Consultation des bureaux
Pour consulter les bureaux existants :
- Accédez à l’onglet Organisation.
- Cliquez sur Bureaux.
La liste affiche tous les bureaux de votre organisation avec leur statut (actif ou inactif), leur type (physique ou virtuel) et le nombre d’agents assignés.
Création d’un bureau
Pour créer un nouveau bureau :
- Cliquez sur Ajouter un bureau.
- Renseignez les informations requises :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom du bureau tel qu’il sera affiché aux clients |
| Actif | Activez le bureau pour qu’il soit disponible dans le Plugin Engage |
| Virtuel | Indiquez s’il s’agit d’un bureau virtuel (sans emplacement physique) |
| Adresse | L’adresse physique du bureau (pour les bureaux non virtuels) |
| L’adresse e-mail de contact du bureau | |
| Téléphone | Le numéro de téléphone du bureau |
| Fuseau horaire | Le fuseau horaire du bureau |
- Cliquez sur Enregistrer.
Après la création, le responsable du bureau pourra compléter les informations supplémentaires telles que les directions et le parking.
Attribution des agents
Pour attribuer des agents à un bureau :
- Sélectionnez le bureau concerné.
- Accédez à la section Agents.
- Cliquez sur Ajouter un agent.
- Sélectionnez l’agent ou les agents à attribuer parmi la liste des employés.
- Cliquez sur Enregistrer.
Un agent peut être attribué à plusieurs bureaux simultanément. Ses heures de rendez-vous et ses attributions de sujets sont gérées indépendamment pour chaque bureau.
Attribution des responsables
Pour attribuer un responsable à un bureau :
- Sélectionnez le bureau concerné.
- Accédez à la section Responsables.
- Cliquez sur Ajouter un responsable.
- Sélectionnez le responsable à attribuer parmi la liste des employés ayant le rôle de responsable.
- Cliquez sur Enregistrer.
Un bureau peut avoir plusieurs responsables. Chaque responsable a les mêmes droits de gestion sur le bureau.
Bonnes pratiques
- Utilisez des noms de bureau clairs – Les clients verront ces noms dans le Plugin Engage. Utilisez des noms géographiques ou fonctionnels facilement identifiables.
- Désactivez plutôt que supprimer – Si un bureau ferme temporairement, désactivez-le. Les rendez-vous existants et l’historique seront conservés.
- Assignez au moins un responsable par bureau – Cela garantit que les règles de planification et les attributions de sujets peuvent être gérées.