. - **Engage Plugin** – Het klantgerichte instrument voor het boeken van afspraken. Wordt gedeeld via links op websites, e-mailhandtekeningen en marketingcampagnes. De workflowstappen zijn configureerbaar. ## Rollen Pexip Engage definieert drie rollen voor Backoffice-gebruikers: | Rol | Verantwoordelijkheid | Toegang | | --- | --- | --- | | Medewerker | Neemt deel aan afspraken en beheert zijn agenda | Tabbladen Agenda en Afspraken | | Kantoormanager | Stelt regels in voor afspraken, medewerkers en kantoren | Tabblad Team | | Beheerder | Configureert Pexip Engage voor de organisatie | Tabblad Organisatie | Alle Backoffice-gebruikers hebben toegang tot de online help en hun accountinstellingen. --- ## Taalexpertise van medewerkers URL: https://docs.pexipengage.com/nl/getting-started/agent-language-expertise Legt uit hoe u taalexpertise instelt voor uw organisatie Pexip Engage zorgt ervoor dat de klant voor een afspraak bij de meest geschikte medewerker terechtkomt. Medewerkers kunnen hun talenkennis in hun profiel opgeven. Als de taal van de klant bij het plannen overeenkomt met de talenkennis van een medewerker, krijgt die medewerker voorrang. Als er geen taalovereenkomst wordt gevonden, verbinden we uw klant toch met de best gekwalificeerde beschikbare medewerker, ongeacht de taal. ## Werking en instelling ### De functie inschakelen De taalfilter voor medewerkers wordt ingeschakeld op **organisatieniveau**, zodat uw organisatie zelf kan bepalen hoe belangrijk deze is: - **Strikt:** Als u deze functie als strikte vereiste inschakelt, hebben medewerkers altijd talenkennis die overeenkomt met die van de klant die de afspraak boekt. Medewerkers zonder overeenkomende talenkennis worden in deze modus niet als planbaar beschouwd. - **Hint:** U kunt de filter ook als hint instellen. Medewerkers met overeenkomende talen krijgen dan de voorkeur, maar dit is niet verplicht. Deze instellingen worden door een beheerder in de backoffice beheerd. ![Taalexpertise van medewerkers inschakelen in de backoffice](/_astro/agent-language-expertise-admin.D4HVCsyc_1Nkccl.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Taalexpertise van medewerkers inschakelen in de backoffice ### De talenkennis van medewerkers beheren Medewerkers kiezen hun ondersteunde talen uit een lijst op basis van de talen die in uw organisatie zijn ingeschakeld. Dit beheert u in de medewerkerdetails, op het tabblad **taalexpertise**. ![Taalexpertise van een medewerker](/_astro/agent-language-expertise-agent.DyKJhkuY_2oA7dA.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Taalexpertise van een medewerker Medewerkers kunnen zoveel of zo weinig talen selecteren als ze willen ondersteunen. Medewerkers kunnen hun talenkennis zelf beheren, of dit laten doen door hun kantoormanager of een beheerder. ### De taal van de klant bepalen - **Browserinstellingen:** Standaard wordt de taal van de klant bepaald door de browserinstellingen. - **Bekende klant of plugincontext:** Als de taal van een klant bekend is of via de plugincontext is ingesteld, krijgt die voorkeur voorrang. ## Planbare resources opvragen met taalfilter U vraagt planbare resources op door de queryparameter employee-language toe te voegen aan een aanvraag voor planbare resources. Wanneer de parameter is toegevoegd, worden de resultaten gefilterd volgens de instelling op organisatieniveau. - **Strikt**: De resultaten bevatten alleen combinaties van resources die planbaar zijn en een medewerker hebben die de vereiste taal spreekt. Als zulke medewerkers niet beschikbaar zijn, geeft de aanvraag een lege resultatenset terug. - **Hint**: De queryparameter met de talenkennis werkt als filter. Als er overeenkomende medewerkers worden gevonden, worden alleen die teruggegeven. Anders zijn de resultaten dezelfde als bij een aanvraag zonder employee-languages-filter. > De functie taalexpertise werkt als **planningsfilter**, niet als beschikbaarheidsfilter. Ze wijzigt de beschikbaarheid van tijdslots in het tijdschema dus **niet**. De medewerkers worden **vóór** het tijdschema gefilterd. --- ## Hybride afspraken URL: https://docs.pexipengage.com/nl/getting-started/hybrid-appointments Laat klanten en medewerkers dezelfde afspraak zowel fysiek als op afstand bijwonen. Hybride afspraken bevatten