Vergaderruimtes is de nieuwste functie in Pexip Engage. Met deze nieuwe integratie kunt u alle vergaderruimtes uit uw Microsoft Office 365-omgeving naadloos ophalen en synchroniseren. Na het importeren kunnen deze ruimtes rechtstreeks in de backoffice worden geconfigureerd en geselecteerd voor elke afspraak die u plant. Zo hoeft u ruimtes niet meer handmatig te beheren, ziet u altijd de actuele beschikbaarheid en voorkomt u dubbele boekingen of planningsconflicten.
In deze installatiehandleiding leggen we uit hoe de functie Vergaderruimtes werkt, inclusief de technische installatie en de beveiligingsmaatregelen die uw gegevens beschermen.
Hoe werkt het?
Via de Office 365-integratie kunnen we gebruikmaken van de agenda die aan de vergaderruimtes is gekoppeld. Zo kunnen onze systemen op elk moment bepalen of een vergaderruimte beschikbaar of bezet is. De afspraken die meetellen voor de beschikbaarheid van een vergaderruimte kunnen uit elke bron komen: het maakt niet uit of ze via Pexip Engage, rechtstreeks in de Outlook-agenda of via een ander systeem zijn geboekt.
Wanneer een vergaderruimte aan een afspraak wordt gekoppeld, probeert ons systeem het tijdslot in de agenda van de vergaderruimte te boeken. De integratie voegt extra informatie toe aan deze afspraken, zodat andere systemen en integraties met Pexip Engage-afspraken kunnen werken.
Beheerderstoestemming verlenen aan de app-registratie via de backoffice
Klikken op de knop “Verbinden” start de Azure-workflow voor beheerderstoestemming voor onze app-registratie. Een Azure-beheerder moet zich aanmelden en beheerderstoestemming verlenen zodat onze app toegang krijgt tot de opgegeven resources. Deze stap is nodig om ervoor te zorgen dat onze app over de vereiste machtigingen beschikt om correct te werken.
De volgende toepassingsmachtigingen worden aangevraagd:
Place.Read.All: Alle bedrijfslocaties lezenCalendars.ReadWrite: Agenda’s in alle postvakken lezen en schrijvenMailboxSettings.Read: Alle postvakinstellingen van gebruikers lezen
{% table %}
- Omgeving
- Application (client) id
- Productie
9562676d-15bc-4e68-92b7-615f8d989aa1
- Staging
46b7b524-6597-48ff-b4e0-82a38120d2cc{% /table %}
De toepassingsmachtigingen beperken tot specifieke vergaderruimtes
Standaard laat Microsoft ons alle afspraken lezen in alle postvakken van elke vergaderruimte en gebruiker. We raden u aan onze app-registratie te beperken tot de vergaderruimtes die in het Pexip Engage-platform worden gebruikt.
Meer informatie over hoe u dit configureert, vindt u hier: https://learn.microsoft.com/nl-nl/graph/auth-limit-mailbox-access
De vergaderruimtes synchroniseren en instellen in de backoffice
Na de vorige stappen kunt u de vergaderruimtes met uw organisatie synchroniseren. Klik hiervoor op de knop “Synchroniseren” in het scherm Vergaderruimtes.
Vergaderruimtes worden geïmporteerd met de vlag Actief op onwaar. Als u een vergaderruimte in uw omgeving wilt kunnen gebruiken, moet u deze eerst bewerken en de vlag Actief op waar zetten.
Nadat u een vergaderruimte actief hebt gemaakt, moet u deze aan een kantoorgebouw koppelen. Een vergaderruimte kan pas worden gebruikt als ze actief is en aan een kantoor is gekoppeld. U koppelt een vergaderruimte vanuit de kantoordetails. Dit kan door een kantoormanager of een beheerder.