Heures de rendez-vous

Modèles hebdomadaires

Les modèles hebdomadaires définissent votre disponibilité récurrente pour la prise de rendez-vous. Chaque modèle représente une semaine type avec les jours et heures pendant lesquels vous êtes disponible.

Modèle par défaut

Votre modèle par défaut est vierge au départ. Pour le configurer :

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   Accédez à Paramètres > Heures de rendez-vous.
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   Sélectionnez le modèle par défaut.
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   Pour chaque jour de la semaine, cliquez sur Ajouter des heures pour définir vos plages de disponibilité.
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   Sélectionnez le ou les bureaux pour lesquels ces heures s’appliquent.
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   Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez définir plusieurs plages horaires par jour (par exemple, 9h00-12h00 et 13h00-17h00) pour exclure les pauses déjeuner ou d’autres indisponibilités.

Modèles hebdomadaires supplémentaires

Si votre disponibilité varie selon les semaines, vous pouvez créer des modèles hebdomadaires supplémentaires :

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   Cliquez sur Ajouter un modèle hebdomadaire.
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   Donnez un nom au modèle (par exemple, « Semaine réduite », « Semaine de permanence »).
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   Configurez les jours et les heures comme pour le modèle par défaut.
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   Cliquez sur Enregistrer.

Application des modèles au calendrier

Une fois vos modèles créés, appliquez-les à des dates spécifiques de votre calendrier :

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   Accédez à Paramètres > Heures de rendez-vous.
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   Consultez la vue calendrier.
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   Sélectionnez la ou les semaines auxquelles vous souhaitez appliquer un modèle.
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   Choisissez le modèle hebdomadaire à appliquer.

Vous pouvez appliquer des modèles jusqu’à 11 mois à l’avance pour planifier votre disponibilité à long terme.

Modèles journaliers

Les modèles journaliers sont utilisés pour les exceptions ponctuelles, lorsque vous devez modifier votre disponibilité pour un jour spécifique sans changer le modèle hebdomadaire.

Modèle « Indisponible »

Un modèle journalier Indisponible est disponible par défaut. Appliquez-le à un jour spécifique pour bloquer toute prise de rendez-vous ce jour-là.

Créer un modèle journalier personnalisé

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   Cliquez sur Ajouter un modèle journalier.
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   Donnez un nom au modèle (par exemple, « Matinée uniquement », « Après-midi de formation »).
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   Définissez les heures de disponibilité pour ce modèle.
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   Cliquez sur Enregistrer.
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   Appliquez le modèle au jour souhaité dans la vue calendrier.

Remplacement des règles de planification

Lorsque vous configurez vos heures de rendez-vous, vous pouvez également remplacer certaines règles de planification définies par défaut par votre responsable de bureau :

• Types de réunion – Activez ou désactivez certains types de réunion pour des créneaux spécifiques.

• Durée – Modifiez la durée par défaut des rendez-vous.
• Temps tampon – Ajustez le temps de préparation entre les rendez-vous.

Les remplacements que vous effectuez ne s’appliquent qu’à vos propres créneaux et n’affectent pas les autres agents.