automatisch een link voor videovergaderen, zodat deelnemers in een vergaderruimte en deelnemers die online aansluiten via providers zoals Microsoft Teams of Pexip vlot kunnen samenwerken. De configuratie kan worden beheerd op organisatie-, vergadertype- en afspraakniveau. ## **Introductie** Een hybride afspraak combineert deelnemers ter plaatse en op afstand. Sommige mensen wonen de afspraak fysiek bij in een vergaderruimte, terwijl anderen virtueel deelnemen via videovergadertools zoals Microsoft Teams of Pexip. ## **Vereisten** - De functionaliteit voor hybride afspraken moet in uw omgeving zijn geactiveerd. - Er moet een provider voor videovergaderen zijn geconfigureerd in uw omgeving. ## **Instellingen** Instellingen voor hybride afspraken kunnen worden beheerd vanuit de beheerdersweergave 1. Ga naar **Instellingen** 2. Navigeer naar **Algemeen** 3. De instellingen staan onder **Planning** ### **Organisatieniveau** De geavanceerde organisatie-instelling `hybridAppointmentsEnabled` moet op `true` staan om hybride afspraken toe te staan. ![Schakelt de instelling voor hybride afspraken in of uit voor de hele organisatie.](/_astro/hybrid-appointment-settings.BQAYKEmx_Z1Ns9Qa.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Schakelt de instelling voor hybride afspraken in of uit voor de hele organisatie. ### **Vergadertypeniveau** Op vergadertypeniveau bepaalt u of nieuwe afspraken standaard hybride zijn. Medewerkers kunnen deze instelling overschrijven wanneer ze hun afspraken plannen, maar voor afspraken van klanten geldt ze altijd. ![Het standaardgedrag voor hybride afspraken per vergadertype overschrijven.](/_astro/hybrid-appointments-meeting-types.DBLPafg4_24VwtU.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Het standaardgedrag voor hybride afspraken per vergadertype overschrijven. ## **Backoffice** Wanneer medewerkers een afspraak (of een afspraakuitnodiging) aanmaken vanuit de backoffice, kunnen ze aangeven of ze een hybride afspraak willen. De schakelaar wordt zichtbaar na een klik op “Meer tonen”. Omdat deze weergave bedoeld is voor medewerkers die misschien niet weten wat hybride vergaderingen zijn, gebruiken we een duidelijkere tekst: “Videolink toevoegen aan deze afspraak”. ![Schakelaar om een videolink toe te voegen (d.w.z. hybride vergadering)](/_astro/hybrid-apointment-video-link.DKoMqYsx_Z278P3X.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 3 Schakelaar om een videolink toe te voegen (d.w.z. hybride vergadering) > Momenteel is de optie alleen beschikbaar bij het aanmaken van een afspraak of afspraakuitnodiging > Nadat een afspraak hybride is gemaakt, kan ze niet meer worden teruggezet naar alleen fysiek ## **Plugin** Zoals eerder vermeld, kan een klant die een afspraak boekt via de plugin niet aangeven of de afspraak hybride is. Dit volgt de standaardinstellingen per vergadertype. ## **E-mails** De bevestigingsmail bevat een link naar de videovergadering, zodat de klant aan de hybride afspraak kan deelnemen. ![Hybride afspraak in e-mail](/_astro/hybrid-appointment-email.DOsdYzZT_1DtWI0.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 4 Hybride afspraak in e-mail --- ## Gebruikers en rollen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/getting-started/users-roles De drie rollen in Pexip Engage begrijpen ## Overzicht Elke Backoffice-gebruiker heeft een of meer rollen. Rollen bepalen welke tabbladen en functies toegankelijk zijn. ## Rollen ### Medewerker Medewerkers nemen deel aan afspraken en beheren hun agenda’s. **Toegang:** - Tabblad **Agenda** – Afspraken per datum bekijken - Tabblad **Afspraken** – Afspraken per status bekijken - Tabblad **Team** – Informatie over het kantoor en collega’s bekijken **Belangrijkste taken:** - Werkagenda’s koppelen om beschikbaarheid te synchroniseren - Afspraakuren en sjablonen instellen - Afspraken bekijken, verplaatsen, opnieuw toewijzen, annuleren en voltooien - Accountinstellingen en profiel beheren ### Kantoormanager Kantoormanagers stellen regels in voor afspraken, medewerkers en kantoren. **Toegang:** - Tabblad **Team** – Planningsregels en toewijzingen beheren en afspraken opvolgen **Belangrijkste taken:** - Onderwerpen toewijzen aan medewerkers - Planningsregels configureren (duur, buffertijden, boekingsvensters) - Afspraken