Accéder aux règles de planification
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Types de réunion
Les types de réunion définissent les modalités de rendez-vous disponibles pour les clients. Les types courants incluent :
| Type | Description |
|---|---|
| En personne | Le client se rend au bureau pour le rendez-vous |
| Appel téléphonique | Le rendez-vous se déroule par téléphone |
| Visioconférence | Le rendez-vous se déroule via un outil de visioconférence (par exemple, Microsoft Teams) |
Activez ou désactivez les types de réunion selon les capacités de votre bureau et de vos agents.
Règles par sujet
Chaque sujet peut avoir ses propres règles de planification. Les paramètres disponibles sont :
Acceptation automatique
Lorsque l’acceptation automatique est activée, les rendez-vous sont automatiquement confirmés dès la réservation par le client. Lorsqu’elle est désactivée, les rendez-vous nécessitent une confirmation manuelle de l’agent ou du responsable.
Durée
Définissez la durée par défaut des rendez-vous pour ce sujet (par exemple, 30 minutes, 45 minutes, 60 minutes).
Temps tampon
Le temps tampon est la période de repos ajoutée avant ou après chaque rendez-vous. Il permet à l’agent de se préparer ou de finaliser ses notes entre deux rendez-vous.
Par exemple, un temps tampon de 15 minutes après un rendez-vous de 30 minutes signifie que le créneau suivant ne sera disponible que 45 minutes après le début du rendez-vous précédent.
Granularité
La granularité détermine l’intervalle entre les créneaux de rendez-vous proposés aux clients. Par exemple :
- Granularité de 15 minutes : les créneaux sont proposés à 9h00, 9h15, 9h30, etc.
- Granularité de 30 minutes : les créneaux sont proposés à 9h00, 9h30, 10h00, etc.
Premier créneau affiché
Le délai minimum avant qu’un créneau ne soit proposé aux clients. Par exemple, si le premier créneau affiché est défini à 2 heures, les clients ne pourront pas réserver un rendez-vous dans les 2 prochaines heures.
Dernier créneau affiché
Le délai maximum pendant lequel les créneaux sont affichés aux clients. Par exemple, si le dernier créneau affiché est défini à 30 jours, les clients ne pourront pas réserver un rendez-vous au-delà de 30 jours.
Rendez-vous simultanés maximum
Le nombre maximum de rendez-vous qu’un agent peut avoir au même moment. Par défaut, cette valeur est de 1 (pas de chevauchement).
Augmentez cette valeur si vos agents peuvent gérer plusieurs rendez-vous en parallèle (par exemple, pour des sessions de groupe).
Application des règles
Les règles de planification s’appliquent dans l’ordre de priorité suivant :
- Règles par sujet définies par le responsable de bureau (priorité la plus élevée).
- Règles par défaut du bureau si aucune règle spécifique n’est définie pour le sujet.
- Remplacements par l’agent qui peuvent ajuster certaines règles pour leurs propres créneaux.