Les salles de réunion sont la toute dernière fonctionnalité de Pexip Engage. Grâce à cette nouvelle intégration, vous pouvez récupérer et synchroniser facilement toutes les salles de réunion de votre environnement Microsoft Office 365. Une fois importées, ces salles peuvent être configurées et sélectionnées directement dans le backoffice pour tous les rendez-vous que vous planifiez. Vous n’avez plus besoin de gérer les salles manuellement : la disponibilité est toujours à jour et les doubles réservations ou conflits de planification sont évités.
Dans ce guide de configuration, nous vous expliquons le fonctionnement de la fonctionnalité Salles de réunion, y compris la procédure de configuration technique et les mesures de sécurité mises en place pour protéger vos données.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Grâce à l’intégration Office 365, nous pouvons utiliser le calendrier associé aux salles de réunion. Nos systèmes peuvent ainsi déterminer à tout moment si une salle de réunion est disponible ou occupée. Les événements pris en compte pour calculer la disponibilité d’une salle peuvent provenir de n’importe quelle source : peu importe qu’ils aient été réservés via Pexip Engage, directement depuis le calendrier Outlook ou depuis un autre système.
Chaque fois qu’une salle de réunion est associée à un rendez-vous, notre système tente de réserver le créneau dans le calendrier de la salle. L’intégration ajoute des informations supplémentaires à ces événements, ce qui permet à d’autres systèmes et intégrations de travailler avec les rendez-vous Pexip Engage.
Accorder le consentement administrateur à l’inscription d’application via le backoffice
Cliquer sur le bouton « Connecter » lance le processus de consentement administrateur Azure pour notre inscription d’application. Un administrateur Azure doit se connecter et accorder le consentement administrateur pour que notre application puisse accéder aux ressources indiquées. Cette étape est nécessaire pour que notre application dispose des autorisations requises pour fonctionner correctement.
Les autorisations d’application suivantes sont demandées :
Place.Read.All: Lire tous les lieux de l’entrepriseCalendars.ReadWrite: Lire et écrire les calendriers de toutes les boîtes aux lettresMailboxSettings.Read: Lire les paramètres de boîte aux lettres de tous les utilisateurs
{% table %}
- Environnement
- Application (client) id
- Production
9562676d-15bc-4e68-92b7-615f8d989aa1
- Staging
46b7b524-6597-48ff-b4e0-82a38120d2cc{% /table %}
Limiter les autorisations de l’application à des salles de réunion spécifiques
Par défaut, Microsoft nous permet de lire tous les événements de toutes les boîtes aux lettres de chaque salle de réunion et de chaque utilisateur. Nous vous recommandons de limiter notre inscription d’application aux salles de réunion qui seront utilisées dans la plateforme Pexip Engage.
Pour savoir comment configurer cette limitation, consultez : https://learn.microsoft.com/fr-fr/graph/auth-limit-mailbox-access
Synchroniser et configurer les salles de réunion dans le backoffice
Une fois les étapes précédentes terminées, vous pouvez synchroniser les salles de réunion avec votre organisation. Pour cela, cliquez sur le bouton « Synchroniser » dans l’écran Salles de réunion.
Les salles de réunion sont importées avec l’indicateur Actif désactivé. Pour pouvoir utiliser une salle de réunion dans votre environnement, vous devez d’abord la modifier et activer l’indicateur Actif.
Après avoir activé une salle de réunion, vous devez l’associer à un bâtiment de bureau. Une salle de réunion ne peut pas être utilisée tant qu’elle n’est pas active et associée à un bureau. L’association se fait depuis le détail du bureau, par un responsable de bureau ou un administrateur.