beheren namens medewerkers - Kantoorgegevens bijwerken ### Beheerder Beheerders configureren Pexip Engage voor de organisatie. **Toegang:** - Tabblad **Organisatie** – Onderwerpen, resultaten, kantoren en medewerkers beheren **Belangrijkste taken:** - Onderwerpen en onderwerpgroepen aanmaken en beheren - Resultaten definiëren voor annulering en voltooiing - Kantoren aanmaken en medewerkers en kantoormanagers toewijzen - Medewerkers toevoegen, bewerken, schorsen en verwijderen ## Meerdere rollen Eén gebruiker kan meer dan één rol hebben. Een gebruiker kan bijvoorbeeld zowel medewerker als kantoormanager zijn en heeft dan toegang tot beide sets functies. Rollen worden toegewezen door een beheerder. --- ## Onderwerpen toewijzen aan medewerkers URL: https://docs.pexipengage.com/nl/managers/assign-subjects Bepaal welke medewerkers afspraken kunnen aanbieden per onderwerp ## Overzicht In Pexip Engage stelt de beheerder de onderwerpgroepen en onderwerpen in waarvoor klanten afspraken kunnen boeken. Als kantoormanager bepaalt u welke medewerkers aan welke onderwerpen worden gekoppeld. > Alleen de onderwerpen die door de beheerder zijn aangemaakt, zijn beschikbaar om toe te wijzen. ![Overzicht van toewijzingen](/_astro/team-scheduling-overview.DYYjXxDz_Z1w6yUa.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Overzicht van toewijzingen ## Onderwerpen toewijzen 1. Ga naar het tabblad **Team**. 2. Selecteer het **kantoor** dat u wilt beheren. 3. Ga naar **Planning** > **Toewijzingen**. 4. U ziet een raster met medewerkers in de rijen en onderwerpen in de kolommen. 5. Gebruik de **schakelaars** om een medewerker aan een onderwerp te koppelen of te ontkoppelen. 6. Klik op **Opslaan**. > Een medewerker moet minstens aan één onderwerp zijn gekoppeld om afspraken te kunnen ontvangen. ## Prioritering van medewerkers U kunt de prioriteit van medewerkers per onderwerp instellen om te bepalen wie als eerste aan klanten wordt voorgesteld: 1. Ga naar het tabblad **Team** > uw kantoor > **Planning** > **Toewijzingen**. 2. Klik op het onderwerp waarvoor u de prioriteit wilt aanpassen. 3. Sleep de medewerkers in de gewenste volgorde. Medewerkers bovenaan de lijst krijgen voorrang. 4. Klik op **Opslaan**. > Prioritering is nuttig wanneer u bepaalde medewerkers als eerste wilt inzetten voor specifieke onderwerpen, bijvoorbeeld op basis van expertise of beschikbaarheid. ## Veelvoorkomende scenario’s ### Een nieuwe medewerker toewijzen Wanneer een nieuwe medewerker aan uw kantoor wordt toegevoegd: 1. Controleer of de medewerker zichtbaar is in het tabblad **Team**. 2. Ga naar **Planning** > **Toewijzingen**. 3. Schakel de onderwerpen in waarvoor de medewerker afspraken mag ontvangen. 4. Stel eventueel de prioriteit in. 5. Klik op **Opslaan**. ### Een medewerker tijdelijk van een onderwerp verwijderen Als een medewerker tijdelijk geen afspraken voor een bepaald onderwerp moet ontvangen: 1. Ga naar **Planning** > **Toewijzingen**. 2. Schakel het desbetreffende onderwerp voor die medewerker uit. 3. Klik op **Opslaan**. > Vergeet niet de toewijzing opnieuw in te schakelen wanneer de medewerker weer beschikbaar is. --- ## Aan de slag als kantoormanager URL: https://docs.pexipengage.com/nl/managers/getting-started Log in en navigeer door het Engage Backoffice ## Inloggen 1. Ga naar de URL van uw Backoffice (bijvoorbeeld `https://client.skedify.me/`). 2. Voer uw e-mailadres en wachtwoord in. 3. Klik op **Inloggen**. > Als u uw wachtwoord bent vergeten, klik dan op **Wachtwoord vergeten** om een e-mail te ontvangen waarmee u uw wachtwoord kunt resetten. ## Navigatie door het Backoffice Als kantoormanager heeft u toegang tot drie hoofdsecties in het Backoffice: ### Tabblad Agenda Het tabblad Agenda toont uw eigen afspraken geordend op datum. Gebruik de datumkiezer om naar specifieke dagen te navigeren en uw persoonlijke planning te bekijken. ### Tabblad Afspraken Het tabblad Afspraken toont een lijst van uw afspraken geordend op status (bijvoorbeeld Aanstaand, Voltooid, Geannuleerd). Gebruik deze weergave om snel afspraken te vinden die aandacht vereisen. ### Tabblad Team Het tabblad Team is de belangrijkste werkomgeving voor kantoormanagers. Hier kunt u: - **Medewerkers beheren** – Bekijk de medewerkers die aan uw kantoor zijn toegewezen. - **Onderwerpen toewijzen** – Bepaal welke medewerkers welke onderwerpen aanbieden. - **Planningsregels instellen** – Configureer regels zoals vergadertypes, duur en boekingsvensters. - **Afspraken opvolgen** – Bekijk en beheer afspraken van alle medewerkers in uw kantoor. - **Kantoorgegevens bijwerken** – Vul locatie-informatie, routebeschrijvingen en andere kantoordetails in. ![Overzicht Backoffice voor kantoormanagers](/_astro/manager-overview.ClfARh13_ZPf5Wl.