Afspraakuren

Overzicht

Afspraakuren bepalen wanneer klanten afspraken bij u kunnen boeken. U configureert ze met behulp van weeksjablonen en dagsjablonen.

Uw kantoormanager kan uw afspraakuren ook namens u bijwerken.

Weeksjablonen

Standaardsjabloon

Elke medewerker heeft een Standaard weeksjabloon. Dit is standaard leeg – u moet uren en kantoren toevoegen voordat klanten bij u kunnen boeken.

Om het standaardsjabloon te configureren:

1. 1
   Ga naar Accountinstellingen > Afspraakuren.
2. 2
   Selecteer het Standaard sjabloon.
3. 3
   Klik op Slots configureren.
4. 4
   Klik en sleep op het weekrooster om tijdsblokken voor elke dag aan te maken.
5. 5
   Selecteer de kantoren waar u beschikbaar bent tijdens die tijden.
6. 6
   Kies of afspraken automatisch moeten worden geaccepteerd of handmatige bevestiging vereisen.
7. 7
   Klik op Opslaan.

Extra weeksjablonen

U kunt extra weeksjablonen aanmaken voor terugkerende roosters (bijvoorbeeld een afwisselend weekpatroon):

1. 1
   Ga naar Accountinstellingen > Afspraakuren.
2. 2
   Klik op + Nieuw sjabloon.
3. 3
   Voer een Naam in voor het sjabloon.
4. 4
   Stel de Volgorde in (bepaalt de weergavepositie).
5. 5
   Kies een Kleur (helpt om sjablonen op de agenda te onderscheiden).
6. 6
   Configureer de tijdsloten, kantoren en bevestigingsinstellingen zoals hierboven beschreven.
7. 7
   Klik op Opslaan.

Weeksjablonen toepassen op de agenda

Om een weeksjabloon aan specifieke weken toe te wijzen:

1. 1
   Ga naar Accountinstellingen > Afspraakuren.
2. 2
   Navigeer naar de agendaweergave.
3. 3
   Klik en sleep over de datums die u wilt toewijzen.
4. 4
   Selecteer het sjabloon dat u wilt toepassen.

U kunt sjablonen tot 11 maanden vooruit toewijzen.

Dagsjablonen

Dagsjablonen worden gebruikt voor uitzonderingen op uw reguliere weekrooster, zoals een halve dag of een opleidingsdag.

Standaard “Niet beschikbaar”-sjabloon

Een ingebouwd Niet beschikbaar dagsjabloon is standaard beschikbaar. Pas dit toe op elke dag waarop u niet beschikbaar bent voor afspraken.

Dagsjablonen aanmaken

1. 1
   Ga naar Accountinstellingen > Afspraakuren.
2. 2
   Klik onder Dagsjablonen op + Nieuw sjabloon.
3. 3
   Voer een Naam in voor het sjabloon.
4. 4
   Configureer de tijdsloten, kantoren en bevestigingsinstellingen.
5. 5
   Klik op Opslaan.

Dagsjablonen toepassen

1. 1
   Navigeer naar de agendaweergave in uw afspraakuren-instellingen.
2. 2
   Selecteer de specifieke dag die u wilt overschrijven.
3. 3
   Wijs het dagsjabloon toe.

Dagsjablonen overschrijven het weeksjabloon voor die specifieke dag.

Planningsregels overschrijven

Standaard volgen uw afspraakuren de planningsregels die door uw kantoormanager zijn ingesteld. U kunt deze voor specifieke tijdsblokken overschrijven:

1. 1
   Klik bij het configureren van een tijdslot op Geavanceerde opties tonen.

2. 2
   Schakel Standaard planningsregels overschrijven in.

3. 3
   Schakel de onderwerpen in die u tijdens dat tijdslot wilt aanbieden.
4. 4
   Selecteer de vergadertypes die beschikbaar zijn voor die onderwerpen.

5. 5
   Klik op Opslaan.

Door planningsregels te overschrijven kunt u andere onderwerpen of vergadertypes aanbieden buiten de standaard kantoorconfiguratie.