Introductie
Een hybride afspraak combineert deelnemers ter plaatse en op afstand. Sommige mensen wonen de afspraak fysiek bij in een vergaderruimte, terwijl anderen virtueel deelnemen via videovergadertools zoals Microsoft Teams of Pexip.
Vereisten
- De functionaliteit voor hybride afspraken moet in uw omgeving zijn geactiveerd.
- Er moet een provider voor videovergaderen zijn geconfigureerd in uw omgeving.
Instellingen
Instellingen voor hybride afspraken kunnen worden beheerd vanuit de beheerdersweergave
- Ga naar Instellingen
- Navigeer naar Algemeen
- De instellingen staan onder Planning
Organisatieniveau
De geavanceerde organisatie-instelling hybridAppointmentsEnabled moet op true staan om hybride afspraken toe te staan.
Vergadertypeniveau
Op vergadertypeniveau bepaalt u of nieuwe afspraken standaard hybride zijn. Medewerkers kunnen deze instelling overschrijven wanneer ze hun afspraken plannen, maar voor afspraken van klanten geldt ze altijd.
Backoffice
Wanneer medewerkers een afspraak (of een afspraakuitnodiging) aanmaken vanuit de backoffice, kunnen ze aangeven of ze een hybride afspraak willen. De schakelaar wordt zichtbaar na een klik op “Meer tonen”.
Omdat deze weergave bedoeld is voor medewerkers die misschien niet weten wat hybride vergaderingen zijn, gebruiken we een duidelijkere tekst: “Videolink toevoegen aan deze afspraak”.
Momenteel is de optie alleen beschikbaar bij het aanmaken van een afspraak of afspraakuitnodiging
Nadat een afspraak hybride is gemaakt, kan ze niet meer worden teruggezet naar alleen fysiek
Plugin
Zoals eerder vermeld, kan een klant die een afspraak boekt via de plugin niet aangeven of de afspraak hybride is. Dit volgt de standaardinstellingen per vergadertype.
E-mails
De bevestigingsmail bevat een link naar de videovergadering, zodat de klant aan de hybride afspraak kan deelnemen.