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Overzicht Backoffice voor kantoormanagers ## Volgende stappen Nu u bent ingelogd, kunt u aan de slag met de volgende taken: 1. **Onderwerpen toewijzen aan medewerkers** – Bepaal wie welke afspraakonderwerpen aanbiedt. 2. **Planningsregels instellen** – Configureer vergadertypes, duur en beschikbaarheidsvensters. 3. **Kantoorgegevens invullen** – Voeg locatie, routebeschrijving en contactgegevens toe. --- ## Afspraken beheren namens medewerkers URL: https://docs.pexipengage.com/nl/managers/managing-appointments Bekijk en beheer alle afspraken van uw kantoor ## Overzicht Als kantoormanager kunt u alle afspraken van de medewerkers in uw kantoor bekijken en beheren. Dit stelt u in staat om de workflow op te volgen en indien nodig in te grijpen. ## Afspraken van uw kantoor bekijken 1. Ga naar het tabblad **Team**. 2. Selecteer het **kantoor** dat u wilt beheren. 3. Ga naar **Opvolging** > **Afspraken**. 4. U ziet een overzicht van alle afspraken voor dat kantoor. ![Overzicht teamafspraken](/_astro/team-appointments.a2lT1x3b_Z1HMAOG.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Overzicht teamafspraken ## Afspraken filteren Gebruik de beschikbare filters om snel de gewenste afspraken te vinden: | Filter | Beschrijving | | --- | --- | | Medewerker | Filter op een specifieke medewerker om alleen diens afspraken te zien | | Datumbereik | Selecteer een begin- en einddatum om afspraken binnen een bepaalde periode te bekijken | | Status | Filter op status, zoals Aanstaand, Voltooid, Geannuleerd of Niet verschenen | > U kunt meerdere filters tegelijk toepassen om uw zoekopdracht te verfijnen. ![Medewerkers zoeken](/_astro/team-appointments-search.CaxzeA6Y_17pS1H.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Medewerkers zoeken ![Medewerkers selecteren](/_astro/team-appointments-select.Dtwg2rcM_Z1owiNu.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 3 Medewerkers selecteren ![Datumfilter](/_astro/team-appointments-date.JW6lV7QY_Z2unpkc.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 4 Datumfilter ![Komende afspraken](/_astro/team-appointments-upcoming.DdsCO7gA_ZK2Amy.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 5 Komende afspraken ![Afspraakverzoeken](/_astro/team-appointments-requests.SeOxxYbu_1mYaf3.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 6 Afspraakverzoeken ## Acties uitvoeren op afspraken Als kantoormanager kunt u dezelfde acties uitvoeren op afspraken als medewerkers: - **Herplannen** – Verplaats een afspraak naar een ander tijdstip. - **Toewijzen aan een andere medewerker** – Draag een afspraak over aan een collega. - **Annuleren** – Annuleer een afspraak met een optionele reden. - **Voltooien** – Markeer een afspraak als voltooid met duur en resultaat. - **Klant niet verschenen** – Markeer een afspraak wanneer de klant niet is komen opdagen. > Raadpleeg de documentatie [Uw afspraken beheren](/nl/agents/managing-appointments) voor gedetailleerde instructies over elke actie. ## Afspraken exporteren Afhankelijk van uw configuratie kunt u afspraakgegevens exporteren voor rapportagedoeleinden: 1. Ga naar **Opvolging** > **Afspraken**. 2. Stel de gewenste filters in. 3. Klik op **Exporteren** (indien beschikbaar). 4. Het rapport wordt gedownload als bestand. --- ## Kantoorgegevens toevoegen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/managers/office-details Vul locatie, routebeschrijving en parkeerinformatie in ## Overzicht Kantoorgegevens worden weergegeven aan klanten wanneer zij een afspraak boeken. Volledige en accurate informatie helpt klanten om het kantoor te vinden en zich voor te bereiden op hun bezoek. ![Pagina kantoorgegevens](/_astro/team-office.CWD2357N_Z14ajym.