Overzicht
Kantoren vertegenwoordigen de locaties waar afspraken plaatsvinden. Als beheerder maakt u kantoren aan, wijst u medewerkers toe en benoemt u kantoormanagers die de dagelijkse planning beheren.
Kantoren bekijken
- Ga naar het tabblad Organisatie.
- Selecteer Kantoren.
- U ziet een overzicht van alle kantoren in uw organisatie.
Een kantoor aanmaken
- Ga naar Organisatie > Kantoren.
- Klik op + Kantoor toevoegen.
- Vul de basisgegevens in:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van het kantoor (bijvoorbeeld “Filiaal Antwerpen”) |
| Adres | Het volledige adres inclusief straat, huisnummer, postcode en stad |
| Het contacte-mailadres van het kantoor | |
| Telefoon | Het telefoonnummer van het kantoor |
| Tijdzone | De tijdzone waarin het kantoor opereert |
| Virtueel | Markeer als het kantoor geen fysieke locatie heeft |
- Klik op Opslaan.
Na het aanmaken van een kantoor moet u medewerkers en ten minste één kantoormanager toewijzen voordat het kantoor operationeel is.
Medewerkers toewijzen aan een kantoor
Om medewerkers aan een kantoor toe te wijzen:
- Ga naar Organisatie > Kantoren.
- Selecteer het kantoor.
- Ga naar Medewerkers.
- Klik op + Medewerker toevoegen.
- Selecteer de medewerker(s) die u wilt toewijzen.
- Klik op Opslaan.
Een medewerker kan aan meerdere kantoren worden toegewezen. De medewerker beheert dan de beschikbaarheid per kantoor via de afspraakuren-instellingen.
Kantoormanagers toewijzen
Kantoormanagers beheren de dagelijkse planning en configuratie van een kantoor:
- Ga naar Organisatie > Kantoren.
- Selecteer het kantoor.
- Ga naar Kantoormanagers.
- Klik op + Kantoormanager toevoegen.
- Selecteer de gebruiker(s) die u als kantoormanager wilt aanwijzen.
- Klik op Opslaan.
Een kantoormanager kan meerdere kantoren beheren. Zorg ervoor dat elk kantoor ten minste één kantoormanager heeft.
Een kantoor activeren of deactiveren
Om een kantoor tijdelijk onbeschikbaar te maken voor boekingen:
- Ga naar Organisatie > Kantoren.
- Selecteer het kantoor.
- Schakel de optie Actief uit.
- Klik op Opslaan.
Gedeactiveerde kantoren verschijnen niet in de Engage Plugin en er kunnen geen nieuwe afspraken voor worden geboekt. Bestaande afspraken blijven behouden.
Best practices
- Geef kantoren duidelijke, herkenbare namen die klanten helpen bij het kiezen van de juiste locatie.
- Wijs altijd ten minste één kantoormanager toe per kantoor.
- Deactiveer kantoren bij tijdelijke sluiting in plaats van ze te verwijderen, zodat historische gegevens behouden blijven.
- Controleer regelmatig of de adresgegevens en contactinformatie actueel zijn.