Overzicht
Planningsregels bepalen hoe afspraken worden ingepland voor uw kantoor. Als kantoormanager configureert u deze regels per onderwerp om de boekingservaring voor klanten en medewerkers te optimaliseren.
Planningsregels openen
- Ga naar het tabblad Team.
- Selecteer het kantoor dat u wilt beheren.
- Ga naar Planning > Regels.
Vergadertypes
Vergadertypes bepalen hoe een afspraak plaatsvindt. Veelvoorkomende types zijn:
| Type | Beschrijving |
|---|---|
| Op kantoor | De klant komt fysiek naar het kantoor |
| Telefonisch | De afspraak vindt plaats via een telefoongesprek |
| Video | De afspraak vindt plaats via een videovergadering |
| Bij de klant | De medewerker gaat naar de locatie van de klant |
De beschikbare vergadertypes worden door uw beheerder geconfigureerd. U kunt per onderwerp instellen welke types beschikbaar zijn.
Regels per onderwerp
Voor elk onderwerp kunt u de volgende regels configureren:
Automatisch accepteren
Bepaalt of afspraken automatisch worden geaccepteerd of handmatige bevestiging door de medewerker vereisen.
- Aan – Afspraken worden automatisch bevestigd zodra de klant boekt.
- Uit – Medewerkers moeten elke afspraak handmatig bevestigen.
Duur
Stel de standaardduur van een afspraak in (bijvoorbeeld 30 minuten, 60 minuten).
De duur bepaalt hoe lang een tijdslot wordt geblokkeerd in de agenda van de medewerker.
Buffertijd
De buffertijd is een periode voor en/of na een afspraak waarin geen andere afspraken kunnen worden ingepland. Dit geeft medewerkers tijd om zich voor te bereiden of aantekeningen te maken.
- Buffertijd voor – Tijd vereist voor aanvang van de afspraak.
- Buffertijd na – Tijd vereist na afloop van de afspraak.
Granulariteit
De granulariteit bepaalt in welke intervallen tijdsloten aan klanten worden aangeboden (bijvoorbeeld elke 15 minuten, elke 30 minuten).
Een granulariteit van 15 minuten betekent dat klanten tijdsloten zien om 9:00, 9:15, 9:30, enzovoort.
Eerste getoonde tijdslot
Het eerste getoonde tijdslot bepaalt hoe ver in de toekomst het eerste beschikbare tijdslot wordt aangeboden. Dit geeft medewerkers voldoende voorbereidingstijd.
- Voorbeeld: als u dit instelt op 2 uur, zien klanten alleen tijdsloten die minstens 2 uur in de toekomst liggen.
Laatste getoonde tijdslot
Het laatste getoonde tijdslot bepaalt hoe ver vooruit klanten afspraken kunnen boeken.
- Voorbeeld: als u dit instelt op 4 weken, kunnen klanten maximaal 4 weken vooruit boeken.
Maximum gelijktijdige afspraken
Bepaalt hoeveel afspraken een medewerker tegelijk kan hebben op hetzelfde moment.
- 1 – De medewerker kan slechts één afspraak tegelijk hebben (standaard).
- Meer dan 1 – De medewerker kan meerdere gelijktijdige afspraken aannemen (bijvoorbeeld voor groepssessies).
Regels opslaan
Na het configureren van de regels:
- Controleer alle instellingen.
- Klik op Opslaan.
Wijzigingen in planningsregels zijn onmiddellijk van kracht voor nieuwe boekingen. Bestaande afspraken worden niet beïnvloed.