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Pagina kantoorgegevens ## Kantoorgegevens openen 1. Ga naar het tabblad **Team**. 2. Selecteer het **kantoor** dat u wilt beheren. 3. Ga naar **Instellingen** > **Kantoor**. ## Beschikbare velden | Veld | Beschrijving | | --- | --- | | Actief | Schakelaar om het kantoor te activeren of te deactiveren. Gedeactiveerde kantoren zijn niet beschikbaar voor boekingen. | | Virtueel | Markeer het kantoor als virtueel als er geen fysieke locatie aan verbonden is (bijvoorbeeld voor videovergaderingen). | | Naam | De naam van het kantoor zoals weergegeven aan klanten (bijvoorbeeld “Hoofdkantoor Brussel”). | | Beschrijving | Een korte beschrijving van het kantoor die klanten kan helpen bij het kiezen van de juiste locatie. | | Extern ID | Een optioneel extern identificatienummer voor integratie met andere systemen. | | E-mail | Het e-mailadres van het kantoor voor contactdoeleinden. | | Telefoon | Het telefoonnummer van het kantoor. | | Adres | Het volledige adres van het kantoor, inclusief straat, huisnummer, postcode en stad. | | Tijdzone | De tijdzone van het kantoor. Dit beïnvloedt hoe tijdsloten aan klanten in andere tijdzones worden weergegeven. | ## Routebeschrijving Het veld routebeschrijving stelt u in staat om klanten gedetailleerde instructies te geven over hoe zij het kantoor kunnen bereiken: 1. Ga naar het veld **Routebeschrijving**. 2. Voer instructies in, zoals: - Welk openbaar vervoer in de buurt stopt - Hoe u het kantoor vindt vanaf het station of de bushalte - Welke ingang klanten moeten gebruiken - Op welke verdieping het kantoor zich bevindt 3. Klik op **Opslaan**. > U kunt de routebeschrijving opmaken met basisopmaak om de leesbaarheid te verbeteren. ## Parkeerinformatie Het veld parkeren biedt ruimte om klanten te informeren over parkeervoorzieningen: 1. Ga naar het veld **Parkeren**. 2. Voer informatie in, zoals: - Beschikbaarheid van een eigen parkeerplaats - Nabijgelegen openbare parkeergarages of -terreinen - Parkeertarieven en betaalmethoden - Eventuele validatie of registratie bij aankomst 3. Klik op **Opslaan**. ## Best practices - Houd de kantoorgegevens actueel, vooral bij verhuizingen of wijzigingen in contactgegevens. - Voeg een duidelijke routebeschrijving toe om het aantal klanten dat verdwaalt te beperken. - Gebruik het veld **Beschrijving** om klanten te helpen bij het kiezen tussen meerdere kantoren. - Deactiveer kantoren die tijdelijk gesloten zijn in plaats van ze te verwijderen, zodat de historische afspraakgegevens behouden blijven. --- ## Planningsregels instellen URL: https://docs.pexipengage.com/nl/managers/scheduling-rules Configureer vergadertypes, duur en boekingsvensters ## Overzicht Planningsregels bepalen hoe afspraken worden ingepland voor uw kantoor. Als kantoormanager configureert u deze regels per onderwerp om de boekingservaring voor klanten en medewerkers te optimaliseren. ## Planningsregels openen 1. Ga naar het tabblad **Team**. 2. Selecteer het **kantoor** dat u wilt beheren. 3. Ga naar **Planning** > **Regels**. ![Overzicht planningsregels](/_astro/team-planning-rules.B_gO4ZMd_Z2c7Dpj.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Overzicht planningsregels ## Vergadertypes Vergadertypes bepalen hoe een afspraak plaatsvindt. Veelvoorkomende types zijn: | Type | Beschrijving | | --- | --- | | Op kantoor | De klant komt fysiek naar het kantoor | | Telefonisch | De afspraak vindt plaats via een telefoongesprek | | Video | De afspraak vindt plaats via een videovergadering | | Bij de klant | De medewerker gaat naar de locatie van de klant | > De beschikbare vergadertypes worden door uw beheerder geconfigureerd. U kunt per onderwerp instellen welke types beschikbaar zijn. ## Regels per onderwerp Voor elk onderwerp kunt u de volgende regels configureren: ### Automatisch accepteren Bepaalt of afspraken automatisch worden geaccepteerd of handmatige bevestiging door de medewerker vereisen. - **Aan** – Afspraken worden automatisch bevestigd zodra de klant boekt. - **Uit** – Medewerkers moeten elke afspraak handmatig bevestigen. ### Duur Stel de standaardduur van een afspraak in (bijvoorbeeld 30 minuten, 60 minuten). > De duur bepaalt hoe lang een tijdslot wordt geblokkeerd in de agenda van de medewerker. ### Buffertijd De buffertijd is een periode voor en/of na een afspraak waarin geen andere afspraken kunnen worden ingepland. Dit geeft medewerkers tijd om zich voor te bereiden of aantekeningen te maken. - **Buffertijd voor** – Tijd vereist voor aanvang van de afspraak. - **Buffertijd na** – Tijd vereist na afloop van de afspraak. ### Granulariteit De granulariteit bepaalt in welke intervallen tijdsloten aan klanten worden aangeboden (bijvoorbeeld elke 15 minuten, elke 30 minuten). > Een granulariteit van 15 minuten betekent dat klanten tijdsloten zien om 9:00, 9:15, 9:30, enzovoort. ### Eerste getoonde tijdslot Het eerste getoonde tijdslot bepaalt hoe ver in de toekomst het eerste beschikbare tijdslot wordt aangeboden. Dit geeft medewerkers voldoende voorbereidingstijd. - Voorbeeld: als u dit instelt op **2 uur**, zien klanten alleen tijdsloten die minstens 2 uur in de toekomst liggen. ### Laatste getoonde tijdslot Het laatste getoonde tijdslot bepaalt hoe ver vooruit klanten afspraken kunnen boeken. - Voorbeeld: als u dit instelt op **4 weken**, kunnen klanten maximaal 4 weken vooruit boeken. ### Maximum gelijktijdige afspraken Bepaalt hoeveel afspraken een medewerker tegelijk kan hebben op hetzelfde moment. - **1** – De medewerker kan slechts één afspraak tegelijk hebben (standaard). - **Meer dan 1** – De medewerker kan meerdere gelijktijdige afspraken aannemen (bijvoorbeeld voor groepssessies). ![Uitgebreide planningsregels](/_astro/team-rules-expanded.CwGKXa2K_Z8LlvT.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Uitgebreide planningsregels ## Regels opslaan Na het configureren van de regels: 1. Controleer alle instellingen. 2. Klik op **Opslaan**. > Wijzigingen in planningsregels zijn onmiddellijk van kracht voor nieuwe boekingen. Bestaande afspraken worden niet beïnvloed. --- ## Engage plugin-workflows aanmaken URL: https://docs.pexipengage.com/nl/plugin/workflows Ontwerp boekingsstromen voor klanten en genereer deelbare links ## Overzicht De Engage Plugin is het klantgerichte boekingsinstrument van Pexip Engage. Klanten gebruiken de plugin om afspraken in te plannen via een stapsgewijze boekingsstroom. Als beheerder ontwerpt u deze workflows en genereert u deelbare links. > De huidige versie van de plugin is **v2**. ## Hoe de plugin werkt De Engage Plugin wordt via een URL gedeeld met klanten. Wanneer een klant de link opent, doorloopt hij of zij een reeks stappen om een afspraak te boeken: 1. De klant selecteert een onderwerp. 2. De klant kiest een kantoor of locatie. 3. De klant selecteert een beschikbaar tijdslot. 4. De klant vult contactgegevens in en beantwoordt eventuele vragen. 5. De klant bevestigt de boeking. > De exacte stappen en hun volgorde zijn configureerbaar via de workflow-instellingen. ## Plugin-workflows ontwerpen ### De sandboxpagina openen De sandboxpagina is een testomgeving waarin u workflows kunt ontwerpen en bekijken: 1. Ga naar het tabblad **Organisatie**. 2. Selecteer **Plugin**. 3. U komt op de sandboxpagina waar u workflows kunt configureren en direct het resultaat kunt bekijken. ![Plugin sandbox-configuratie](/_astro/plugin-sandbox-callouts.CEAQil1x_Z1WQcEF.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Plugin sandbox-configuratie ### De plugin-URL Elke workflow genereert een unieke plugin-URL die u kunt delen met klanten. Deze URL kan worden geplaatst op: - Websites - E-mailhandtekeningen - Marketingcampagnes - QR-codes ![Pluginlink kopiëren](/_astro/plugin-copy-link.COn30vEx_ZcXurz.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Pluginlink kopiëren ## Configuratieopties ### Intent De intent bepaalt het doel van de plugin-workflow: - **Afspraak boeken** – De standaardstroom waarbij klanten een nieuwe afspraak inplannen. - **Afspraak beheren** – Een stroom waarmee klanten bestaande afspraken kunnen herplannen of annuleren. ### Flow De flow definieert de stappen die een klant doorloopt. Elke letter vertegenwoordigt een stap: | Letter | Stap | Beschrijving | | --- | --- | --- | | S | Onderwerp (Subject) | De klant selecteert een onderwerp of onderwerpgroep | | M | Vergadertype (Meeting type) | De klant kiest het type afspraak (op kantoor, telefonisch, video) | | E | Medewerker (Employee) | De klant selecteert een specifieke medewerker | | O | Kantoor (Office) | De klant kiest een kantoorlocatie | | T | Tijdslot (Time slot) | De klant selecteert een beschikbaar tijdslot | | Q | Vragen (Questions) | De klant beantwoordt de vragenlijst | | C | Bevestiging (Confirmation) | De klant vult contactgegevens in en bevestigt de boeking | | * | Alle stappen | Bevat alle beschikbare stappen in de standaardvolgorde | Voorbeeld: de flow `SMOETQC` leidt de klant door de stappen Onderwerp, Vergadertype, Kantoor, Medewerker, Tijdslot, Vragen en Bevestiging. > U kunt stappen weglaten of de volgorde aanpassen om de boekingservaring te vereenvoudigen. Verplichte stappen kunnen niet worden overgeslagen. ### Taal Stel de standaardtaal in voor de plugin-interface: - Nederlands - Frans - Engels - Duits - En andere ondersteunde talen > De beschikbare talen zijn afhankelijk van uw organisatieconfiguratie. ### Filters Filters stellen u in staat om de beschikbare opties in de plugin te beperken: | Filter | Beschrijving | | --- | --- | | Kantoor | Toon alleen tijdsloten voor specifieke kantoren | | Onderwerp | Beperk de weergave tot specifieke onderwerpen of onderwerpgroepen | | Medewerker | Toon alleen beschikbaarheid van specifieke medewerkers | | Vergadertype | Beperk de beschikbare vergadertypes | > Filters zijn nuttig wanneer u gerichte plugin-links wilt maken, bijvoorbeeld een link die direct naar een specifiek onderwerp in een specifiek kantoor verwijst. ## Best practices - Test elke workflow grondig in de sandboxomgeving voordat u de link deelt. - Gebruik filters om gerichte links te maken voor specifieke campagnes of kantoren. - Houd het aantal stappen beperkt om de boekingservaring zo eenvoudig mogelijk te maken. - Zorg ervoor dat alle vertalingen beschikbaar zijn voor de talen die u aanbiedt. --- ## Vergaderruimtes instellen via Microsoft 365 URL: https://docs.pexipengage.com/nl/technical/microsoft-365-meeting-rooms Helpt u bij het instellen van vergaderruimtes via Microsoft 365 Vergaderruimtes is de nieuwste functie in Pexip Engage. Met deze nieuwe integratie kunt u alle vergaderruimtes uit uw Microsoft Office 365-omgeving naadloos ophalen en synchroniseren. Na het importeren kunnen deze ruimtes rechtstreeks in de backoffice worden geconfigureerd en geselecteerd voor elke afspraak die u plant. Zo hoeft u ruimtes niet meer handmatig te beheren, ziet u altijd de actuele beschikbaarheid en voorkomt u dubbele boekingen of planningsconflicten. In deze installatiehandleiding leggen we uit hoe de functie Vergaderruimtes werkt, inclusief de technische installatie en de beveiligingsmaatregelen die uw gegevens beschermen. # Hoe werkt het? Via de Office 365-integratie kunnen we gebruikmaken van de agenda die aan de vergaderruimtes is gekoppeld. Zo kunnen onze systemen op elk moment bepalen of een vergaderruimte beschikbaar of bezet is. De afspraken die meetellen voor de beschikbaarheid van een vergaderruimte kunnen uit elke bron komen: het maakt niet uit of ze via Pexip Engage, rechtstreeks in de Outlook-agenda of via een ander systeem zijn geboekt. Wanneer een vergaderruimte aan een afspraak wordt gekoppeld, probeert ons systeem het tijdslot in de agenda van de vergaderruimte te boeken. De integratie voegt extra informatie toe aan deze afspraken, zodat andere systemen en integraties met Pexip Engage-afspraken kunnen werken. ## Beheerderstoestemming verlenen aan de app-registratie via de backoffice Klikken op de knop “Verbinden” start de Azure-workflow voor beheerderstoestemming voor onze app-registratie. Een Azure-beheerder moet zich aanmelden en beheerderstoestemming verlenen zodat onze app toegang krijgt tot de opgegeven resources. Deze stap is nodig om ervoor te zorgen dat onze app over de vereiste machtigingen beschikt om correct te werken. De volgende toepassingsmachtigingen worden aangevraagd: - `Place.Read.All`: Alle bedrijfslocaties lezen - `Calendars.ReadWrite`: Agenda’s in alle postvakken lezen en schrijven - `MailboxSettings.Read`: Alle postvakinstellingen van gebruikers lezen {% table %} - **Omgeving** - **Application (client) id** * * * - Productie - `9562676d-15bc-4e68-92b7-615f8d989aa1` * * * - Staging - `46b7b524-6597-48ff-b4e0-82a38120d2cc` {% /table %} ![Knop Verbinden voor Microsoft 365-vergaderruimtes in de Pexip Engage-backoffice](/_astro/meeting-rooms-backoffice-connect.aedKNn0z_10N07Y.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 Knop Verbinden voor Microsoft 365-vergaderruimtes in de Pexip Engage-backoffice ## De toepassingsmachtigingen beperken tot specifieke vergaderruimtes Standaard laat Microsoft ons alle afspraken lezen in alle postvakken van elke vergaderruimte en gebruiker. We raden u aan onze app-registratie te beperken tot de vergaderruimtes die in het Pexip Engage-platform worden gebruikt. Meer informatie over hoe u dit configureert, vindt u hier: [https://learn.microsoft.com/nl-nl/graph/auth-limit-mailbox-access](https://learn.microsoft.com/nl-nl/graph/auth-limit-mailbox-access) ## De vergaderruimtes synchroniseren en instellen in de backoffice Na de vorige stappen kunt u de vergaderruimtes met uw organisatie synchroniseren. Klik hiervoor op de knop “Synchroniseren” in het scherm Vergaderruimtes. ![Overzicht van actieve vergaderruimtes in uw organisatie.](/_astro/meeting-rooms-backoffice-overview.msS_YpVJ_Z2u2eDB.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 2 Overzicht van actieve vergaderruimtes in uw organisatie. Vergaderruimtes worden geïmporteerd met de vlag Actief op onwaar. Als u een vergaderruimte in uw omgeving wilt kunnen gebruiken, moet u deze eerst bewerken en de vlag Actief op waar zetten. Nadat u een vergaderruimte actief hebt gemaakt, moet u deze aan een kantoorgebouw koppelen. Een vergaderruimte kan pas worden gebruikt als ze actief is en aan een kantoor is gekoppeld. U koppelt een vergaderruimte vanuit de kantoordetails. Dit kan door een kantoormanager of een beheerder. ![Knop Vergaderruimte toevoegen op de kantoordetailpagina in de Pexip Engage-backoffice.](/_astro/meeting-rooms-backoffice-link.dE-ZDb1L_Z1ITnx1.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 3 Knop Vergaderruimte toevoegen op de kantoordetailpagina in de Pexip Engage-backoffice. ### Algemene documentatie van Microsoft - [https://learn.microsoft.com/nl-nl/exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019](https://learn.microsoft.com/nl-nl/exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019) - [https://learn.microsoft.com/nl-nl/graph/auth-limit-mailbox-access](https://learn.microsoft.com/nl-nl/graph/auth-limit-mailbox-access) --- ## Microsoft Entra ID (OIDC) URL: https://docs.pexipengage.com/nl/technical/pexip-engage-backoffice-microsoft-entra-id-oidc-setup-documentation Deze handleiding helpt u OpenID Connect (OIDC) in te stellen met Microsoft Entra ID als IdP. # Vereisten Om te beginnen hebt u het volgende nodig: - Een beheerdersaccount voor de Pexip Engage Backoffice-applicatie - Een account met de rol Toepassingsbeheerder (of hoger) in de Azure Entra-tenant van uw organisatie # Installatie en configuratie ## De Microsoft Entra ID-integratie aanmaken in de Pexip Engage Backoffice-applicatie 1. Meld u aan bij de Pexip Engage Backoffice-applicatie 2. Ga naar Organisatie 1. Klik op Integraties 2. Klik op Verbindingen 3. Klik op Verbinden naast Microsoft Entra ID ![](/_astro/oidc-admin-connect.aPe5dSCk_ZyPqHt.webp?dpl=dpl_AmK11wLqSzcxjEg28YTY78j1WG4Y) Scherm 1 ## Neem contact op met Pexip Engage Support om uw redirect-URI in te stellen Neem contact op met [support@pexipengage.com](mailto:support@pexipengage.com) of met de persoon die u deze documentatie heeft gestuurd om uw redirect-URI te laten configureren. Vermeld de URL van de Backoffice-applicatie in uw aanvraag. ## Uw Microsoft Entra-tenant configureren 1. Meld u aan bij de Azure Portal 2. Ga naar Mappen + abonnementen 3. Kopieer de map-id van de tenant die u voor SSO wilt gebruiken 4. Plak de map-id in het veld Tenant-id 5. Klik op Opslaan ## Beheerderstoestemming verlenen 1. Klik op Beheerderstoestemming verlenen 2. Meld u aan bij Microsoft Entra ID met uw beheerdersaccount 3. Klik op Accepteren ## Automatisch doorsturen naar de Microsoft Entra ID-identiteitsprovider Hierdoor hoeft u bij het aanmelden bij de Pexip Engage Backoffice-applicatie niet langer handmatig de optie Microsoft Entra ID te kiezen. We sturen u automatisch door naar de aanmeldpagina van de IdP. 1. Ga naar Organisatie 2. Klik op Integraties 3. Klik op Verbindingen 4. Selecteer Microsoft Entra ID (OIDC) in de vervolgkeuzelijst voor doorsturen. Dit kan alleen wanneer de SSO-integratie (Microsoft Entra ID) actief is